e-Boks
Send meddelelser til lejere via e-Boks, kontrollér pris og status, og vælg kanalen som standard.
e-Boks er en meddelelseskanal i Boligflow. Du skal ikke installere en særskilt app eller tilkoble en e-Boks-konto.
Før du sender
Du skal have adgang til at oprette og afslutte flows i virksomheden. Modtageren skal kunne modtage post i e-Boks.
Kontrollér lejerens stamdata:
- Privatperson: Kontrollér navn, adresse, primær e-mail, mobilnummer og eventuelt registreret CPR-nummer. CPR er ikke et krav for at vælge e-Boks.
- Virksomhed: Kontrollér CVR-nummeret.
Boligflow sender modtageroplysningerne, meddelelsen og eventuelle bilag til e-Boks ved afsendelsen. Kanalvalget bekræfter ikke, at e-Boks kan finde modtageren.
Send via e-Boks
-
Gå til Kommunikation, og vælg Send mail & brev.
-
Vælg Ejendomme, Lejemål eller Alle lejemål under Hvem ønsker du at sende meddelelsen til?. Vælg de konkrete ejendomme eller lejemål, hvis du afgrænser efter dem.
-
Slå e-Boks til for de relevante lejere under Vælg lejere og forsendelsesmetode. Slå E-mail og Brev fra, hvis du kun vil sende via e-Boks.
-
Vælg Næste, og udfyld Titel og Indhold.
-
Tilføj eventuelle bilag via Skal der vedlægges bilag? → Vedhæft fil. Du kan vedhæfte højst 10 filer på tilsammen 30 MB.
-
Tilvælg eventuelt Skal Boligflow informere lejerne om meddelelsen via SMS?. SMS'en er en kort orientering, ikke selve meddelelsen.
-
Vælg Næste, og kontrollér modtagere, bilag, Forsendelsesmetode og Estimeret pris under Opsummering. Åbn Se eksempel for at kontrollere meddelelsen.
Der oprettes en separat e-Boks-meddelelse pr. valgt lejer, også når flere deler lejeforhold. Meddelelsen sendes som PDF med separate bilag. Prisen afhænger af PDF'ens og bilagenes samlede størrelse pr. modtager. Brug det aktuelle prisoverslag; SMS-notifikationer er ikke medregnet.
-
Vælg tidspunkt under Forsendelsestidspunkt. Skal meddelelsen sendes ved afslutning af flow? er slået til som standard. Slå det fra, og angiv dato og klokkeslæt, hvis du vil sende senere.
-
Vælg Færdiggør, når oplysningerne er korrekte.
Meddelelsen er nu oprettet bekræfter oprettelsen, ikke leveringen. Se Send en meddelelse for modtagerfiltre og øvrige indstillinger.
Følg status, og reagér på fejl
Åbn afsendelsen under Kommunikation. Åbn den enkelte meddelelse under Meddelelser og status, og kontrollér Status:
- Afventer: Venter på afsendelse, fx til det planlagte tidspunkt.
- Sendt: Indsendt til e-Boks. Det er ikke en leverings- eller læsekvittering.
- Fejlet: Afsendelsen kunne ikke gennemføres. Kontrollér modtagerens stamdata og mulighed for at modtage i e-Boks.
Ret forkerte oplysninger, før du vælger Handling → Gensend meddelelse. Det starter straks en ny afsendelse med samme indhold, bilag og kanal, men med lejerens aktuelle oplysninger. Den kan koste ekstra; den oprindelige afsendelse bliver i historikken.
Kontakt support med titel, kanal og tidspunkt, hvis afsendelsen fortsat fejler. Se Meddelelseshistorik for at finde afsendelser og hente en kopi.
Vælg e-Boks som standard
- En eksisterende lejer: Vælg e-Boks som Primær kommunikationsmetode.
- Nye lejere: Vælg e-Boks som Standard kommunikationsmetode. Eksisterende lejere beholder deres eget valg. En delt systemindstilling påvirker alle virksomheder, der bruger den.
Den primære metode forudvælges ved nye meddelelser. Automatiske meddelelser bruger kun e-Boks, hvis meddelelsestypen understøtter kanalen.
Stop med at bruge e-Boks
Vælg andre kanaler ved nye afsendelser, og ændr de relevante lejeres primære metode samt standarden for nye lejere.
OBS: Ændrede standarder stopper ikke planlagte e-Boks-afsendelser. Åbn dem under Kommunikation, og vælg Handling → Annuller afsendelse, før de sendes. Allerede afsendte meddelelser kan ikke trækkes tilbage.
Senest opdateret
