Meddelelseshistorik
Find en afsendelse, kontrollér status, og hent en kopi, eller gensend eller annullér en meddelelse.
Under Kommunikation kan du følge tidligere afsendelser og deres registrerede status. Kontrollér den enkelte meddelelses modtagere, før du gensender. Se Send en meddelelse, hvis du skal oprette en ny afsendelse.
Find en afsendelse
- Gå til Kommunikation, og find afsendelsen under fanen Kommunikation. Brug Systemmeddelelser for meddelelser, der er oprettet fra andre arbejdsgange uden en udsendelsesgruppe.
- Afgræns med Søg eller Filtre, og åbn afsendelsens titel.
Du kan filtrere efter Status, Periode, Forsendelsesmetode og Sendt af. Periode gælder udarbejdelsesdato. Et statusfilter på fanen Kommunikation finder grupper, hvor mindst én meddelelse har status; gruppens modtagere kan have forskellige statuser.
Udsendelsesgrupper samler flere meddelelser. Under Meddelelser og status kan du åbne hver enkelt titel. Systemmeddelelser åbnes direkte.
Find meddelelser til en bestemt lejer
Åbn lejeren eller lejeforholdet, og vælg Meddelelser, hvis du vil finde afsendelser, der er knyttet til netop den lejer eller aftale. Åbn meddelelsen for at se indhold, status og modtagere. Den kan have flere modtagere, selvom du åbner den fra én lejers profil.
Kontrollér status og modtagere
Åbn den enkelte meddelelse, og se Information for Status, Modtager, Lejeforhold, Afsendelsesdato, Udarbejdelsesdato og Pris. Indholdet står under Indhold. Afsendelsesdato kan vise et planlagt tidspunkt, og prisen kan først være endelig, når alle meddelelser er afsendt.
| Status | Betydning |
|---|---|
| Afventer | Afsendelsen er ikke færdig, fx fordi den er planlagt til senere. Nogle e-mail- eller SMS-adresser kan allerede stå som Sendt. |
| Sendt | Afsendt via den valgte kanal: til postdistributøren for brev eller indsendt til e-Boks. |
| Leveret | Der er registreret levering. For e-mail/SMS kan status være leveret, når mindst én adresse har modtaget meddelelsen. |
| Blokeret | Alle relevante e-mail- eller SMS-adresser er blokeret, eller brevet kunne ikke leveres. |
| Delvist blokeret | Mindst én e-mail- eller SMS-adresse er blokeret, mens andre kan have modtaget meddelelsen. |
| Fejlet | Afsendelsen kunne ikke gennemføres. |
| Returneret | Brevet er returneret til afsender. |
| Annulleret | Afsendelsen er annulleret. |
Leveret er ikke en læsekvittering. Ved e-mail og SMS skal du også kontrollere hver adresse under Modtager. Historikken viser adresserne fra afsendelsen, som kan være forskellige fra lejerens nuværende kontaktoplysninger.
Se brevlevering, sporing og returpost for breve. Følg underskriftsforløbet for dokumenter til underskrift; leveringsstatus viser ikke, om dokumentet er underskrevet.
Undersøg manglende levering
Kontrollér kanal, modtageroplysninger og status på den enkelte meddelelse:
- E-mail: Kontrollér adressen; ved manglende fejlstatus kan modtageren også kontrollere spam.
- SMS: Kontrollér lejerens mobilnummer.
- Brev: Kontrollér postadressen, sporing og eventuel returårsag i brevlevering.
- e-Boks: Ved fejl skal du kontrollere lejerens navn, adresse, e-mail, mobilnummer og eventuelt CPR- eller CVR-nummer. Sendt betyder indsendt til e-Boks, ikke læst.
Ret forkerte kontaktoplysninger i lejerens stamdata før en ny afsendelse. Hvis oplysningerne er korrekte, og du ikke kan finde årsagen, kontakt support med titel, kanal, tidspunkt og eventuelt Eksternt ID.
Gensend en meddelelse
Gensend meddelelse starter straks en ny afsendelse med samme indhold, kanal og bilag. Den oprindelige bliver i historikken. En ny afsendelse kan koste ekstra. Gensendelse gælder alle lejere på meddelelsen, også dem, der allerede fik den; den sender ikke kun til blokerede adresser.
- E-mail og SMS bruger lejernes aktuelle kontaktoplysninger. Ret forkerte oplysninger før gensendelse.
- Brev bruger den oprindelige postadresse. Retter du adressen på lejeren, ændres adressen ikke i gensendelsen. Opret en ny meddelelse for at sende til en anden adresse.
- Hvis meddelelsen ikke var afsendt, standses den senere afsendelse, når du gensender.
Åbn den enkelte meddelelse, vælg Handling → Gensend meddelelse, når modtagere og konsekvenser er kontrolleret. Den nye meddelelse åbnes, så du kan følge status.
Annullér en planlagt afsendelse
Du kan annullere en meddelelse, før den er afsendt. Afsendte meddelelser kan ikke trækkes tilbage. Åbn meddelelsen eller udsendelsesgruppen, vælg Handling → Annuller afsendelse. På en gruppe annulleres kun meddelelser, der endnu ikke er sendt.
Hent en kopi
Åbn den enkelte meddelelse, og vælg Download under Indhold. Vælg Download meddelelse for PDF eller Download med bilag for ZIP, hvis der er bilag. Uden bilag henter Download PDF'en direkte. ZIP-filen indeholder meddelelsens PDF og bilagene i mappen Bilag. Kopien viser registrerede oplysninger og indhold, men beviser ikke, at modtageren har læst meddelelsen.
Senest opdateret
