Dokumenter og filer
Upload, find, hent, omdøb, flyt og slet dokumenter på virksomhed, ejendom, lejemål eller lejeforhold.
Gem dokumenter på den virksomhed eller post, de vedrører. Åbn den relevante side, og vælg Dokumenter.
På et lejeforhold finder du kun de dokumenter, der er knyttet til aftalen. Dokumenter på lejemålet eller ejendommen ligger i deres egne arkiver.
Upload dokumenter
En fil må højst fylde 100 MB. Du kan bl.a. uploade PDF, Word- og Excel-filer, e-mailfiler, billeder, tekstfiler, CSV, ZIP og MP3.
- Åbn Dokumenter, og vælg en mappe, hvis filen skal ligge dér.
- Vælg Upload dokument, og vælg filerne, eller træk dem ind i uploadfeltet.
Upload starter straks. Hvis upload ikke er tilgængelig i Overblik, kræver virksomhedens dokumentopsætning muligvis, at du vælger en mappe.
Find et dokument
Overblik viser mapper og dokumenter uden for mapper. Åbn en mappe for at se indholdet, eller vælg Alle filer for at se dokumenterne på den aktuelle side på tværs af mapper. Mappestien står under dokumentnavnet.
Søg i Søg i dokumenter på dokumentnavn, mappenavn, mappebeskrivelse eller tags. Søgningen omfatter alle mapper på den aktuelle side, men ikke filernes indhold. Vælg Navn eller Dato for at sortere; Dato er tidspunktet, hvor filen blev oprettet i Boligflow.
Åbn eller download
Vælg dokumentets række for at åbne filen i en ny fane. For en enkelt fil skal du åbne dens menu med tre prikker og vælge Hent dokument.
Du kan hente flere filer som ZIP:
- Download alle henter alle dokumenter på den aktuelle side, også dem i mapper.
- Download mappe henter dokumenter i mappen og dens undermapper.
- Download søgeresultat henter dokumenter, der matcher søgningen.
ZIP-filen bevarer mappestierne.
For at hente udvalgte dokumenter skal du åbne menuen ved et dokument, vælge Vælg flere, markere de øvrige rækker og vælge Download i værktøjslinjen.
Omdøb et dokument
Hvis den samme fil er knyttet flere steder, ændres navnet alle steder.
- Åbn dokumentets menu med tre prikker, og vælg Omdøb dokument.
- Skriv navnet i Indtast navn på fil, og vælg Gem fil.
Uden filendelse beholder Boligflow den oprindelige. Hvis du ændrer filendelsen, bliver du bedt om at bekræfte. En ny filendelse ændrer ikke filens format og kan gøre den vanskelig at åbne.
Flyt dokumenter til en mappe
Opret først mappen, hvis den mangler, som beskrevet nedenfor.
- Åbn dokumentets menu, og vælg Flyt til mappe.
- Vælg mappen, og vælg Flyt filen.
For flere markerede filer vælger du Flyt i værktøjslinjen og bekræfter med Flyt filerne. Flytningen ændrer kun placeringen i dokumentoversigten på den aktuelle side. Hvis virksomhedens opsætning tillader filer uden for mapper, kan du vælge Overblik som placering.
Opret, omdøb eller slet mapper
Virksomhedens dokumentopsætning skal tillade egne mapper. Du kan oprette op til tre niveauer.
- Vælg Overblik, eller åbn en mappe, hvis du vil oprette en undermappe.
- Vælg Opret mappe, indtast Mappenavn, og vælg Opret mappe.
For at omdøbe en mappe åbner du dens menu med tre prikker, vælger Omdøb mappe, retter Mappenavn og bekræfter med Omdøb mappe.
Du kan slette en tom mappe via Slet mappe i samme menu. Bekræft med Slet mappe. Mappen og dens undermapper må ikke indeholde dokumenter eller igangværende uploads. Tomme undermapper fjernes samtidig.
Systemmapper vises med et låseikon og kan ikke omdøbes eller slettes her. Den fælles mappestruktur og reglerne for egne mapper sættes op i koncernen under Standardmapper.
Slet dokumenter
OBS: Sletning er permanent. Hvis samme fil er knyttet flere steder, fjernes den også dér.
- Åbn dokumentets menu, vælg Slet dokument, og bekræft.
For flere markerede filer vælger du Slet i værktøjslinjen og bekræfter med Slet dokumenter. Nogle filer kan ikke slettes på grund af særlige regler. I et udvalg kan nogle filer derfor blive slettet, selv om andre ikke kan; Boligflow viser antallet, der blev slettet.
Relateret vejledning
Senest opdateret
