Standardmapper
Opret fælles standardmapper, og vælg, om brugere kan oprette egne mapper eller gemme dokumenter uden for mapper.
Standardmapper opretter en fælles mappestruktur i dokumentarkiver for virksomheder, ejendomme, lejemål og lejeforhold. Mapperne bliver tilgængelige, men eksisterende dokumenter flyttes ikke automatisk. Du skal have rollen Ejer, Administrator eller Vicevært i koncernen for at gemme ændringer; Læseadgang kan se opsætningen.
Find dokumentopsætningen
- Åbn koncernen.
- Gå til Opsætning → Systemindstillinger, åbn den relevante indstilling, og find Mapper & dokumenter.
Før du ændrer indstillingen, kontrollér Virksomheder nederst i afsnittet. Ændringen gælder alle virksomheder, der bruger systemindstillingen. Hvis nogle skal have en anden struktur, kan du oprette en særskilt systemindstilling og tildele den til virksomhederne.
Opret mapper eller undermapper
- Vælg Rediger i Mapper & dokumenter.
- Vælg Opret mappe i den ønskede gruppe: Standardmapper på virksomheder, Standardmapper på ejendomme, Standardmapper på lejemål eller Standardmapper på lejeforhold.
- Udfyld Mappenavn og eventuelt Beskrivelse.
- Vælg Opret mappe i dialogen, og derefter Gem indstillinger.
Mappen bliver tilgængelig i arkiver af den valgte type hos alle virksomheder, der bruger indstillingen. De fire typer opsættes hver for sig.
For en undermappe skal du åbne menuen med tre prikker ved standardmappen, vælge Opret undermappe, udfylde Mappenavn og eventuelt Beskrivelse, og vælge Opret mappe. Afslut med Gem indstillinger. Du kan oprette op til tre niveauer.
Ændringerne gemmes først, når du vælger Gem indstillinger. Annuller forkaster ugemte ændringer.
Omdøb eller fjern en standardmappe
Omdøbning ændrer placeringen af standardundermapper, men eksisterende dokumenter bliver på deres hidtidige placering. Flyt dokumenterne særskilt, hvis de skal følge strukturen.
- Vælg Rediger i Mapper & dokumenter, og åbn mappens menu med tre prikker.
- Vælg Omdøb mappe, ret Mappenavn og eventuelt Beskrivelse, og vælg Gem mappe.
- Vælg Gem indstillinger.
For at fjerne en mappe vælger du Slet mappe i samme menu og derefter Gem indstillinger. Dens standardundermapper fjernes også fra opsætningen. Dokumenter slettes ikke og kan fortsat ligge i mapper på deres tidligere placering. Indtil du gemmer, kan du fortryde ved at vælge Annuller.
Vælg regler for dokumentarkivet
Vælg Rediger i Mapper & dokumenter, tilpas reglerne, og vælg Gem indstillinger.
- Tillad brugeroprettede mapper giver brugerne mulighed for at oprette egne mapper. Hvis du slår indstillingen fra, bevares eksisterende mapper og dokumenter, men nye egne mapper kan ikke oprettes.
- Tillad dokumenter i rodmappen giver mulighed for at uploade dokumenter til Overblik uden en mappe. Slår du indstillingen fra, gælder det kun dokumenttyper, der har mindst én standardmappe. Eksisterende dokumenter uden for mapper bliver liggende.
Se Dokumenter og filer for at arbejde i arkivet.
Senest opdateret
