Varsl lejerne om omkostningsbestemt leje
Kontrollér OMK-varslerne, registrér beboerrepræsentationens svar, og vælg Boligflows afsendelse eller egen aflevering.
Du kan lade Boligflow sende de individuelle varslingsskrivelser eller hente dem og selv aflevere dem. Varsling låser budgetversionen. Lejernes bidrag ændres først, når du senere gennemfører reguleringen.
Åbn lejervarslingen
Åbn ejendommens Regulering → Omkostningsbestemt leje, vælg reguleringen, og åbn Varsel lejere → Gå til varsling.
Den seneste versions budget skal være færdigudarbejdet, og versionen skal have status Udarbejdet eller Beboerrepræsentation varslet. Den må ikke allerede være varslet til lejerne eller afsluttet. Kontrollér budgettet og beregningen først.
Hvis ejendommen har beboerrepræsentation, skal du varsle den først. Boligflow kræver mindst syv dage mellem den registrerede repræsentationsvarsling og lejervarslingen. Se Tidligste varslingsdato på reguleringen; kravet gælder også, hvis du selv afleverer.
Kontrollér Deadline for varsling, versionen og reguleringsdatoen. Før lejervarslingen er registreret, kan Boligflow flytte reguleringsdatoen frem, hvis den er blevet for tidlig. Datoerne er systemets beregninger; kontrollér selv de krav, der gælder for ejendommen.
Kontrollér indhold og beboerrepræsentationens svar
- Tilføj eventuelt en kommentar under Indtast eventuelt en kommentar til varslingerne.
- Hvis ejendommen har beboerrepræsentation, vælg dens aktuelle Svar fra beboerrepræsentationen. Angiv Kommentar fra beboerrepræsentationen, hvis den har kommentarer til budgettet.
Du kan registrere, at svaret afventes, eller at repræsentationen har kommenteret, accepteret eller afvist budgettet. Boligflow henter ikke svaret automatisk, og accept er ikke en systembetingelse for at varsle lejerne. Svaret og kommentaren kommer med i skrivelsen.
En ny version kan genbruge oplysninger og bilag fra den seneste lejervarsling. Kontrollér dem, og vælg fremsendelsesmetode igen. Skal Boligflow sende varslingerne? står som standard på TIL.
Send varslerne med Boligflow
- Lad Skal Boligflow sende varslingerne? stå på TIL, og kontrollér lejeforholdene og Forsendelse.
- Vælg Se eksempel ved de relevante lejeforhold, og kontrollér leje, ændring og ikrafttrædelse.
- Tilføj eventuelle filer under Bilag til varslingen. Du kan trække dem ind, vælge klik for at gennemse eller bruge Vælg fra….
- Når indhold og modtagere er kontrolleret, vælg Send varsling.
Oversigten viser årsbeløb for budgetlejen. Kontrollér den samlede leje, inklusive øvrige lejebidrag og vedligeholdelse, i den individuelle skrivelse. Se eksempel bruger den aktuelle kommentar og det registrerede repræsentationssvar.
Boligflow bruger lejernes foretrukne kommunikationsform, fx e-mail eller brev. Lejeforhold med Ingen varsling springes over; åbn hjælpeteksten for årsagen, og kontrollér beregningen.
Send varsling registrerer varslingen og opretter beskeder, der er planlagt til afsendelse en time senere. Valgte bilag føjes til beskederne, og e-mails har den individuelle varslingsskrivelse som PDF. Registreringen bekræfter ikke, at alle lejere har modtaget beskeden.
Hvis budgettet ikke viser en samlet stigning i boligernes driftsudgifter, kan siden advare om lejenedsættelse. Kontrollér de individuelle resultater, da lejerne kan få forskellige ændringer.
Hent skrivelserne, og aflever selv
- Efter kontrol af kommentar og repræsentationssvar skal du vælge Download alle varslingsskrivelser (zip).
- Gennemgå PDF'er og bilag, og slå Skal Boligflow sende varslingerne? fra.
- Send eller aflever selv skrivelserne og bilagene.
- Når alle lejere har modtaget varslingen, angiv datoen i Dato for modtagelse. Datoen må ikke ligge i fremtiden.
- Vælg Markér som varslet.
Boligflow registrerer egen aflevering uden at oprette beskeder. ZIP-filen indeholder individuelle PDF'er for lejeforhold, der kan reguleres, samt udgifts- og budgetbilag. Det er et andet bilagsvalg end Bilag til varslingen ved automatisk afsendelse. Tilføj selv eventuelle ekstra filer; nye filer valgt til automatisk afsendelse er ikke nødvendigvis med i ZIP-filen.
Kontrollér registreringen
Versionen får status Lejere varslet og låses. Varsel lejere viser datoen og Varsling sendt (Version …). Kontrollér versionsnummeret: kortet kan også vise en varsling fra en tidligere version.
Ved Boligflows afsendelse kan du åbne beskedgruppen med Vis mere. Egen aflevering opretter ingen beskedgruppe. Varslingen ændrer ikke i sig selv lejebidrag, opkrævninger eller bogføring.
En varslet version kan ikke varsles igen. Opret en ny version, hvis du skal udarbejde et nyt varsel. Tilbageførsel af reguleringen tilbagekalder ikke sendte varsler.
Når varslingen er kontrolleret, kan du gennemføre reguleringen.
Senest opdateret
