Gå til hovedindhold
Indstillinger & Navigation

Opgaver

Denne artikel forklarer, hvad opgavefunktionen i Boligflow er, og hvordan du udnytter den bedst muligt. Du lærer, hvordan du nemt opretter, tildeler og følger op på opgaver tilknyttet specifikke lejemål eller ejendomme, og hvorfor funktionen er essentiel for at holde styr på hverdagens mange bolde.

I videoen her fortæller Katrine, hvordan den nye opgavefunktion virker. Er du mere til tekst, er der en grundig beskrivelse nedenfor.

OBS! Alt data i videoen er testdata. Dvs. alle lejernavne, adresser, kontaktoplysninger mm. er fiktive.

Hvis du leder efter noget specifikt i videoen, kan følgende måske hjælpe dig på vej:

01:45: Intro

02:30: Listevisning og generel opsætning af visning

05:25: Filtrering

06:45: Opgavetyper

08:45: Kolonnevisning

09:30: Kalender

11:10: Synkronisering af kalender

13:20: Opret opgave

15:45: Opret gentagende opgave

18:45: Opret opgave m. underopgaver

21:10: Opgavevisning på dashboard

22:30: Liste over flyttesyn

22:45: Liste over underskriftsforløb

Find din opgave – og få mest muligt ud af funktionen i hverdagen

Opgaver er en af kernefunktionerne i Boligflow. Her finder du alle dine arbejdsopgaver og andre ting, du skal være opmærksom på i hverdagen.
Funktionen giver dig et skarpt og overskueligt overblik, så du hurtigt kan se, hvad der kræver din opmærksomhed, og hvem der er ansvarlig for de enkelte opgaver.

⚡ Færre klik og hurtigere arbejdsgange
➡️ Vi har optimeret funktionen, så det er nemmere og hurtigere at
➡️ Oprette nye opgaver
➡️ Tildele opgaver til den rette medarbejder
➡️ Følge op på opgaver
➡️ Afslutte opgaver, når de er løst

På den måde får du et bedre overblik over dagens opgaver og kan nemmere holde styr på, hvad der er gjort – og hvad der stadig mangler.

Opgaver har sit eget ikon i Boligflow, så du hurtigt og nemt kan få adgang til dem.
Du finder Opgaver ved at klikke på det lille clipboard-ikon i øverste højre hjørne, lige ved siden af dine initialer.

Ny visning: Se dine opgaver på 3 forskellige måder

I BoligFlow har vi opdateret visningen af dine opgaver. Med den nye visning får du mulighed for at vælge mellem tre forskellige måder at se dine opgaver på:

  • Listevisning

  • Kolonnevisning

  • Kalendervisning

Du kan dermed vælge den visning, der passer bedst til din måde at arbejde med opgaver på.

OBS: Hvis du vælger at bruge listevisning, gemmes denne indstilling lokalt. Du behøver derfor ikke vælge listevisning, hver gang du logger ind i Boligflow.

Listevisning

I listevisningen får du hurtigt et overblik over dine igangværende, afventende og afsluttede opgaver. Du har også mulighed for at oprette din egen visning, så du eksempelvis kun ser dine egne opgaver og underopgaver.

På den måde kan du nemt tilpasse visningen, så du kun ser det, der er relevant for dig.

Kolonnevisning

I kolonnevisningen får du hurtigt et visuelt overblik over dine igangværende, afventende og afsluttede opgaver. Du har også mulighed for at oprette din egen visning, så du eksempelvis kun ser dine egne opgaver og underopgaver.

Det gør det nemt at følge opgaverne og se, hvor de befinder sig i processen.

Kalendervisning

I kalendervisningen kan du få vist dine opgaver sammen med helligdage, automatiseringer og Betalingsservice. Du kan også vælge kun at få vist dine egne opgaver, så du nemt kan fokusere på det, der er relevant for dig.

Ofte stillede spørgsmål

  1. Gå til Opgaver via Clipboard-ikonet.

  2. Tryk på Opret opgave.

  3. Udfyld oplysningerne for opgaven:

    • Giv opgaven en titel.

    • Tilføj en beskrivelse af opgaven.

    • Vælg den virksomhed, som opgaven hører til.

    • Vælg startdato og deadline.

    • Vælg en ansvarlig.

    • Vælg status.

    • Vælg prioritet.

    • Upload eventuelle dokumenter til opgaven.

  4. Tryk på Opret opgave.

OBS: Det er kun “titel” feltet der er obligatorisk at udfylde, resten er valgfrit.

Vis flere felter

Hvis du trykker på Vis flere felter, får du mulighed for at tilføje yderligere oplysninger:

  • Gentagelse – Vælg, om opgaven skal gentages, eksempelvis hver uge eller hver måned.

  • Relation – Vælg, om opgaven skal relateres til en Ejendom, et Lejemål eller et Lejeforhold.

  • Tags – Tilføj relevante tags til opgaven.

OBS: Det er ikke muligt at oprette underopgaver på gentagende opgaver

  1. Gå til Opgaver via Clipboard-ikonet.

  2. Tryk på Opret opgave.

  3. Udfyld oplysningerne for opgaven:

    • Giv opgaven en titel.

    • Tilføj en beskrivelse af opgaven.

    • Vælg den virksomhed, som opgaven hører til.

    • Vælg startdato og deadline.

    • Vælg en ansvarlig.

    • Vælg status.

    • Vælg prioritet.

    • Upload eventuelle dokumenter til opgaven.

  4. Tryk på Opret opgave.

Nu bliver du ført videre til opgaven.

  1. Tryk Opret underopgave.

  2. Udfyld oplysningerne for opgaven:

    • Giv opgaven en titel.

    • Tilføj en beskrivelse af opgaven.

    • Vælg den virksomhed, som opgaven hører til.

    • Vælg startdato og deadline.

    • Vælg en ansvarlig.

    • Vælg status.

    • Vælg prioritet.

    • Upload eventuelle dokumenter til opgaven.

  1. Gå til Opgaver via Clipboard-ikonet.

  2. Tryk på den opgave, du ønsker at ændre.

  3. Klik på Rediger opsætning.

  4. Ændr de oplysninger, du ønsker, eksempelvis beskrivelse, status eller ansvarlig.

  5. Tryk på Gem ændringer.

Opgaven er nu opdateret, og hvis du har ændret den ansvarlige, er opgaven tildelt til den nye person.

  1. Gå til Opgaver via Clipboard-ikonet.

  2. Tryk på de tre prikker ud for den opgave, du ønsker at afslutte.

  3. Tryk på Afslut opgave.

  4. Godkend, at du vil afslutte opgaven.

Opgaven er nu afsluttet.

  1. Gå til Opgaver via Clipboard-ikonet.

  2. Tryk på de tre prikker ud for den opgave, du ønsker at slette.

  3. Tryk på Slet opgave.

  4. Godkend, at du vil slette opgaven.

Opgaven er nu slettet.

OBS: Denne handling kan ikke fortrydes!

  1. Gå til Opgaver ved at klikke på clipboard-ikonet.

  2. Klik på Opret opgave.

  3. Udfyld de relevante oplysninger om opgaven.

  4. Klik på Vis flere felter.

  5. Sæt Gentagelser til Ja.

  6. Vælg, hvor ofte opgaven skal gentages:

    • Efter et antal dage

    • Hver uge

    • Hver måned

    • Hvert år

  7. Klik på Opret opgave.

Herefter vil opgaven automatisk blive gentaget med det valgte interval.

Hvis du har oprettet en gentagende opgave, kan du se den næstkommende opgave. Den vil dog først blive vist, når det er tid til at udføre opgaven.

  1. Gå til Opgaver via Clipboard-ikonet.

  2. Find dine afsluttede opgaver.

  3. Tryk på den opgave, du ønsker at genåbne.

  4. Tryk på Genåbn.

Opgaven er nu genåbnet.

Du kan nemt synkronisere dine opgaver fra Boligflow til din egen kalender, så du altid har dine opgaver samlet ét sted.

  1. Gå til Opgaver ved at klikke på clipboard-ikonet.

  2. Klik på Mere.

  3. Vælg Synkroniser kalender.

  4. Vælg, hvad du ønsker at synkronisere.

  5. Klik på Tilføj til kalender.

  6. Vælg, hvilken kalender du vil synkronisere med:

    • Outlook

    • Google Kalender

    • Apple Kalender

    • Eller vælg Kopiér abonnementslink.

  7. Du bliver nu ført videre til et nyt vindue, hvor du bliver spurgt, om du vil åbne kalenderen. Klik på Åbn kalender.

    • Du kan vælge Tillad altid, hvis du fremover ønsker, at links af denne type automatisk åbnes i den tilknyttede kalenderapp.

  8. Du bliver herefter ført videre til din kalender. Klik på Abonner.

  9. Vælg synkroniseringsinterval

  10. Tryk Synkroniser

Herefter vil dine Boligflow-opgaver blive synkroniseret med den valgte kalender.

Var dette nyttigt?

Brug for mere hjælp? Del en idé