Send en meddelelse
Vælg lejere, skriv indhold, vedhæft filer, og send meddelelsen på e-mail, e-Boks eller brev.
Brug en meddelelse til at informere lejere, fx om arbejde på ejendommen. Du skriver indholdet én gang og vælger kanal for hver lejer. Kontrollér modtagere og eksempler, før du opretter afsendelsen.
Start meddelelsen
Gå til Kommunikation, og vælg Send mail & brev. Flowet Ny meddelelse har trinnene Modtagere, Indhold og Send meddelelse. Du skal have adgang til at oprette og afslutte flows i virksomheden; Læseadgang kan ikke sende. Lejerne skal have de kontaktoplysninger, der kræves til de valgte kanaler.
Vælg modtagere og kanaler
- Vælg Ejendomme, Lejemål eller Alle lejemål under Hvem ønsker du at sende meddelelsen til?.
- Vælg relevante ejendomme eller lejemål, hvis du har afgrænset efter dem.
- Tilpas Hvilke lejemål skal medtages?, hvis du vil inkludere Ophørt/fraflyttet, Kommende eller deaktiverede lejemål og ejendomme.
- Gennemgå Vælg lejere og forsendelsesmetode. Slå E-mail, e-Boks og Brev til eller fra for hver lejer.
- Vælg Næste, når modtagere og kanaler er korrekte.
Som udgangspunkt medtages aktive og opsagte lejeforhold på aktive lejemål og ejendomme. Medtag kun aktive lejeforhold i perioden afgrænser efter start- og slutdato; perioden kan ikke kombineres med Ophørt/fraflyttet eller Kommende. Kladder til lejeforhold medtages ikke.
Den primære kommunikationsmetode kan være forvalgt. Du kan vælge flere kanaler for samme lejer. Slår du alle kanaler fra, får lejeren ikke beskeden. Alle lejemål er derfor stadig afgrænset af filtre og kanalvalg.
Lejer har ingen e-mailadresse betyder, at lejeren ikke kan modtage e-mail. Brev kræver en postadresse. Kontrollér de faktiske modtagere i opsummeringen.
Skriv indhold, og vedhæft filer
- Udfyld Titel. Den bruges som e-mailens emne og brevets overskrift.
- Skriv teksten i Indhold.
- Slå Skal der vedlægges bilag? til, hvis du vil sende filer.
- Vælg Vedhæft fil, og tilføj filerne.
Du kan vedhæfte op til 10 filer på tilsammen 30 MB. De samme bilag knyttes til afsendelsen for de valgte modtagere.
OBS: Kun PDF-bilag kommer med i fysisk brevpost. Andre filtyper vedlægges ikke brevet. Brevet må højst være 30 sider inklusive meddelelsen og PDF-bilagene.
E-mails får automatisk en hilsen med modtagerens navn. Kontrollér Se eksempel, især når du også sender e-Boks eller brev.
Vælg forsendelsesindstillinger
Mulighederne afhænger af de valgte kanaler.
| Indstilling | Valg |
|---|---|
| Med hvilken type porto skal brevene sendes? | Standard brev eller Priority brev. Se de aktuelle portopriser i flowet. |
| Skal Boligflow informere lejere omkring meddelelsen på SMS? | Vælg, om modtagere med gyldigt telefonnummer også skal få en kort SMS-notifikation. Meddelelsens fulde indhold sendes fortsat via de øvrige valgte kanaler. |
| Hvilken afsender og svar adresse skal der sendes fra? | Vælg virksomhed, bruger eller Vælg selv e-mail, og angiv Indtast e-mail som svaradresse. |
Vælg Næste for at fortsætte.
Kontrollér før afsendelse
OBS: Lejere på samme lejeforhold, som du har valgt E-mail for, modtager en fælles e-mail og kan se hinandens e-mailadresser. Kontrollér adresserne i opsummeringen.
- Gennemgå titel, kanaler, eventuel brevporto, Estimeret pris og SMS-notifikation.
- Kontrollér antal og modtagere pr. kanal samt postadresser for brev.
- Vælg Se eksempel for at læse meddelelsen, som modtageren ser den.
- Kontrollér bilag under Følgende bilag vedhæftes på meddelelserne.
Prisoverslaget gælder brev og e-Boks. SMS-notifikationer indgår ikke.
Vælg afsendelsestidspunkt
- Gå til Forsendelsestidspunkt.
- Lad Skal meddelelsen sendes ved afslutning af flow? være slået til for at starte afsendelsen efter oprettelsen. Slå det fra for at planlægge senere.
- Ved senere afsendelse udfylder du Vælg dato for afsendelse og Hvornår på dagen skal meddelelsen afsendes?.
- Vælg Færdiggør, når indhold, modtagere og tidspunkt er korrekte.
Vælg Gå til meddelelse for at følge status. Meddelelsen er nu oprettet bekræfter oprettelsen, ikke leveringen. Fysisk brevpost leveres ikke ved afslutningen af flowet.
Følg status
Åbn meddelelsen fra Kommunikation eller via Gå til meddelelse. Under Meddelelser og status kan du åbne hver enkelt meddelelse. Information viser bl.a. afsendelsesdato, indhold og bilag.
| Status | Betydning |
|---|---|
| Afventer | Venter på afsendelse, fx til det valgte tidspunkt. |
| Sendt | Afsendt via kanalen; det betyder ikke, at den er læst. |
| Leveret | Kanalen har meldt levering; det er ikke en læsekvittering. Kontrollér adresser ved fælles e-mail. |
| Fejlet, Blokeret, Delvist blokeret eller Returneret | Åbn meddelelsen, og kontrollér modtager og kanal. Ved delvis blokering kan nogle e-mailadresser have modtaget meddelelsen. |
| Annulleret | Afsendelsen er annulleret. |
En afsendelsesoversigt kan vise flere statusser, hvis den indeholder flere meddelelser. Ved planlagt afsendelse kan du vælge Annuller afsendelse; det annullerer kun meddelelser, der endnu ikke er sendt.
Hvis en modtager mangler, eller afsendelsen fejler
Åbn den enkelte meddelelse under Kommunikation, og kontrollér modtagerens status, hvis du skal følge op på en afsendelse.
Relaterede artikler
Senest opdateret
