Send bilag via e-fakturering
Aktivér e-fakturering på en lejer, send fakturaer og kreditnotaer, og følg afsendelsernes status.
Med E-fakturering sender du bogførte fakturaer og kreditnotaer til lejerens økonomisystem via Sproom. Følg leveringen i appens historik.
Dit selskab skal først være tilkoblet e-fakturering, og tilmeldingen skal være godkendt.
Aktivér e-fakturering på lejeren
E-fakturering kræver et dansk CVR-nummer og aktivering på lejeren. Hvis lejeforholdet har flere lejere, bruger integrationen den aktuelle lejer med laveste Sortering. Kontrollér derfor også lejerens tilknytning til lejeforholdet.
- Gå til Lejere, og åbn den lejer, der skal modtage bilagene.
- Vælg Overblik.
- Klik på Rediger ved Stamdata.
- Kontrollér, at Dansk CVR-nummer er slået til for en virksomhedslejer. For en lejer med typen Privatperson hedder indstillingen Dansk CPR-nummer og skal også være slået til.
- Udfyld CVR-nr./reg.nr. For en privatperson findes feltet under Fakturering, hvor du kan angive CVR-nummeret på en virksomhed eller kommune, der betaler lejen.
- Slå Aktiver elektronisk fakturering til under Fakturering.
- Udfyld EAN-nummer, hvis modtageren skal modtage bilag på et EAN-nummer.
- Klik på Gem ændringer.
Et udfyldt EAN-nummer bruges som modtageradresse frem for CVR-nummeret. EAN-nummeret aktiverer ikke e-fakturering alene; CVR-nummeret og aktiveringen er stadig nødvendige.
Attention på lejerens stamdata sendes med som kontaktperson. Hvis feltet er tomt, bruges lejerens navn.
Tilføj en reference
Hvis modtageren kræver en ordre- eller anden reference, kan du angive den på lejeforholdet:
- Åbn lejeforholdet, og vælg Opkrævning.
- Klik på Rediger opsætning ved Opkrævningsopsætning.
- Udfyld Øvrig reference.
- Klik på Gem.
Referencen sendes med i elektroniske fakturaer og kreditnotaer.
Send en faktura eller kreditnota
Bilaget skal være bogført, og e-fakturering skal være tilgængelig for lejeforholdet. Handlingen vises ikke på et bilag, der allerede er modposteret.
- Åbn fakturaen eller kreditnotaen i Boligflow.
- Vælg Send via elektronisk fakturering i bilagets menu.
- Bekræft afsendelsen med Send via elektronisk fakturering.
- Kontrollér afsendelsen under Elektronisk fakturering på bilaget.
Boligflow sender bilaget som et elektronisk OIOUBL-dokument sammen med fakturaens PDF og de bilag, der er gemt til levering med fakturaen. Følg leveringsstatus under Elektronisk fakturering.
Automatiske opkrævninger
Når selskabet og lejeren opfylder betingelserne for e-fakturering, sender Boligflow de automatiske opkrævninger elektronisk. Det erstatter den almindelige udsendelse af opkrævningsmeddelelsen for disse opkrævninger.
E-fakturering er en leveringsform. Afsendelsen registrerer ikke en betaling og ændrer ikke bilagets beløb eller bogføring. Lejeforholdets betalingsmetode ændres heller ikke.
Følg afsendelserne
Åbn appen E-fakturering, og vælg Historik. Her kan du filtrere afsendelser efter Type, Status og Periode. Periode afgrænser afsendelsesdatoen. Typefilteret indeholder Faktura, Kreditnota og Påkrav.
Klik på en transaktion for at åbne bilaget. Du kan også vælge Download OIOUBL fil i afsendelsens menu, hvis du skal bruge det elektroniske dokument.
| Status | Betydning |
|---|---|
| Sendt | Afsendelsen er oprettet eller startet. Status bekræfter ikke, at modtageren har modtaget bilaget. |
| Modtaget | Bilaget er modtaget, overførslen er gennemført, eller bilaget afventer godkendelse. |
| Godkendt | Modtageren har godkendt bilaget. |
| Afvist | Modtageren har afvist bilaget. |
| Fejlet | Afsendelsen kunne ikke gennemføres. |
| Annulleret eller Slettet | Sproom har meldt denne status for afsendelsen. |
Status viser leveringen, ikke betaling eller bogføring hos modtageren. På bilaget kan du se status og tidspunkt for hver afsendelse. Ved fejl eller afvisning får du også en besked i Assistenten med link til transaktionen.
Hvis bilaget viser Ikke tilgængeligt for dette lejeforhold, skal du kontrollere selskabets tilkobling og den aktuelle modtagers CVR-nummer, danske registrering og aktivering. Kontrollér Sortering, hvis lejeforholdet har flere lejere. Hvis et EAN-nummer er udfyldt, skal det være modtagerens korrekte EAN-nummer.
Slå e-fakturering fra for en lejer
- Åbn lejeren under Lejere, og vælg Overblik.
- Klik på Rediger ved Stamdata.
- Slå Aktiver elektronisk fakturering fra under Fakturering.
- Klik på Gem ændringer.
Lejeren bruges derefter ikke til nye elektroniske afsendelser. Ændringen trækker ikke tidligere afsendelser tilbage. Selskabets forbindelse til Sproom fortsætter; se tilkobling af e-fakturering, hvis du vil afbryde forbindelsen for selskabet.
Senest opdateret
