ista

Med ista-forbindelsen sender Boligflow oplysninger om ejendommen, lejemål og lejere til ista ADE og henter færdige forbrugsopgørelser tilbage. Kontakt Boligflows support om adgang og opsætning, hvis forbindelsen mangler.

Forbered forbindelsenKopiér link

Du skal have adgang til ista ADE. Login til istaonline.dk kan ikke bruges som ADE-login. Kontakt ista, hvis du mangler ADE-adgang.

Hav følgende oplysninger klar til opsætningen:

• ADE-brugernavn og kodeord. ADE-brugernavnet er numerisk.
• Virksomhedens løbenummer i Boligflow. Det skal være unikt blandt virksomheder, der bruger samme ista-konto.
• Ejendommens anlægsnummer hos ista. Du finder nummeret på regninger eller forbrugsoversigter fra ista.
• De forbrugsgrupper, der skal forbindes, og den dato, hvorfra lejeforhold og tomgang skal omfattes af forbindelsen.

Virksomhedens ista-app og ejendommens forbindelse er to forskellige dele af opsætningen. Appen skal være aktiveret på virksomheden, og ejendommens relevante forbrugsgrupper skal være knyttet til en forbindelse. En forbrugsgruppe kan kun have én forbindelse.

Opret først de relevante forbrugsgrupper, og kontrollér deres lejemål og lejeforhold. Aftal derefter opsætningen med Boligflows support. Læs det fælles overblik under Forbrugsforbindelser.

Kontrollér ejendommens forbindelseKopiér link

1. Åbn ejendommen og vælg Forbrug.
2. Find den relevante forbrugsgruppe. Kolonnen Integration viser dens forbindelse.
3. Åbn gruppen og se panelet Fordelingsselskab.

Panelet viser Status og, når forbindelsen er etableret, Forbundet d. Du kan også se andre forbrugsgrupper på samme forbindelse samt ADE-nøgle for ejendommen og ista ejendomsnummer. ADE-nøglen og istas anlægsnummer er forskellige identifikationer.

Tilkoblet betyder ikke, at et forbrugsregnskab er færdigbehandlet. Regnskabets status følges særskilt under integrationen.

Se, hvilke data der udvekslesKopiér link

Boligflow sender oplysninger for de lejemål og lejeforhold, der omfattes af forbindelsen:

• Ejendommens navn, adresse og identifikation hos Boligflow og ista.
• Lejemålenes adresser, løbenumre og aktiverings- og deaktiveringsdatoer.
• Lejeforholdenes start- og slutdatoer, løbenumre, lejernavne, kontaktoplysninger og momsoplysninger samt relevante tomgangsperioder.
• Ved indberetning: udgifter, aconto, areal og antal rum som fordelingsværdier samt kontaktperson, særlige instruktioner og besked til lejerne.

Hvis forbruget i alle tilkoblede forbrugsgrupper er inkluderet i huslejen, sendes virksomhedens navn i stedet for lejernavnet, og lejerens e-mail og telefonnummer udelades.

ista sender identifikationer til koblingen, forbrugsperioder og færdige regnskabsbeløb tilbage. Boligflow henter også de PDF-opgørelser og ejendomsbilag, som ista stiller til rådighed. Resultater indlæses kun på lejeforhold og tomgangsperioder, der kan matches med forbindelsens data. Forbindelsen bruges til regnskabsudveksling; den viser ikke løbende måleraflæsninger.

Indberet eller hent et forbrugsregnskabKopiér link

Forbindelsen skal være Tilkoblet, og virksomhedens ista-app skal være aktiv. Acontobalancer skal være godkendt, og udgifterne skal være udfyldt. Det gælder også, hvis du kun vil hente opgørelser. Kontrollér desuden regnskabets periode. Se også Forbrugsperioder.

Når du starter en ny indberetning eller indlæsning, nulstiller Boligflow de indlæste regnskabsbeløb for lejeforhold og tomgangsperioder og fjerner deres filkoblinger. Regnskabets øvrige filkoblinger fjernes også, bortset fra filer af typen Anden på selve regnskabet. Det gælder også, når du kun henter opgørelser. Start derfor kun forløbet, når du vil erstatte de tidligere indlæste oplysninger.

1. Åbn regnskabsforløbet, og vælg Gå til integration under Send til fordelingsselskab.

2. Vælg Indberetningstype for den relevante forbrugsgruppe:

   • Hent eller send indberetning: Boligflow kontrollerer regnskabets status hos ista. Hvis perioden er klar til indberetning, sendes oplysningerne. Ellers følger Boligflow det eksisterende regnskabsforløb.
   • Send ny indberetning: Send nye oplysninger om aconto og udgifter til ista.
   • Hent kun opgørelser: Hent regnskabet uden at sende en indberetning.

3. Ved indberetning skal du vælge Kontaktperson og eventuelt udfylde Særlige instruktioner til fordelingsselskabet og Besked til lejere vedrørende forbrugsregnskab. Ved Hent kun opgørelser er felterne låst. Særlige instruktioner udløser manuel gennemgang hos fordelingsselskabet og forlænger behandlingstiden. Beskeden til lejerne bliver trykt på deres forbrugsopgørelser.

4. Klik på Send indberetning, Send ny indberetning eller Start indlæsning af forbrugsregnskab, afhængigt af dit valg.

Boligflow følger herefter forløbet hos ista og henter resultatet, når ista har gjort regnskabet og dokumenterne klar. Når forløbet er færdigbehandlet, kan du fortsætte med regnskabet i Boligflow.

Følg status og behandlingstidKopiér link

På integrationssiden kan du se regnskabets status og tidspunkter for blandt andet afsendelse, seneste kontrol og færdigbehandling.

Når ista har færdigbehandlet regnskabet, indlæser Boligflow opgørelserne. Hvis du vælger Manuel indlæsning, starter du det valgte forløb igen. Det nulstiller tidligere indlæste beløb og filkoblinger som beskrevet ovenfor, og kan sende indberetningen igen, hvis den endnu ikke er sendt.

Vent mindst fem minutter fra forløbets start eller seneste manuelle indlæsning, før du bruger Manuel indlæsning igen. Regnskabsversionen skal kunne redigeres.

Vælg Åbn op for ny indberetning, og bekræft valget, hvis du vil kunne ændre oplysningerne og starte et nyt forløb i Boligflow. Handlingen annullerer ikke en tidligere indberetning hos ista. Afklar derfor med ista, hvordan en allerede igangværende indberetning skal håndteres, før du sender nye oplysninger.

Genopret eller afbryd forbindelsenKopiér link

Kontakt Boligflows support, hvis ADE-adgangen eller ejendomskoblingen skal ændres, forbindelsen skal genoprettes, eller en forbrugsgruppe skal afkobles. Oplys virksomhed, ejendom, berørte forbrugsgrupper og anlægsnummer hos ista.

Afkobling af en ejendom og fjernelse af virksomhedens ista-app er forskellige handlinger. En afbrydelse i Boligflow opsiger ikke din aftale med ista og sletter ikke i sig selv ejendommen eller lejerne hos ista. Aftal med ista, hvordan igangværende regnskaber og fremtidig dataudveksling skal håndteres.