Opret gentagne opgaver

Brug gentagne opgaver til arbejde, der vender tilbage, fx kontrol af fællesarealer hver anden uge. Boligflow opretter de enkelte opgaver automatisk. Brug en almindelig opgave til arbejde, der kun skal udføres én gang.

Du skal have Opgaver (læsning) og Opgaver (skrivning) i virksomheden for at se og oprette gentagelser.

Opret en gentagelseKopiér link

1. Gå til Opgaver → Mere → Gentagende opgaver.
2. Vælg Opret gentagende opgave i vinduet Gentagelser.
3. Udfyld Titel og Beskrivelse, vælg Virksomhed og Ansvarlig, og vælg den ønskede Status og Prioritet for de opgaver, der oprettes.

Den ansvarlige bliver sat på nye opgaver. Hvis du skifter virksomhed, skal du vælge en ansvarlig igen, hvis den tidligere person ikke findes dér. Lader du feltet stå tomt, bliver du ansvarlig for den første opgave. Vælg en ansvarlig i gentagelsen, hvis de kommende opgaver skal have samme person.

Den valgte Status bruges på de opgaver, der oprettes. At sætte gentagelsen til Afsluttet eller Annulleret stopper ikke oprettelsen.

Vælg interval og første fristKopiér link

1. Vælg Første forekomst. Datoen skal være i dag eller senere og bliver fristen på den første opgave.
2. Vælg et antal og Dag, Uge, Måned eller År for intervallet. Vælg fx 2 og Uge for hver anden uge.
3. Tilføj eventuelt dokumenter, Tilknyttet og Tags. Under Tilknyttet kan du vælge en ejendom, et lejemål eller et lejeforhold.
4. Vælg Opret gentagende opgave.

Ved en månedlig gentagelse bruger Boligflow månedens sidste dag, hvis den valgte dag ikke findes. En gentagelse fra 31. januar får fx frist den sidste dag i februar og derefter 31. marts. En årlig gentagelse fra 29. februar bruger 28. februar i år uden skuddag.

Du kan også starte fra Opret opgave, vælge Vis flere felter og sætte Gentagelse til Ja. Underopgaver kan ikke gentages.

Se kommende fristerKopiér link

Boligflow opretter den første opgave med det samme og åbner den, også når Første forekomst ligger i fremtiden. Hver oprettet opgave har sin egen frist og kan afsluttes selvstændigt.

Efter den seneste opgaves frist passerer, oprettes næste opgave løbende automatisk med næste planlagte dato som frist. Det afhænger ikke af, om du har afsluttet den forrige opgave. Fremtidige opgaver oprettes ikke alle på én gang.

Vælg gentagelsens titel ved Gentagende opgave på en oprettet opgave for at se Oprettede opgaver, interval og Næste forekomst.

Rediger kommende opgaverKopiér link

Ændringer i gentagelsen bruges ved næste oprettelse. De ændrer ikke opgaver, der allerede er oprettet. Redigering af en enkelt opgave ændrer heller ikke gentagelsen.

1. Gå til Opgaver → Mere → Gentagende opgaver, og åbn gentagelsen.
2. Vælg Rediger opsætning.
3. Ret fx Ansvarlig, Næste forekomst, Gentag hver, Status, Prioritet, Tilknyttet eller Tags.
4. Vælg Gem ændringer.

Næste forekomst er den kommende frist. Hvis du kun ændrer intervallet, bevares datoen. Ændr også Næste forekomst, hvis fristen skal flyttes; den skal være i dag eller senere.

Vælg blyanten ved titlen, skriv det nye navn, og tryk Enter. Du kan ændre beskrivelsen med Rediger beskrivelse og derefter Gem ændringer.

Slet gentagelsenKopiér link

OBS: Sletning stopper fremtidige opgaver fra gentagelsen. Allerede oprettede opgaver med frist efter i dag slettes. Opgaver med frist i dag eller tidligere bevares som almindelige opgaver.

1. Åbn gentagelsen fra Opgaver → Mere → Gentagende opgaver.
2. Vælg Mere → Slet gentagelse.
3. Kontrollér bekræftelsen, og vælg Slet gentagelse. Vælg Fortryd for at beholde gentagelsen.

Hvis nogle oplysninger ikke blev gemtKopiér link

Hvis Boligflow viser Opgaven blev oprettet, men nogle udvidede oplysninger kunne ikke gemmes, er opgaven allerede oprettet. Kontrollér opgaven og gentagelsen, før du prøver igen, så du undgår en dublet. Tilføj eventuelle manglende oplysninger på den eksisterende opgave eller gentagelse.