Underskriftsforløb

Brug et underskriftsforløb til at få lejere til at underskrive eksisterende PDF-dokumenter. Du kan også vælge en underskriver på virksomhedens vegne og vedlægge bilag. Vælg digital underskrift eller indhent underskrifter uden for Boligflow, og upload derefter de underskrevne dokumenter.

Opret et underskriftsforløbKopiér link

Hav PDF-dokumenterne klar. Kontrollér lejernes e-mailadresser, hvis du vælger digital underskrift.

1. Åbn lejeforholdet, og vælg Opret underskriftsforløb.
2. Under Indhold vælger du op til 10 PDF-hoveddokumenter og eventuelt op til 10 PDF-bilag under Upload filer som skal vedlægges.
3. Vælg virksomhedens underskriver under Hvem underskriver på virksomhedens vegne?. Vælg Virksomheden skal ikke underskrive, hvis kun lejerne skal skrive under.
4. Vælg mindst én lejer under Hvem underskriver på lejers vegne?.
5. Kontrollér Dokumenter til underskrift, og vælg Til næste flow.
6. Vælg en tilgængelig Underskriftsmetode, og følg den relevante fremgangsmåde nedenfor.

Start digital underskriftKopiér link

Vælg Digital underskrift for at bruge Idura.

1. Vælg, hvem der skal modtage invitationen på virksomhedens vegne, hvis virksomheden skal underskrive. Andre virksomhedsbrugere kan også underskrive dokumenterne.
2. Angiv lejerens frist under Hvornår skal underskriftsforløbet udløbe (antal dage)?. Virksomheden har 90 dage til at underskrive.
3. Vælg, om Boligflow skal validere CPR/CVR-nummer. Et registreret nummer kræves; valget gælder ikke lejere registreret som ikke danske statsborgere.
4. Vælg, om skærmunderskrift skal være tilladt for underskrivere uden MitID.
5. Tilpas E-mail emne og Meddelelse til lejere.

OBS: Når du vælger Til næste flow, starter underskriftsforløbet og invitationer sendes til de valgte lejere. Kontrollér derfor dokumenter, underskrivere og mailtekst først.

Lejerne underskriver først. Når alle har underskrevet, inviteres virksomhedens valgte underskrivere. Boligflow sender e-mailpåmindelser, mens underskriveren og forløbet har status Startet.

Brug Addo SignKopiér link

Hvis Digital underskrift via Addo Sign er tilgængelig, kan du vælge den.

1. Angiv fristen. Den gælder både lejere og virksomhed.
2. Vælg, om registrerede CPR-oplysninger skal kontrolleres. Følg oplysningerne om CPR/CVR-match ved hver lejer; kontrollen afhænger af metode og registrerede oplysninger.
3. Hvis virksomheden skal underskrive, vælg dens underskrivere og underskriftsmetode.
4. Vælg Underskriftsmetode for lejer for hver lejer. MitID Erhverv kræver CVR-nummer. Lejerens E-mail hentes fra lejeroplysningerne og kan ikke ændres her.
5. Tilpas E-mail emne og Meddelelse til lejere, kontrollér valgene, og vælg Til næste flow.

Også med Addo Sign underskriver lejerne før virksomheden.

Følg digital underskriftKopiér link

Åbn forløbet under Kommunikation → Underskriftsforløb. Du kan søge og filtrere efter Type, Status, Udløber og Ejendom. Oversigten kræver Underskrifter (læsning).

Under Afventer underskrift kan du se dokumenter og status for hver underskriver samt forløbets samlede status:

For Digital underskrift åbner Se hændelser historikken for en underskriver. Åbn link og Kopier link vises, når personen er Startet, og et link er tilgængeligt. For Addo Sign åbner Se detaljer transaktionsdetaljerne; Kopier link kan også vises.

Vælg Genindlæs underskriftsforløb fra Idura eller Genindlæs underskriftsforløb fra AddoSign for at hente status igen. Det gensender ikke invitationen.

Genaktivér et udløbet forløbKopiér link

Når fristen for lejeren er passeret ved Digital underskrift, kan lejeren ikke længere bruge det eksisterende link. Vælg Genaktiver, hvis knappen vises.

• Ved Digital underskrift genaktiveres hele forløbet, også hvis knappen står ved én person. Lejernes frist bliver dagens slutning fem dage frem, dog senest Iduras udløbsdato. Hvis forløbet ikke længere er åbent hos Idura, kan det ikke genaktiveres; annullér og start et nyt.
• Ved Addo Sign genaktiveres kun den valgte underskrivers transaktion.

Når alle underskrivere er færdige, afslutter Boligflow det digitale forløb automatisk og sender dokumenterne til de valgte lejere på e-mail. Dokumenterne findes under lejeforholdets Dokumenter.

Registrér fysisk underskriftKopiér link

Vælg Fysisk underskrift, når dokumenterne underskrives uden for Boligflow.

1. Angiv eventuelt en frist under Vil du sætte en deadline på underskriftsforløbet?.
2. Vælg Til næste flow.
3. Hent dokumenterne med Download … som zip.
4. Indhent underskrifterne uden for Boligflow.
5. Upload de underskrevne hoveddokumenter under Upload underskrevet dokumenter. Bilag skal ikke uploades igen.
6. Vælg, om Skal Boligflow sende underskrevne dokumenter til lejere? skal være slået til (standard).
7. Vælg Færdiggør.

Dokumenterne gemmes under lejeforholdets Dokumenter og sendes kun til lejerne, hvis du lader kvitteringsvalget være slået til.

Annullér et aktivt forløbKopiér link

OBS: Hvis du går tilbage fra Afventer underskrift, annullerer Boligflow det eksisterende forløb. Hvis du starter igen, bliver det et nyt forløb.

1. Åbn forløbet, og vælg Til forrige flow.
2. Læs bekræftelsen, og vælg Gå tilbage for at annullere.

Tilpas standardfristenKopiér link

Standard udløbsdato for lejere under Digital underskrift i systemindstillingen foreslås i nye digitale forløb. Du kan ændre fristen i det enkelte forløb, før du starter underskriften. Se Fælles systemindstillinger. Hvis flere virksomheder bruger samme profil, påvirker ændringen deres foreslåede frist.