Varsl beboerrepræsentationen
Kontrollér budget og bilag, og send OMK-varslingen eller registrér din egen levering til beboerrepræsentationen.
Hvis ejendommen har en beboerrepræsentation, kan du varsle den om budgettet for omkostningsbestemt leje, før lejerne varsles. Du kan sende pakken med e-mail gennem Boligflow eller levere den selv og registrere modtagelsesdatoen.
Klargør varslingen
Brug den nyeste version med status Udarbejdet. Reguleringen må ikke være gennemført eller allerede varslet til beboerrepræsentationen eller lejerne. Du skal have Reguleringer (læsning) og Reguleringer (skrivning).
Før du starter, skal du kontrollere, at beboerrepræsentationen er registreret på fanen Beboerrepræsentation, at budget og bilag er klar, og at du har genberegnet og kontrolleret de individuelle resultater efter ændringer i budget eller stamdata.
OBS: Afsendelse eller registrering af egen levering låser versionen og dens udgifter. Reguleringen kan heller ikke slettes bagefter. Boligflow genberegner samtidig en åben version, så kontrollér beregningen og reguleringsdatoen først.
Under Varsel beboerrepræsentation vises Deadline for varsling. Det er Boligflows planlægningsdato, der ligger syv dage før den beregnede deadline for lejervarsling. Datoen bekræfter ikke, at varslingen opfylder alle krav i din konkrete sag.
Kontrollér kommentar, bilag og skrivelser
- Åbn OMK-reguleringen, og vælg Varsel beboerrepræsentation under Mulige handlinger.
- Klik på Gå til varsling.
- Skriv eventuelt en kommentar under Indtast eventuelt en kommentar til beboerrepræsentationen.
- Slå Vedhæft alle bilag til varslingen til, hvis budgettets bilag skal med.
Pakken indeholder altid budgetvarslingen og individuelle varsler for lejeforhold, der skal reguleres. Lejeforhold, som beregningen springer over, får ingen individuel skrivelse. Budgetvarslingen viser blandt andet budget, fordelingsfaktor og eventuelle vedligeholdelsesbeløb.
Vedhæft alle bilag til varslingen føjer filer fra udgifterne, vedligeholdelsesbilag og øvrige bilag i versionen til pakken. Filerne skal være lagt ind under budgettet; der er ikke en særskilt upload her. Valget er slået fra første gang. En ny version kan arve kommentar og bilagsvalg fra den seneste varsling, så kontrollér begge igen.
Gennemgå dokumenterne, før du sender:
- Under Lejernes varslingsskrivelser åbner Se eksempel den individuelle skrivelse.
- Under Varslingsskrivelse til beboerrepræsentationen henter Download varslingsskrivelse (zip) pakken med de valgte bilag og kommentar.
- Hvis Boligflow skal sende, kan du kontrollere e-mailen til repræsentanterne med Se eksempel.
Eksempler og download sender ikke varslingen og markerer den ikke som varslet.
Hvis Boligflow advarer om, at budgettet ikke har en samlet stigning i driftsudgifterne, skal du kontrollere budgettet og de individuelle resultater. Advarslen spærrer ikke i sig selv for varsling; lejeforhold kan have forskellige ændringer.
Send med Boligflow
Boligflow sender på e-mail til aktuelle ordinære repræsentanter på ejendommen. Hver modtager skal have et aktuelt medlemskab, e-mail som foretrukken kommunikationsform og en registreret e-mailadresse samt være knyttet til et gyldigt lejeforhold på samme ejendom. Medlemskabets startdato må ikke ligge i fremtiden, og slutdatoen må ikke være passeret. Lejeforholdet må ikke være en kladde eller have annulleret indflytning.
Du kan ikke fravælge enkelte repræsentanter på varslingens side. Boligflow springer modtagere over, hvis e-mailadressen eller et gyldigt lejeforhold mangler. Kontrollér derfor kontaktoplysninger og tilknytninger, selvom personen står på modtagerlisten.
- Lad Skal Boligflow sende varslingerne? være slået til.
- Kontrollér repræsentanter og e-mailadresser, og vælg Send varsling.
Boligflow registrerer varslingen og planlægger e-mails med ZIP-pakken til afsendelse én time senere. Det bekræfter ikke, at alle modtagere får e-mailen efter en time.
Lever selv, og registrér modtagelsen
Hvis du selv sender eller afleverer pakken:
- Slå Skal Boligflow sende varslingerne? fra, og vælg Download varslingsskrivelse (zip).
- Lever pakken til repræsentationen.
- Angiv den faktiske modtagelsesdato i Dato for modtagelse. Datoen må ikke ligge i fremtiden.
- Vælg Markér som varslet.
Boligflow bruger datoen som varselsdato og opretter ingen beskeder ved registrering af din egen levering.
Kontrollér registreringen, og gå videre
Versionen får status Beboerrepræsentation varslet, og Varsling sendt viser en dato. Kontrollér også versionens status. Med Se udgifter kan du åbne de låste udgifter.
Status Sendt bekræfter registreringen i Boligflow, men ikke at en e-mail er leveret eller læst. Hvis Boligflow oprettede beskeder, kan du åbne beskedgruppen med Vis mere ved varslingen. Ved egen levering findes ingen beskedgruppe.
Boligflow tillader tidligst lejervarsling syv dage efter den registrerede dato for varsling til repræsentationen. Se Tidligste varslingsdato under Varsel lejere. En senere version kan bruge datoen fra den seneste tidligere version, der blev varslet til repræsentationen.
Fortsæt med Varsl lejerne, hvor du også registrerer repræsentationens svar. Denne varsling ændrer ikke i sig selv bidrag, depositum, opkrævninger eller bogføring. Reguleringen gennemføres senere.
En version, der allerede er varslet, kan ikke varsles igen. Hvis budgettet skal ændres og sendes på ny, skal du oprette og kontrollere en ny version.
Senest opdateret
