Bidragsreguleringer

Med Boligflows modul Bidragsreguleringer kan du manuelt ændre eller oprette bidrag på flere lejeforhold på én gang. Du kan afgrænse reguleringen til en virksomhed, ejendom eller et lejemål, vælge hvilke konti der skal reguleres, gennemgå beregningerne, sende varslingsskrivelser og til sidst gennemføre ændringerne.

Hvornår bruger du bidragsregulering?

Brug modulet, når en bidragsændring ikke skal håndteres af lejeforholdets almindelige automatiske reguleringsopsætning, eller når du vil regulere flere lejeforhold efter samme opsætning.

En bidragsregulering kan omfatte:

• eksisterende bidrag på lejeforhold
• manglende bidrag, der skal oprettes
• både eksisterende og manglende bidrag
• depositum og forudbetalt leje

Åbn eller opret en bidragsregulering

Opret fra virksomheden

1. Åbn den relevante virksomhed.
2. Gå til Reguleringer.
3. Klik på Opret regulering.
4. Vælg virksomhed, ejendom eller lejemål som reguleringens omfang.

Boligflow opretter en ny regulering og åbner den første version i Reguleringsopsætning.

Opret fra en ejendom

1. Åbn den relevante ejendom.
2. Gå til Regulering.
3. Find sektionen for bidragsregulering.
4. Klik på Opret regulering.

Find en eksisterende regulering

På virksomhedens side med Reguleringer kan du se reguleringer og deres seneste status. Du kan filtrere efter virksomheds-, ejendoms- eller lejemålsreguleringer eller vise alle.

Forstå reguleringens omfang og versioner

Reguleringen er knyttet til det valgte omfang. En virksomhedsomfattende regulering kan derfor behandle flere lejeforhold, mens en ejendoms- eller lejemålsregulering begrænser beregningen til det valgte område.

Hver regulering består af én eller flere versioner. En version indeholder datoer, konti, beregninger og eventuelle manuelle ændringer. Når en version er varslet, gennemført eller trukket tilbage, er den låst. En låst version kan vises, downloades og duplikeres, men ikke redigeres.

Opsæt datoer og saldi

1. Åbn den seneste version.
2. Vælg Reguleringsdato.
3. Vælg Opkræves første gang.
4. Vælg eventuelt Reguler depositum.
5. Vælg eventuelt Reguler forudbetalt leje.
6. Klik på Gem version.

Reguleringsdato er datoen, hvor den nye regulering gælder fra. Du kan vælge en dato i fortiden, hvis reguleringen skal gælde med tilbagevirkende kraft.

Opkræves første gang er datoen for den første opkrævning med det nye beløb. Hvis datoen ligger efter reguleringsdatoen, beregner Boligflow en efterregulering for perioden imellem datoerne.

Hvis du aktiverer regulering af depositum eller forudbetalt leje, beregner Boligflow også ændringen på disse saldi.

Vælg konti og målgruppe

I tabellen Konti vælger du de konti, som reguleringen skal omfatte. Tabellen indeholder Konto, Målgruppe, Reguleringsform, Værdi og eventuelt Fordelingsnøgle.

1. Klik på Tilføj konto.
2. Vælg en Konto.
3. Vælg en Målgruppe.
4. Vælg en Reguleringsform.
5. Udfyld Værdi, hvis reguleringsformen kræver det.
6. Vælg en Fordelingsnøgle, hvis du bruger en reguleringsform pr. fordelingstal.
7. Klik på Gem version.

Målgrupper

• Regulér eksisterende bidrag: Regulerer kun lejeforhold, hvor den valgte konto allerede findes. Der oprettes ikke nye bidrag.
• Opret manglende bidrag: Opretter kun bidrag på lejeforhold, hvor kontoen mangler. Eksisterende bidrag ændres ikke.
• Regulér eller opret bidrag: Regulerer eksisterende bidrag og opretter et nyt bidrag, hvor kontoen mangler.

Reguleringsformer

• Procentvis: Det nuværende beløb reguleres med en procentvis stigning.
• Fast årligt beløb: Det nuværende beløb erstattes af et fast årligt beløb.
• Fast årligt beløb pr. fordelingstal: Det nuværende beløb erstattes af et fast årligt beløb beregnet efter en fordelingsnøgle.
• Manuel indtastning: Det nye årlige beløb indtastes manuelt for hvert lejeforhold.
• Årligt beløb: Det nuværende beløb tillægges et fast årligt beløb.
• Årligt beløb pr. fordelingstal: Det nuværende beløb tillægges et fast årligt beløb beregnet efter en fordelingsnøgle.

Procentvis regulering kan ikke bruges, når målgruppen omfatter oprettelse af manglende bidrag. Vælg i stedet en fast beløbsmetode eller manuel indtastning.

Opsæt nye bidrag

Når målgruppen er Opret manglende bidrag eller Regulér eller opret bidrag, skal du også angive, hvordan det nye bidrag skal oprettes.

1. Klik på Rediger bidragsopsætning.
2. Udfyld Tekst. Teksten bruges som bidragets tekst.
3. Udfyld eventuelt Beskrivelse. Beskrivelsen vises for lejeren på opkrævningen.
4. Vælg Kategori.
5. Vælg, om Automatisk regulering skal være aktiv.
6. Klik på Gem opsætning.

Automatisk regulering angiver, om det nye bidrag skal følge den automatiske reguleringsopsætning, der allerede er registreret på lejeforholdet.

Genberegn og gennemgå resultatet

Boligflow beregner resultatet ud fra reguleringens omfang, de valgte konti, eksisterende bidrag og datoerne. En åben version kan genberegnes, hvis du ændrer opsætningen eller grundlaget.

1. Åbn den relevante version.
2. Klik på Genberegn.
3. Gennemgå tabellen med lejeforhold.
4. Kontrollér nuværende årlig opkrævning, ny årlig opkrævning og reguleringen.
5. Åbn eventuelt versionens PDF med Download.

Versionen bliver Udarbejdet, når alle nødvendige oplysninger er på plads. Hvis der mangler oplysninger, kan versionen ikke varsles eller gennemføres.

Reguleringer, der ikke gennemføres

Et lejeforhold kan stå med Ingen regulering. Årsagen kan være:

• Fravalgt: Lejeforholdet er fravalgt.
• Manglende reguleringsdato: Lejeforholdet ophører inden reguleringsdatoen.
• Ingen ændring: Beløbet ændrer sig ikke.
• Ingen bidrag: Lejeforholdet har ingen bidrag, der matcher opsætningen.

Håndtér manuel indtastning

Ved Manuel indtastning indtaster du det nye beløb pr. lejeforhold i stedet for at bruge en automatisk beregning.

1. Åbn det relevante trin for bidraget.
2. Klik på Indtast beløb.
3. Indtast det nye årlige beløb for hvert lejeforhold.
4. Slå Reguleres til eller fra for de enkelte lejeforhold.
5. Brug eventuelt handlingen til at slå reguleringen til eller fra for alle.
6. Upload eventuelt PDF-bilag på de relevante lejeforhold.
7. Gem ændringerne.

Bilagene kan bruges som dokumentation for de manuelle beløb. Du kan se det aktuelle før-beløb, det nye beløb, forskellen og eventuelle bilag i tabellen.

Gennemgå og send varslinger

Varsling er valgfri i systemet. Du kan sende varslingsskrivelser, når versionen er udarbejdet.

1. Åbn trinnet Send varslinger.
2. Gennemgå før- og efterbeløb for lejeforholdene.
3. Åbn Se eksempel for at kontrollere en varslingsskrivelse.
4. Indtast eventuelt en kommentar.
5. Upload eventuelt PDF-bilag.
6. Klik på Send varsling.
7. Bekræft udsendelsen.

Boligflow markerer de relevante lejeforhold som varslet og opretter en meddelelsesgruppe. Varslinger sendes først én time efter, at du har gennemført udsendelsen. Du kan åbne den oprettede kommunikationsgruppe via Vis mere.

Gennemfør reguleringen

Gennemfør først reguleringen, når du har kontrolleret opsætning, beregninger og eventuelle varslinger.

1. Åbn trinnet Gennemfør reguleringer.
2. Kontrollér Reguleringsdato og Opkræves første gang.
3. Klik på Gennemfør reguleringer.
4. Bekræft handlingen.

Ved gennemførelsen opretter Boligflow de fremtidige bidragsreguleringer og eventuelle enkeltopkrævninger for efterregulering. Versionen får status Gennemført og låses.

Tilbagekald en gennemført regulering

En gennemført regulering kan kun tilbagekaldes, hvis de oprettede eller ændrede bidrag endnu ikke er blevet faktureret, og der ikke er foretaget efterfølgende ændringer, som blokerer tilbagekaldelsen.

1. Åbn den gennemførte version.
2. Klik på Tilbagekald reguleringer.
3. Bekræft handlingen.

Hvis reguleringen er blevet faktureret, eller hvis et oprettet bidrag har fået efterfølgende reguleringer, kan den ikke tilbagekaldes.

Versioner, download og sletning

• En åben version kan redigeres og genberegnes.
• En låst version kan vises og downloades.
• En låst version kan duplikeres, hvis der ikke allerede findes en anden åben version.
• En version kan kun slettes, hvis den ikke er låst mod sletning.
• En ny version starter som en kopi af den tidligere version og genberegnes med det nye grundlag.

Vigtigt at vide

• Kontrollér altid, at den valgte konto og målgruppe passer til de lejeforhold, du vil påvirke.
• Hvis du vælger en dato i fortiden eller en senere første opkrævning, kan Boligflow oprette en efterregulering.
• En version skal være udarbejdet, før den kan varsles eller gennemføres.
• Genberegn versionen, hvis bidrag eller faktureringsgrundlag ændres, før du gennemfører.
• En varslet eller gennemført version er låst for tilrettelser.