Automatisk lejeregulering og varsling
Følg kommende lejereguleringer, kontrollér beregningen, og hent eller send varslingsskrivelsen.
Boligflow beregner kommende lejereguleringer ud fra lejeforholdets opsætning. Du kan se beregningen og vælge, om varslingsskrivelsen sendes automatisk.
En beregnet regulering kan allerede have planlagt økonomiske ændringer. Afsendelsen af varslet godkender ikke reguleringen. Hvis du slår Send varsel fra, stopper det den automatiske afsendelse, men ikke den økonomiske regulering.
Vælg automatisk varsling
Lejereguleringen skal være sat op, og de faste bidrag, der skal ændres, skal være markeret med Automatisk regulering. Du skal kunne redigere lejeforholdet.
- Åbn lejeforholdet, og vælg Regulering.
- Under Reguleringsopsætning skal du vælge Rediger opsætning.
- Kontrollér, at Automatisk regulering er slået til. Slå Send varsel til, hvis Boligflow skal sende automatisk, og klik på Gem.
Når beregningen er klar, opretter Boligflow bidragsændringer fra reguleringsdatoen. Hvis reguleringsperioden ligger før næste opkrævning, kan der også komme en efterregulering som enkeltopkrævning. Valg af sikkerhedsbeløb kan give yderligere opkrævninger.
Hvornår sendes et automatisk varsel?
Boligflow sender en samlet e-mail til virksomhedens brugere, der har valgt assistentens e-mails, når reguleringer er klar. E-mailen omfatter reguleringer fra begyndelsen af næste måned til og med udgangen af måneden tre måneder efter næste måned. I januar omfatter den fx februar til og med maj.
Når Send varsel er slået til, sendes varslet automatisk, når reguleringen er klar og træder i kraft den følgende måned, udlejer er orienteret mindst 14 dage tidligere, og reguleringen ikke allerede er varslet eller tilbageført.
Automatisk afsendelse kræver en aktiv virksomhed, ejendom og reguleringsopsætning. Lejeforholdet skal være gyldigt, og lejemålet må ikke være nedlagt. Lejeren modtager varslet via sin primære kommunikationsmetode: e-mail, brev eller e-Boks. Den viste forventede afsendelsesdato er ikke en garanti for afsendelse netop den dag.
Kontrollér en kommende regulering
Gå til Økonomi → Reguleringer, og filtrér fx efter Reguleringsperiode, Reguleringsmetode eller Reguleringsstatus. Gennemgå Reguleringsdato, Før regulering, Ændring og Efter regulering. Åbn derefter lejeforholdet, vælg Regulering, åbn Regulering pr. [dato], og kontrollér Bidrag, eventuelt Sikkerhed, samt Varslingsskrivelse.
Med Vis/skjul kolonner kan du vise Varslingsstatus, Afventer og Fejlårsag.
| Status | Betydning |
|---|---|
| Kommende | Beregningen er klar. Økonomiske ændringer kan allerede være planlagt. |
| Afventer | Beregningen er ikke klar, fx fordi indeksdata mangler. |
| Fejlet | Beregningen kunne ikke gennemføres; se begrundelsen. |
| Varslet | Afsendelse af varslingsskrivelsen er registreret. |
| Gennemført | Bidragsændringerne er anvendt, og eventuel påkrævet varsling er registreret. |
| Tilbageført | Reguleringen er tilbageført. |
Gennemført betyder ikke, at opkrævninger er betalt eller bogført. Bidragsændringer kan være anvendt, selvom et påkrævet varsel endnu ikke er sendt. Hvis Beregning låst vises, genberegner Boligflow ikke reguleringen. Låsning sker, når varslet sendes, når en bidragsændring anvendes, eller når en opkrævning omfatter reguleringsdatoen.
Hent varslingsskrivelsen som PDF
Åbn reguleringen på lejeforholdets Regulering, og vælg Hent PDF under Varslingsskrivelse. Du kan også hente den fra rækkens handlinger under Økonomi → Reguleringer. Du skal have læseadgang til lejeforhold, lejere og lejerkommunikation.
PDF'en er tilgængelig for færdigberegnede reguleringer med status Kommende, Varslet eller Gennemført. Download sender ikke varslet og låser ikke beregningen.
Send varslingsskrivelsen manuelt
Du kan sende manuelt, selvom automatisk afsendelse er slået fra. Reguleringen skal være færdigberegnet og have status Kommende, Varslet eller Gennemført. Du skal have adgang til at læse lejeforhold, lejere og lejerkommunikation og sende meddelelser. Brev og e-Boks kræver desuden, at kommunikationsmetoden er sat op.
Kontrollér beregningen før afsendelse. Når du sender, låses beregningen, og Boligflow genberegner den ikke.
- Åbn reguleringen på lejeforholdets Regulering, og klik på Send varsel under Varslingsskrivelse.
- Vælg modtagere og kommunikationsmetode under Hvilke lejere skal modtage meddelelsen?.
- Ved brev skal du vælge Med hvilken type porto skal brevene sendes?
- Kontrollér forhåndsvisningen, og klik på Send varslingsskrivelse.
Boligflow registrerer afsendelsen og låser beregningen. E-mailen har varslingsskrivelsen som PDF-vedhæftning. Du kan sende igen ved status Varslet eller Gennemført, så kontrollér afsendelsesoplysningerne først.
Se Tilbagefør lejeregulering, hvis en regulering skal tilbageføres.
Senest opdateret
