Mappestruktur
Denne artikel gennemgår, hvordan du kan bruge mapper i Boligflow til at organisere og strukturere dine dokumenter. Ved at benytte mapper kan du skabe et bedre overblik i hverdagen og gøre det nemmere og hurtigere at finde de relevante dokumenter, når du har brug for dem.
Hvordan kan jeg bruge mapper til at skabe mere struktur og overblik i hverdagen?
Mapper i Boligflow gør det nemmere at organisere dine dokumenter og skabe en fast struktur. Ved at samle dokumenter i relevante mapper kan du hurtigt finde det, du leder efter, og samtidig sikre, at dokumenterne er placeret det rigtige sted.
Du kan eksempelvis oprette mapper til forskellige typer af dokumenter, såsom lejekontrakter, indflytningsrapporter, fraflytningsdokumenter, regninger eller korrespondance.
En god mappestruktur gør det dermed lettere at holde orden og sikrer, at du og dine kolleger hurtigt kan finde de relevante dokumenter, når der er behov for dem.
Opsætning af en god mappestruktur starter ét sted, og det er i systemindstillinger.
Gå til Indstillinger (Tandhjulet i øverste højre hjørne)
Tryk på fanen Systemindstillinger
Under Mapper & dokumenter, kan du opsætte og tilpasse, hvilke dokumentmapper der skal være tilgængelige under virksomheder, ejendomme, lejemål og lejeforhold.
Tillad brugeroprettede mapper
Aktivér denne indstilling, hvis brugerne skal have mulighed for selv at oprette mapper i dokumentarkivet.
Tillad dokumenter i rodmappen
Her bestemmer du, om brugerne må uploade dokumenter direkte i rodmappen.
Deaktivér indstillingen, hvis dokumenter for de enkelte typer altid skal placeres i standardmapper. Indstillingen har kun betydning for en type, hvis der er oprettet mindst én standardmappe for den pågældende type.
Filupload er justeret, så upload i rodmappen kan bruges, når der ikke er konfigureret standardmapper. Det gør dokumenthåndteringen mere fleksibel i opsætninger uden fast mappestruktur.