Gennemfør regnskab og vælg varsling
Kontrollér afregningen, vælg varsling, og gennemfør regnskabet med bogføring og opkrævning.
Når regnskabet er klar, åbner du Gennemfør og send varslinger for at kontrollere lejeresultater og afregningsdatoer og vælge, om Boligflow skal oprette varslinger. Vejledningen gælder både forbrugs- og driftsregnskaber; billederne viser et vand- og varmeregnskab.
Gennemførsel bogfører regnskabet og opretter afregningen, også hvis du fravælger varsling. Versionen låses, så gennemgå grundlaget og lejernes resultater før du afslutter.
Før du gennemfører
Du skal have Forbrug og forbrugsregnskab (skrivning). Den seneste version skal være Udarbejdet, og følgende skal være klar:
- Aconto-balancerne er godkendt.
- Alle forbrugsudgifter eller driftsudgifter er indtastet.
- Forbrug og nødvendige dokumenter er udfyldt. I et driftsregnskab skal du også have kontrolleret fordelingen.
- Finansbilaget for hvert regnskab har posteringslinjer og en Balance på 0,00 kr. Se finansbilag.
Regulering af aconto er valgfri. Gemte reguleringer udføres ved gennemførsel.
Kontrollér afregningen
- Åbn regnskabet fra ejendommens fane Forbrug.
- Under Mulige handlinger skal du åbne Gennemfør og send varslinger og klikke på Gå til oversigt.
- Kontrollér Samlet aconto, Samlet forbrug og Samlet resultat for hvert lejeforhold.
Oversigten samler regnskaberne i versionen pr. lejeforhold. Samlet aconto lægges sammen med Samlet forbrug. Et positivt Samlet resultat betyder efterbetaling; et negativt resultat er lejerens tilgodehavende. I eksemplet giver −1.300 kr. i aconto og 1.600 kr. i forbrug en efterbetaling på 300 kr.
Kontrollér Afregningstype og Afregningsdato. Boligflow beregner dem, og du ændrer dem ikke her:
| Afregningstype | Resultat ved gennemførsel |
|---|---|
| Enkeltopkrævning | Afregningen tilføjes som et enkeltopkrævningsbidrag med én gentagelse på den viste dato, når Boligflow finder en tilgængelig opkrævningsmåned. |
| Opkrævning | Hvis der ikke findes en næste opkrævningsmåned, oprettes en særskilt forbrugsopkrævning med den beregnede forfaldsdato. |
| Ingen opkrævning | Det samlede resultat inklusive moms er 0. Der oprettes ingen afregningsopkrævning, og datoen vises som -. Du kan stadig sende varsling. |
Efterbetaling og tilgodehavende kan have forskellige afregningsdatoer. Brug datoerne i oversigten.
Oversigten medtager lejeforhold, der skal afregnes. Lejeforhold med forbrug inkluderet i lejen eller straksafregnet forbrug vises ikke. Tomgang afregnes hos udlejeren, ikke som en lejeropkrævning. Afregning for sammenknyttede hoved- og underlejeforhold samles på hovedlejeforholdet.
Hvis et beløb er forkert, skal du gå tilbage og rette grundlaget før gennemførsel. Vælg Annuller for at vende tilbage til regnskabet uden at gennemføre.
Vælg varsling, og gennemgå et eksempel
- Slå Vil du sende varslinger til lejerne? til, hvis Boligflow skal oprette varslinger.
- Skriv eventuelt en fælles kommentar under Indtast eventuelt en kommentar til varslingerne.
- Kontrollér Varsel på hver række. Kontakten vælger, om lejeforholdet får en varsling; den ændrer ikke afregningen.
- Klik på Se eksempel ved et lejeforhold. Kontrollér teksten, beløbene og kommentaren.
Se eksempel sender ikke en besked. Kladden viser resultatet fra lejerens perspektiv, så fortegnene kan være modsatte af administratoroversigten. Kontrollér derfor også teksten om efterbetaling eller tilbagebetaling.
Varslingen samler relevante regnskaber for lejeforholdet. Boligflow bruger lejerens kommunikationsvalg: e-mail, brev eller e-Boks. Ved e-mail bruges registrerede fakturaemails; hvis de mangler, bruges primær og registrerede sekundære e-mailadresser. Kontrollér kommunikationsvalg og adresser før du gennemfører med varsling.
Individuelle forbrugsopgørelser vedhæftes varslingen. I driftsregnskaber indgår opgørelsen og budgettet i varslingen. En særskilt opkrævning får også sine bilag vedhæftet. Udgiftsbilag og generelle regnskabsdokumenter vedhæftes ikke automatisk alle lejere.
Gennemfør med eller uden varsling
Kontrollér valget før du afslutter:
- Med varsling: Klik på Gennemfør og send varsling. Varslingerne oprettes med afsendelse planlagt én time senere.
- Uden varsling: Slå Vil du sende varslinger til lejerne? fra, og klik på Gennemfør uden varsling. Regnskabet gennemføres uden varslinger for versionen.
Kontrollér resultatet
Efter gennemførsel vender du tilbage til overblikket med status Gennemført. Boligflow har:
- Oprettet og bogført et finansbilag pr. regnskab, inklusive gemte ekstra finanslinjer.
- Oprettet afregningen efter hver rækkes beregnede type og dato.
- Udført gemte aconto-reguleringer eller oprettet aconto-bidrag, hvis de manglede.
- Markerede perioderne som afregnet, låst versionen og afsluttet en tilknyttet opgave, hvis regnskabet har en.
Når du gennemfører regnskabet, bogføres nettoresultatet pr. lejeforhold og regnskab i én postering på afregningskontoen. Acontoen udlignes særskilt på aconto-kontoen. Et resultat på 0 giver ingen postering på afregningskontoen.
Den samlede oversigt kan omfatte tomgang, så Samlet forbrug svarer ikke nødvendigvis til lejernes samlede afregning.
Hvis du valgte varsling, kan du åbne Vis mere ved Varsling sendt under Gennemfør og send varslinger for at se kommunikationsgruppen. Afsendelsen er planlagt én time efter gennemførsel. Kontrollér beskederne i gruppen for at se deres status.
Hvis du ikke kan gennemføre
Kontrollér de obligatoriske trin under Mulige handlinger og balancen på hvert finansbilag. Et bilag uden posteringslinjer, med forkert balance eller som allerede er bogført, kan ikke bogføres igen.
Kun den seneste version kan gennemføres. En gennemført eller tilbageført version kan ikke gennemføres igen, og en anden gennemført version, der ikke er tilbageført, blokerer gennemførsel. Den gennemførte version kan ikke redigeres direkte; følg versionsforløbet for rettelser.
Senest opdateret
