Hvis en regnskabsperiode er registreret forkert i Boligflow, kan du nu selv rette eller tilføje regnskabsperioder.

1. Tryk på Indstillinger (tandhjulet i øverste højre hjørne).

2. Tryk på fanen Økonomi.

3. Find boksen Regnskabsperioder.

4. Tryk på Rediger regnskabsperioder.

5. Tilføj en ny regnskabsperiode eller ret en eksisterende periode.

6. Når du har foretaget de ønskede ændringer, tryk på Gem regnskabsperiode.

Herefter kan du se, at regnskabsperioden er blevet ændret.

Når der genereres en opkrævning i Boligflow, laves der én postering pr. linje på opkrævningen. Beløbet debiteres på tilgodehavende leje og krediteres på bidragstypen der er valgt.

Eksempel:

Her bliver bogført 4 linjer. Én for Husleje, Beboerrepræsentation Aconto varme og Aconto vand. For at se hvordan det bogføres, kan du klikke fanen Kontokort inde på lejeforholdet.

Alle 4 linjer debiteres på tilgodehavende leje og står derved som skyldigt hos lejer

Der krediteres på kontoen Boligleje. Du kan samtidig se den totale saldo der er bogført på kontoen i indeværende regnskabsår.

Der krediteres på kontoen Aconto varme. Du kan samtidig se den totale saldo der er bogført på kontoen i indeværende regnskabsår.

Der krediteres på kontoen Aconto vand. Du kan samtidig se den totale saldo der er bogført på kontoen i indeværende regnskabsår.

Alt dette kan se i fanen Kontokort inde på lejeforholdet.

Når der registreres en indbetaling i Boligflow, bliver den krediteret på tilgodehavende leje, og udligner på den måde lejeren skyldige saldo, og bliver samtidig debiteret på banken.

Eksempel:

Du finder betalingerne under fanebladet Finansbilag i venstremenupunktet Økonomi.

Herunder ses en FI-indbetaling på 9.247,00 kr. der er matchet med lejerens restance/skyldige saldo og debiteret på bankonto.

Finansbilaget bogføres og sendes til det regnskabsprogram der er tilkoblet Boligflow.

Når du opretter en kreditnota, eller sletter en faktura, bliver der oprettet et bilag der blot gør det modsatte af det oprindelige bilag.

Eksempel:

Du har en faktura hvor der opkræves Depositum, Boligleje, Aconto varme og Aconto vand. Lejeren skal ikke flytte ind alligevel, så lejeforholdet annulleres og der laves en kreditnota på fakturaen.

Kreditnotaen går ind og kreditere beløbene på Tilgodehavende leje m.m. og debiterer på de forskellige bidragstyper, så saldo går i nul. 

Se kontokortet under fanebladet Bevægelser på lejemålet. Her vises både hvordan fakturaen bogføres, og efterfølgende hvordan kreditnotaen gør det modsatte og udligner fakturaen.

I flytteopgørelsen kan man bl.a. tilbageholde forbrug til fremtidig forbrugsregnskab, samt indtaste de udgifter der har været ved fraflytning. Det hele fratrækkes depositum og/eller forudbetalt leje. Hvis lejeren skal have penge tilbage, genereres en kreditnota. Hvis lejeren skal betale, genereres en faktura.

Eksempel:

Det tilbageholdes aconto varme og vand til fremtidig forbrugsregnskab. Der opkræves for maler, rengøring og annoncering. Der udbetales depositum.

Der debiteres 1000 kr. på tilgodehavende leje og krediteres på aconto varme.

Der debiteres 1000 kr. på tilgodehavende leje og krediteres på aconto vand.

Der debiteres 12.000 kr. på tilgodehavende leje og krediteres på Maler.

Der debiteres 1450 kr. på tilgodehavende leje og krediteres på Rengøring.

Der debiteres 500,00 kr. på tilgodehavende leje og krediteres på Andre udgifter.

Der krediteres 23.100 kr. på tilgodehavende leje og debiteres på Depositum.

Forbrugsregnskabet kører over fire konti.
Vi kan bruge eksemplet med et vandregnskab:

• Aconto vand - Aconto beløb fra lejer

• Afholdt vandudgifter - Afholdte udgifter, som seneres skal medregnes i forbrugsregnskabet

• Afregning vand - Differencen mellem aconto og afholdt vandudgifter

• Vandudgifter - Udgifter på ejendommen, f.eks. vand til vaskekælder eller andet fællesareal.

Når der modtages en faktura fra forsyningsselskabet, så bliver denne udgift bogført på "Afholdt vandudgifter", da det ikke er en reel udgifter i selskabets regnskab, men kun en midlertidig udgift, da den skal regnes med i forbrugsregnskabet.

Eksempel:

Forsyningsselskabet sender en faktura på 9.800 kr., dvs. at der nu står 9.800 kr. på "Afholdt vandudgifter". Denne udgift bogføres på ejendommen, da det jo er den samlet regning for ejendommen, dvs. at den kan ikke splittes ud på lejerne endnu.

Når forbrugsregnskabet skal laves i Boligflow, skal der indtastes udgiften fra forsyningsselskabet, altså de 9800 kr. Herefter skal der gøres op hvad hvert enkelt lejer har haft i forbrug ud af de 9800 kr.

Lejer A har indbetalt 900 kr. i aconto i løbet af året. Vi tager derfor de 900 kr. fra "Aconto vand" og flytter over på "Afregning vand", herefter tager vi så lejers reelle udgifter i kr. fra "Afholdt vandudgifter", f.eks. 1000 kr. over på "Afregning vand".

Det betyder så at "Afholdt vandudgifter" nu kun er på 9.700 kr., og lejer A's "Afregning vand" nu er 100 kr., da de har betalt for lidt i aconto. Herefter flytter vi så de 100 kr. fra "Afregning vand" til "Tilgodehavende leje m.m." i form af en Faktura, således at lejer selvfølgelig får opkrævet de 100 kr.

Så fortsætter man ellers med dette indtil at alle lejerne er opgjort. I de fleste tilfælde vil det helt bringe "Afholdt vandudgifter" til 0, men der kan være tilfælde, hvor dette ikke sker. Det kan f.eks. være at der er nogle fællesarealer eller lign., hvor det ikke er muligt at pålægge lejer udgiften fra forsyningsselskabet.

Udgiften er derfor nødt til at blive bogført særskilt på ejendommen på kontoen "Vandudgifter", da det nu er en reel udgift for selskabet og skal fremgå af regnskabet.

I det ovennævnte tilfælde af forbrugsregnskab, vil vi bogføre 9.800 kr. på "Afholdt vandudgifter" på jeres tilsvarende konto i jeres regnskabsprogram. Her er det vigtigt at man bogfører denne på samme konto, som man har bogført den midlertidige udgift fra forsyningsselskabet på tidligere.

1. Gå til Økonomi i venstremenuen.

2. Klik på fanebladet Kontoplan.

3. Her ser du en liste over alle konti i Boligflow. Brug filtrene til at finde den konto du leder efter, eller scroll ned i listen.

4. Brug de 3 prikker ud for en specifik konto og vælg Vis posteringer for at se alt der er bogført på denne konto.

Læs mere om hvordan du eksporterer en liste via Boligflows kontoplan her: Rapporter(Se under "Eksempler på lister du kan eksportere")

1. Gå til Økonomi i venstremenuen.

2. Klik på fanen Kontoplan

3. Øverst i højre hjørne klikker du på Opret konto.

4. Indtast kontonr (Dette kontonummer er internt i Boligflow og behøver ikke være identisk med kontonummeret i dit regnskabsprogram)

5. Giv kontoen et navn

6. Vælg type

   Når du har valgt en type, kommer der en ny kolonne frem der hedder

   
   "Bidragsfunktion".

• Normal bidragstype: Denne bruger du til alle ekstra bidragstyper som du ønsker at bruge på en lejekontrakt eller i en enkeltopkrævning

• Leje bidragstype: Denne vælger du hvis du ønsker at bogføre selve huslejen på en anden konto. Du kan kun vælge én husleje bidragstype pr. lejekontrakt

• Aconto bidragstype til forbrugstype: Denne vælger du hvis du ønsker at lave dit eget forbrugsregnskab, i stedet for at bruge de aconto bidragstyper som Boligflow har som standard.

Når du har oprettet din konto / bidragstype, kan du bruge den i de Faste bidrag eller i en enkeltopkrævning. Du finder din konto ved at klikke på dropdownmenuen "Konto" og derefter vælger den i listen.

1. Gå til Økonomi i venstremenuen.

2. Klik på fanebladet Kontoplan.

3. Scroll ned i listen indtil du finder den konto du ønsker at slette.

4. Klik på de 3 prikker ud for kontoen og vælg Slet(Hvis denne mulighed ikke dukker op, er det højst sandsynligt fordi der er bogført noget på denne konto. Du kan kun slette konti hvor der ikke er bogført noget endnu).

Eksempel:

En lejer har indbetalt 1.500,00 kr. i aconto varme, men du har ved at fejl valgt at lejers aconto varme skal bogføres på bidragstypen Andre indtægter. Det betyder at der nu står at lejeren har betalt 0,00 kr. i aconto varme, fordi hele saldoen ligger på indtægtskontoen.

For at flytte saldoen skal du oprette et tomt finansbilag:

1. Gå til Økonomi i venstremenuen.

2.  Klik på fanebladet Finansbilag.

3. Klik på Opret finansbilag øverst i højre hjørne.

4. Klik på Skabeloner, og vælg Flyt mellem konti

5. Udfyld bilagsinformationen

   1. I Konto vælger du Andre indtægter.

      På den måde debiterer du 1.500 kr. på denne konto, og får derved saldoen til at gå i nul.

   2. I Modkonto vælger du så Aconto varme.

      Fordi modkontoen altid går det modsatte af kontoen, vil du kreditere 1.500 kr. på denne konto.

   3. I Beløb skriver du beløbet, som skal flyttes.

6. Husk at vælge en Dimension.

   Her skal du vælge Lejeforhold og så finde den korrekte lejer hvor saldoen skal flyttes på. 

7. Udfyld oplysningerne og vedhæft eventuelle bilag til finansbilaget.

8. I Bogføringsdato vælger du den sidste dato der er bogført på den forkerte konto. Det kunne fx være 1. december 2025. På den måde flytter du HELE saldoen på netop denne dato.

9. I Bilagsbeskrivelsen giver du en sigende beskrivelse. Denne vil også blive vist i dit regnskabsprogram.

10. Når du er klar til at bogføre, klikker du på Bogfør finansbilag.

11. Når finansbilaget er bogført, vil det blive sendt til dit regnskabsprogram, eller være med i dit udtræk via Bogføringseksport.

12. Kontrollér at saldoen er flyttet korrekt ved at gå til Lejemål

13. Klik på det pågældende lejemål

14. Klik på fanebladet Kontokort på lejeforholdet.

Herunder ser du at kontoen Andre indtægter er i 0, og saldoen i stedet er bogført på Aconto varme.

Eksempel: 

En lejekontrakt blev trukket tilbage og rettet i, men lejeren indbetalte på det første indbetalingskort de modtog. Nu står det ene lejeforhold med en overbetaling og det andet med en forfalden opkrævning.

For at flytte saldoen skal du oprette et finansbilag:

1. Gå til Økonomi i venstremenuen.

2.  Klik på fanebladet Finansbilag.

3. Klik på Opret finansbilag øverst i højre hjørne.

5. Klik på Skabeloner, og vælg Flyt mellem lejeforhold

   

6. Lad kontoen forblive på 5600 - Tilgodehavende leje m.m. Denne konto har at gøre med indbetalinger.

7. I beløbet skriver du hvad lejeren har indbetalt(I dette tilfælde 15.000 kr)

8. I Fra Lejeforhold vælger du det annullerede lejeforhold, der hvor betalingen skal flyttes fra

9. I Til Lejefohold vælger du det aktive lejeforhold, der hvor betaling skal flyttes til

   

10. Tryk Tilføj linjer

11. Ret beskrivelsen hvis du ønsker det.

12. Udfyld oplysningerne og vedhæft eventuelle bilag til finansbilaget.

13. I Bilagsdato vælger du den dato lejeren har indbetalt. Det kunne fx være d. 01. Januar 2026.

11. Afslut ved at klikke på Bogfør.

12. Kontrollér at betalingen er flyttet korrekt ved at gå til Lejeforholdet

13. Klik på det pågældende Lejeforhold

14. Klik på fanebladet Bevægelser og se at finansbilaget er bogført ind og at lejers saldo står korrekt.

Herunder ser du at lejers saldo, på det aktive lejeforhold, går i nul, præcis som det skal.

Eksempel: 

Du har lavet forbrugsregnskab på en ejendom, og en lejer står med et stort forbrug i aconto varme. I har aftalt at lejer ikke skal betale for forbruget og vil derfor gerne flytte forbruget fra lejeren til ejendommen.

I ovenstående eksempel er lejeren ikke blevet opkrævet beløbet endnu. Han har kun modtaget en mail, og afregningen ligger som en Enkeltopkrævning under fanebladet Opkrævning på lejeforholdet.

Hvis lejeren allerede var blevet opkrævet, ville du kunne se det under “Færdige enkeltopkrævninger”, samt under fanebladet Bevægelser.

For at flytte saldoen skal du oprette et tomt finansbilag:

1. Gå til Økonomi i venstremenuen.

2.  Klik på fanebladet Finansbilag.

3. Klik på Opret finansbilag øverst i højre hjørne.

5. Udfyld oplysningerne og vedhæft eventuelle bilag til finansbilaget.

6. I Bilagsdato vælger du den dato forbrugsregnskabet er oprettet på(I dette tilfælde d. 2. april 2026)

7. I Bilagsbeskrivelsen giver du en sigende beskrivelse. Denne vil også blive vist i dit regnskabsprogram.

8. Tilføj 2 linjer og kopier beskrivelsen ned i tekstfeltet.

9. Første linje skal bruges til at fjerne forbruget fra lejeren. Hvis du kigger på lejerens kontokort(Under Kontokort på lejeforholder) kan du se at beløbet står i PLUS. Derfor skriver vi -6099,75 i beløbet for at kreditere.

   1. I Konto på første linje vælger du afregningskontoen, i dette tilfælde 7115 Afregning varme

   2. I Dimension på første linje vælger du Lejeforhold. Vælg nu den lejer hvor du vil fjerne forbruget fra.

10. Anden linje skal bruges til at pålægge forbruget på ejendommen. Skriv 6099,75 i beløbet for at debitere. 

    1. I Konto på anden linje vælger du udgiftskontoen, i dette tilfælde 1205 Varmeudgifter.

    2. I Dimension på anden linje vælger du Ejendommen. Vælg nu den ejendom forbruget tilhører.

11. Når du er klar til at bogføre, klikker du på Bogfør.

Når finansbilaget er bogført, vil det blive sendt til dit regnskabsprogram, eller være med i dit udtræk via Bogføringseksport.

15. Kontrollér at saldoen er flyttet korrekt ved at gå til Lejeforholdet

16. Klik på det pågældende Lejeforhold

17. Klik på fanebladet Kontokort.

Herunder ser du at kontoen Afregning varme er i 0.

Hvis lejeren allerede var blevet opkrævet, kan du lave en kreditnota.
Læs hvordan her: Kreditnota

1. Gå til Økonomi i venstremenuen

2. Tryk på fanen Eksterne Bilag

3. Find det fejlede bilag, som du vil Marker som manuelt bogført

4. Tryk på de tre prikker ud for bilagget

5. Tryk Marker som manuelt bogført