Versioner og rettelser

Ret en åben regnskabsversion direkte. En varslet version er låst, så rettelser kræver en ny version. I en gennemført version kan du efterkorrigere forbrug og aconto for enkelte lejeforhold eller forbrug på tomgang. Hvis du skal ændre det oprindelige regnskabs grundlag, skal du først tilbagekalde det gennemførte regnskab og oprette en ny version.

Vejledningen gælder forbrugs- og driftsregnskaber. Billederne viser vand- og varmeregnskaber.

Find den version, du vil retteKopiér link

Åbn regnskabet fra ejendommens fane Forbrug. Du skal have Forbrug og forbrugsregnskab (læsning) for at se regnskabet og Forbrug og forbrugsregnskab (skrivning) for at ændre det.

Den seneste version står øverst. Klik på en tidligere versions overskrift for at åbne den, og vælg eventuelt gruppens fane eller Samlet oversigt.

Hvis der allerede findes en åben version, skal du fortsætte i den. Dupliker er først tilgængelig, når ingen åben version findes.

Ret og genberegn en åben versionKopiér link

1. Åbn den seneste version, og gå til det relevante trin under Mulige handlinger.
2. Ret grundlaget, og gem ændringerne i trinnet.
3. Klik på Genberegn, og kontrollér resultaterne for alle grupper, lejeforhold og tomgangsperioder.

Genberegn opdaterer hele versionen, også når du klikker på knappen under én gruppe. Beregningen bruger aktuelle oplysninger om blandt andet lejeforhold, datoer, aconto, udgifter og forbrug. Resultaterne kan derfor ændres. I et driftsregnskab beregnes driftsudgifterne også igen.

Se vejledningerne om udgifter og bilag, forbrug og opgørelser og aconto-balancer. I driftsregnskaber finder du grundlaget under driftsudgifter og fordeling.

Tilknyt en ekstra forbrugsperiodeKopiér link

Du kan tilføje perioder, hvis regnskabet ikke er gennemført. Perioden skal høre til ejendommen, være åben og have slutdato i dag eller tidligere. Der kan kun være én periode fra hver gruppe; grupper, som allerede indgår, vises ikke i valget.

1. Vælg Handling → Tilknyt forbrugsperiode.
2. Vælg perioderne, og klik på Tilknyt perioder.
3. Udfyld og kontrollér regnskabstrinnene for de tilføjede grupper.

Perioderne føjes til samme version med nye gruppefaner og en fælles Samlet oversigt.

Hvis der ikke vises perioder, kontrollér status og datoer, og om grupperne allerede indgår. Du skal arbejde i en åben version.

Fjern en forbrugsgruppe fra versionenKopiér link

Fjern forbrugstype er tilgængelig på en åben version med flere end ét regnskab.

OBS: Handlingen sletter gruppens regnskab og alle dets data fra versionen, herunder udgifter samt lejeforholds- og tomgangsdata. Den sletter ikke virksomhedens forbrugstype. Hvis du tilknytter gruppen igen, gendannes de slettede data ikke.

1. Åbn gruppens fane, og klik på Fjern forbrugstype.
2. Læs bekræftelsen, og vælg Fjern forbrugstype for at slette eller Annuller for at beholde regnskabet.

Kontrollér de tilbageværende regnskaber. Hvis du skal erstatte en periode, skal du fjerne den gamle gruppe og tilknytte den nye periode hver for sig.

Tilbagekald et gennemført regnskabKopiér link

Du kan tilbagekalde en Gennemført version, hvis den ikke allerede er tilbageført. Handlingen gælder alle regnskaber i versionen, også når du starter den fra én gruppe.

OBS: Tilbagekaldelse er permanent. Den tilbagefører bogføring og afregning, men ikke varslinger, der allerede er sendt, eller aconto-reguleringer, der allerede er anvendt.

Boligflow gør følgende:

• Tilbagefører finansbilagene, medmindre de allerede er tilbageført.
• Tilbagefører særskilte afregningsopkrævninger og fjerner regnskabets afregningsbidrag. Hvis et bidrag allerede er opkrævet, oprettes tilbageførende fakturaer for resterende positive beløb efter fradrag af beløb, der allerede er tilbageført. Tilbagekaldelsen overfører ikke penge via banken.
• Fjerner aconto-bidrag, som regnskabet oprettede, og aconto-reguleringer, der endnu ikke er anvendt. Allerede anvendte reguleringer bevares; kontrollér derfor de kommende bidrag på lejeforholdene særskilt.
• Annullerer meddelelsesgruppen og beskeder, der endnu ikke er sendt. Beskeder, der allerede er sendt, bliver hos modtagerne.
• Fjerner periodernes afregningsmarkering og genåbner en tilknyttet opgave, hvis regnskabet har en.

1. Åbn den gennemførte version, og klik på Tilbagekald forbrugsregnskab.
2. Læs bekræftelsen, og vælg Ja for at tilbagekalde eller Annuller for at beholde versionen.

Versionen får status Tilbageført og bevares som låst historik. Den kan hverken redigeres eller gennemføres igen. Opret en ny version, hvis du skal rette regnskabet.

Opret en ny version med DuplikerKopiér link

Du kan duplikere en låst version, når regnskabet ikke har en åben version. Et gennemført regnskab skal først tilbagekaldes. Du kan også bruge en tidligere låst version som udgangspunkt.

1. Åbn versionen, du vil bruge, og klik på Dupliker.
2. Åbn den nye version øverst, kontrollér grundlaget og bilagene, og ret de relevante trin under Mulige handlinger.
3. Kontrollér aconto, forbrug, tomgang og samlede resultater.

Den nye version får det næste versionsnummer, genberegnes og er åben. Regnskaber, udgifter, finanslinjer og oplysninger om lejeforhold og tomgang bruges som udgangspunkt; kontrollér bilag og eventuelle leverandørforløb. Varsling, bogføring og afregningsopkrævninger fra den tidligere version gentages ikke automatisk. Kun den seneste version kan gennemføres. Se Gennemfør regnskab og vælg varsling.

Hvis der allerede er en åben version, skal du rette i den. En åben version kan ikke duplikeres. Ved versionsnummer 10 skal du oprette et nyt regnskab til næste version. Grænsen handler om versionsnummeret, ikke om hvor mange versioner der stadig vises.

Slet en version eller hele regnskabetKopiér link

Slet version vises kun for versioner, der kan slettes. Version 1 er låst fra oprettelsen. Gennemførsel låser også versionen for sletning, og tilbagekaldelse fjerner ikke låsen. En åben version oprettet med Dupliker kan slettes.

OBS: Slet version fjerner versionen og dens data med det samme uden en ekstra bekræftelse. Kontrollér versionsnummeret først.

Hvis regnskabet kan slettes, vises Handling → Slet regnskab. Det fjerner alle versioner og tilknyttede data permanent. Dialogen hedder Slet flowet; vælg Slet flowet for at slette eller Fortryd for at beholde regnskabet.

Download til versionskontrolKopiér link

• Download oversigt åbner gruppens PDF i en ny fane. Regnskabet skal være udarbejdet.
• Samlet oversigt → Download samlet oversigt åbner en fælles PDF for versionen. Versionen skal være udarbejdet.
• Download beboerliste henter en Excel-fil for den valgte gruppe fra en åben version. Den indeholder blandt andet lejeforhold, kontaktoplysninger, datoer, moms, aconto og tomgang, men ikke beregnede afregningsbeløb.

En download sender ikke opgørelser til lejerne. Hvis versionen har en varsling med en meddelelsesgruppe, åbner Se varslinger gruppen, hvor du kan gennemgå beskederne.

Ofte stillede spørgsmålKopiér link

Kan jeg efterkorrigere en enkelt forbruger, efter forbrugsregnskabet er gennemført?Kopiér link

Ja, du kan efterkorrigere forbrug og aconto for ét lejeforhold i en gennemført version af et forbrugsregnskab uden at ændre den oprindelige regnskabsversion eller de øvrige lejeforhold.

1. Åbn regnskabet fra ejendommens fane Forbrug, og vælg den gennemførte version og forbrugsgruppe.
2. Find lejeforholdet under Fordeling på lejeforhold. Åbn rækkens handlingsmenu, og vælg Efterkorrigér forbrug og aconto. Valget vises for rækker, der afregnes til Forbruger.
3. Udfyld den obligatoriske Årsag til korrektionen (kun til internt brug), og ret Korrigeret forbrug og/eller Korrigeret aconto.
4. Under Forskellen føres på vælger du, om forbrugsjusteringen skal føres på Ejendommens forbrug eller Afholdte udgifter. Vælg også under Afregning med lejer, om beløbet skal afregnes som Opkrævning, Enkeltopkrævning eller Ingen opkrævning.
5. Klik på Gennemfør korrektion.

Valget under Forskellen føres på gælder kun forbrugsjusteringen; acontojusteringen bogføres separat. Ejendommens forbrug fører forskellen som udgift eller indtægt på ejendommens eget forbrug, mens Afholdte udgifter fører den tilbage på de afholdte udgifter.

Opkrævning opretter en særskilt faktura. Enkeltopkrævning opretter et engangsbidrag, men Boligflow opretter en særskilt faktura, hvis der ikke er en kommende opkrævningstermin inden lejeforholdets ophør. Vælger du Ingen opkrævning, bogfører Boligflow stadig korrektionen, men opkræver ikke lejeren.

Boligflow viser, om lejeren skal betale eller have et beløb tilbage. Under Opkrævning kan du vælge Betalingsfrist, og under Enkeltopkrævning kan du vælge Opkræves fra. Lad datoen stå tom for at bruge førstkommende mulige dato.

Kan jeg efterkorrigere tomgang i et forbrugsregnskab?Kopiér link

Ja, du kan efterkorrigere forbrug på tomgangsperioder i et gennemført forbrugsregnskab.

1. Find perioden under Udlejers andel (tomgang & fællesareal), og åbn rækkens handlingsmenu.
2. Vælg Efterkorrigér tomgang, udfyld den obligatoriske Årsag til korrektionen (kun til internt brug), og ret Korrigeret forbrug.
3. Klik på Gennemfør korrektion.

Forskellen flyttes mellem afholdte udgifter og ejendommens forbrug, og den påvirker ikke lejerne.

Kan jeg tilbagekalde en efterkorrigering?Kopiér link

Ja, du kan tilbagekalde en aktiv efterkorrigering i en gennemført version af et forbrugsregnskab.

1. Find lejeforholdet eller tomgangsperioden, og åbn rækkens handlingsmenu.
2. Vælg Vis korrektioner, og klik på ikonet Tilbagekald korrektion ud for den aktive korrektion.
3. Bekræft med Tilbagekald korrektion.

Finansbilaget tilbageføres, og for en korrektion af et lejeforhold tilbageføres afregningen også, så de oprindelige beløb gælder igen. Hvis du tilbagekalder hele regnskabsversionen, tilbagefører Boligflow også automatisk dens aktive efterkorrigeringer.