Påmindelser ved manglende betaling
Aktivér automatiske betalingspåmindelser, stop en kommende afsendelse, og find tidligere påmindelser på lejeforholdet.
Automatiske påmindelser kan sendes, når en automatisk opkrævning stadig er ubetalt efter forfald. Påmindelsen viser det udestående med betalingsoplysninger og bilag; den opretter ikke et nyt påkrav eller et påkravsgebyr. Almindelige kommunikationsomkostninger kan afhænge af leveringsmetoden.
Find funktionen
Åbn lejeforholdet, og vælg fanen Restance. Under Automatisk påmindelse kan du ændre Opsætning, se en kommende påmindelse og finde afsendte påmindelser.
Automatiske påmindelser skal være aktiveret både i virksomhedens systemindstilling og på lejeforholdet.
Aktivér funktionen i systemindstillingen
Ændringen gælder alle virksomheder, der bruger den valgte systemindstilling.
- Åbn koncernen, og vælg Systemindstillinger.
- Åbn den systemindstilling, virksomheden bruger.
- Vælg Rediger i sektionen Automatisk restanceforløb.
- Slå Skal Boligflow sende automatiske påmindelser til lejer? til.
- Vælg Gem systemindstilling.
Hvis funktionen er deaktiveret her, kan du ikke aktivere den på det enkelte lejeforhold.
Aktivér påmindelser på lejeforholdet
- Åbn lejeforholdets fane Restance.
- Find Opsætning under Automatisk påmindelse.
- Slå Automatisk udsendelse til.
- Bekræft med Aktiver.
Opsætningen viser nu Aktiv. Aktiveringen sender ikke en påmindelse med det samme; Boligflow kontrollerer de planlagte påmindelser og betingelserne for afsendelse automatisk.
Betingelser og tidspunkt for afsendelse
Påmindelsesdatoen beregnes ved den automatiske opkrævning. Falder forfaldsdatoen på en hverdag, er påmindelsesdatoen 2 hverdage efter forfald. Falder den i en weekend eller på en helligdag, er datoen 3 hverdage efter forfald. Weekender og helligdage tæller ikke som hverdage.
Boligflow sender kun påmindelsen, når:
- Automatiske påmindelser er aktiveret i virksomhedens systemindstilling og på lejeforholdet.
- Lejeforholdet og lejemålet er aktive.
- Der findes en automatisk opkrævning med en påmindelsesdato og et udestående beløb fra forfaldne fakturaer eller påkrav.
- Mindst én lejer på lejeforholdet har e-mail eller e-Boks som kommunikationsmetode.
- Opkrævningen ikke allerede har et restanceforløb, og de relevante transaktioner ikke indgår i et igangværende forløb.
Udeståendet skal desuden overstige det aktuelle grundgebyr for påkrav for lejeforholdets type. Det er en beløbsgrænse for afsendelse, ikke et gebyr på påmindelsen. Mindre restbeløb udløser derfor ikke automatisk en påmindelse.
Hvis hele udeståendet er betalt og udlignet inden afsendelsen, bliver påmindelsen ikke sendt. En delbetaling kan stadig efterlade et beløb over grænsen. Boligflow sender kun én påmindelse for samme opkrævningsudsendelse.
Påmindelsen følger lejernes primære kommunikationsmetode. Et lejeforhold, hvor alle lejere modtager breve, får ikke automatisk en påmindelse. Hvis lejeforholdet har blandede kommunikationsmetoder og opfylder e-mail-/e-Boks-betingelsen, kan en anden lejer på samme lejeforhold modtage påmindelsen som brev.
Har lejeforholdet henstand, udelader Boligflow påmindelser med en påmindelsesdato til og med henstandens slutdato. Henstand flytter ikke alle påmindelser til en ny dato efter perioden.
Kontrollér og stop en kommende påmindelse
Brug Stop, hvis én konkret kommende påmindelse ikke skal sendes.
- Åbn lejeforholdets fane Restance.
- Find Kommende påmindelse under Automatisk påmindelse.
- Vælg Vis transaktioner for at se Påmindelsesdato, de tilknyttede fakturaer og påkrav samt Udestående.
- Vælg Stop.
- Bekræft med Stop afsendelse.
Boligflow fjerner påmindelsesdatoen for den pågældende opkrævningsudsendelse. Gælden ændres ikke, og automatisk udsendelse er stadig aktiveret for kommende opkrævninger.
Deaktivér påmindelser på lejeforholdet
- Åbn lejeforholdets fane Restance.
- Find Opsætning under Automatisk påmindelse.
- Slå Automatisk udsendelse fra.
- Bekræft med Deaktiver.
Opsætningen viser Inaktiv. Boligflow stopper kommende automatisk afsendelse. Allerede oprettede og afsendte påmindelser bevares.
Hvis du senere aktiverer funktionen igen, skal du kontrollere den kommende påmindelse. Genaktivering genopretter ikke påmindelsesdatoer, der er fjernet, mens funktionen var deaktiveret.
Find afsendte påmindelser
- Åbn lejeforholdets fane Restance.
- Find Afsendte påmindelser nederst på siden.
- Kontrollér Status og Sendt d., eller åbn en påmindelse for at se indhold og bilag.
Listen viser påmindelserne for det aktuelle lejeforhold. Status viser, hvor langt den enkelte meddelelse er i afsendelsen.
Relaterede artikler
Senest opdateret
