Gå til hovedindhold
Øvrige kernefunktioner

Forbrugsregnskab

I denne artikel vil du få viden om hvordan du sørger for at opsætningen på dit selskab i Boligflow er korrekt, så du er godt klædt på til at lave forbrugsregnskab.

Hvorfor lave forbrugsregnskab i Boligflow?

Boligflow holder styr på alle acontoindbetalingerne, du indtaster det reelle forbrug, og Boligflow laver en udregning på hvem der skal have penge tilbage og hvem der skal efterbetale. Alt dette gøres i ét samlet flow, hvor du undervejs kan se eksempler på den opgørelse der sendes til lejeren mm.

Opsætning - Før jeg går i gang

Inden du går i gang med et forbrugsregnskab, skal du sikre at al data er oprettet i Boligflow. Alle fraflyttede lejere fra forrige forbrugsperiode skal oprettes som et historisk lejeforhold. Hvis der er fælleslejemål på ejendommen, skal disse også oprettes. Sørg for at de korrekte lejemål og fælleslejemål er tilkoblet deres respektive forbrugsgrupper på ejendommen.

Tip: Historiske lejeforhold bliver som regel oprettet under onboardingforløbet, men ellers kan du læse hvordan du selv opretter disse i vores artikel: Historisk lejekontrakt.

Hvis du mangler at få oprettet nogle fælleslejemål, kan du læse hvordan du gør her.

  1. Gå til Ejendomme i venstremenuen

  2. Klik på den pågældende ejendom.

  3. Klik på fanebladet Forbrug.

  4. Her kan du se hvilke forbrugsgrupper der er tilkoblet på ejendommen, samt om der er forbundet til én af vores integrationer.

Eksempel: Herunder ses en ejendom hvor der laves både vand og varmeregnskab gennem Ista. Vandregskabet kører kalenderåret (Januar) og Varmeregnskabet kører skævt (September).

  1. Hvis du klikker på én af forbrugsgrupperne, kan du se hvilke lejemål de er forbundet.

Eksempel: På denne ejendom er alle lejemålene med i vandregnskabet. Der kan sagtens være situationer hvor nogle af lejemålene ikke deltager i vandregnskabet, fx med øvrige lejemål såsøm parkeringspladser, garager osv.

OBS: Lejemålet SKAL deltage, altså markeres med ja, selv hvis de ikke betaler aconto, men fx har forbruget inkluderet i lejen. Dette bliver forklaret nærmere længere nede i artiklen.

Forbrug inkluderet i lejen

Hvis en lejer har forbruget inkluderet i lejen, og derved ikke betaler aconto, samt ikke skal afregnes for forbruget, så skal dette opsættes på lejemålet.

Først og fremmest skal du sikre dig at lejeforholdet er tilkoblet forbrugstypen. Dette kan du læse hvordan du gør længere oppe i denne artikel under Hvor ser jeg opsætningen på ejendommen?

Herefter skal du rette opsætningen på lejeforholdet:

  1. Gå til Lejemål i venstremenuen.

  2. Klik på det pågældende lejemål.

  3. Klik på den aktuelle lejer, som du ønsker at ændre det på

  4. Klik på fanebladet Opkrævning.

  5. I boksen der hedder Forbrugsopsætning, her kan du vælger hvilke forbrugsgrupper som er inkluderet

    1. Tryk på Rediger Opsætning

    2. Tryk Ja til at forbrugsgruppen er inkluderet i lejen

    3. Tryk Gem

Eksempel: På lejemålet herunder bliver lejeren opkrævet og afregnet for varme, men vand er inkluderet i lejen. Når det, som på billedet herunder, er sat til JA, vil lejeren deltage i vandregnskabet, men de får ingen vandopgørelse og afregnes ikke. Afregningen pålægges i stedet virksomheden.

Forbrugstyper

Boligflow har som standard 8 forbrugstyper oprettet i et selskab. Du finder disse forbrugstyper, samt en specificering af hvilke konti der bliver brugt til disse forbrugstyper, under Indstillinger og Forbrug.

For at kunne lave din egen forbrugstype, skal du først oprette alle konti der er nødvendige for en forbrugstype. Det vil sige en aconto konto, afholdt konto, afregningskonto og en udgiftskonto.

Dette kan du gøre på følgende måde:

  1. Gå til Økonomi i venstremenuen.

  2. Klik på fanen Kontoplan og vælg Opret konto øverst i højre hjørne.

    1. Bidragsfunktion skal være Normal bidragstype på alle konti undtagen selve aconto kontoen. Selve aconto kontoen skal have bidragsfunktionen Aconto bidragstype til forbrugstype.

OBS: Kontonummeret er et internt nummer i Boligflow og behøver ikke matche med kontoens nummer i dit regnskabsprogram. Dog kan det være en god ide, for dit overbliks skyld, at ligge numrene op af noget af samme type.


- Udgiftskonti placeres bedst mellem 1200-1299.
- Balance konti kan placeres fra 7500-7998

Eksempel på brugerdefinerede konti til forbrugstyper

  1. Når du har oprettet dine konti, kan du gå tilbage til Indstillinger øverst i højre hjørne af Boligflow (Ikon tandhjulet).

  2. Tryk på fanen Forbrug

  3. Under Forbrugstyper. Klik på + Opret forbrugstype.

  4. Giv din forbrugstype et Navn og skriv evt. en Kommentar.

  5. Vælg evt. hvilken System forbrugstype der skal bruges.
    I A10 lejekontrakten, skal du krydse af om udlejeren leverer varme og varmt vand, vand, el og/eller køling til lejemålet i §5.
    Som standard, indsætter Boligflow de aconto bidragstyper som er valgt ud for de 4 standard forbrugstyper, som vist på billedet herover.
    Ønsker du i stedet mulighed for at dine egne bidragstyper indsættes i A10 lejekontrakten, fx for at bogføre forbruget på særskilte konti, skal du vælge en System forbrugstype.
    Når du tilknytter din brugerdefinerede forbrugstype til et lejemål og opretter en A10 lejekontrakt på denne, vil din brugerdefinerede forbrugstype blive indsæt i stedet for Boligflows standard forbrugstype.

  6. Vælg dine forbrugskonti i dropdown listen ud for hver konto.

  7. Afslut ved at klikke på Opret forbrugstype

Formålet med at tilføje målertyper er at strukturere, kategorisere og automatisere håndteringen af forbrugsdata.


Ved at definere specifikke målertyper, eksempelvis el, vand, varme, gas eller fjernvarme, sikres det, at systemet kan identificere, hvilken type forbrug måleren registrerer, og hvordan dataene skal behandles.

Målertyperne danner dermed grundlag for en korrekt registrering og håndtering af forbrugsdata samt en mere automatiseret og ensartet administration.

Hvordan tilføjer jeg en måler type i Boligflow?

  1. Gå til det relevante lejemål.

  2. Vælg fanen Overblik.

  3. Find boksen Stamdata, og klik på Rediger.

  4. Under Kategorier kan du vælge og tilføje en målertype.


    I Boligflow findes der fem forskellige målertyper:

    1. Ukendt

      • Det er endnu ikke afklaret, om lejemålet er tilsluttet den pågældende forsyning, eller hvordan forbruget måles.

    2. Ingen tilslutning

      • Lejemålet har ingen tilslutning til den pågældende forsyning – hverken direkte eller via ejendommens fælles anlæg.

    3. Ingen måler

      • Lejemålet modtager forsyningen, men har ingen individuel måler. Forbruget kan eksempelvis blive målt fælles for ejendommen og efterfølgende fordelt efter en fordelingsnøgle.

    4. Hovedmåler

      • En hovedmåler, der typisk håndteres af forsyningsselskabet. Forbruget afregnes som udgangspunkt direkte med forsyningsselskabet.

    5. Bimåler

      • En intern måler, der håndteres af ejeren eller udlejeren. Forbruget afregnes typisk via et forbrugsregnskab, som kan udarbejdes af et fordelingsselskab.

  5. Klik på Gem, når du har valgt den ønskede målertype.

Integrationer

Boligflow har en integration til følgende fordelingsselskaber:

  • Ista

  • Techem

  • Palle Mørch

  • Wisehome

  • Brunata

Du kan læse hvordan du får opsat forbindelse til én af ovenstående integrationer i vores artikel her.

Bruger du et andet fordelingsselskab, eller laver du dit regnskab selv, kan du stadig sagtens oprette regnskabet i Boligflow.

Sådan laver du forbrugsregnskab i Boligflow

Som første skridt i oprettelsen af forbrugsregnskabet, skal du have indberettet udgifterne til fordelingsselskabet. Det drejer sig altså om regningen fra forsyningsselskabet, samt lejernes acontoindbetalinger.

Herefter kan du vende tilbage til dit regnskab, når du har modtaget opgørelsen fra dit fordelingsselskab.

  1. Gå til Ejendomme i venstremenuen.

  2. Klik på den ejendom hvor du ønsker at lave forbrugsregnskab.

  3. Hold musen henover Mere og vælg Opret forbrugsregnskab.

  4. Vælg forbrugsperioder og forbrugstyper.

    1. Tilvælg hvilke forbrugsgrupper du ønsker at lave forbrugsregnskab over,

    2. Kontrollér regnskabsåret(OBS: Hvis det er forkert, skal det rettes på ejendommen under Forbrug).

  1. Klik på Opret flow.

  1. Du får nu en side med en helt tom version. I højre side af skærmen har du tidslinjen/opgavelinjen som viser hvilke punkter du skal igennem for at færdiggøre din varsling og regulering.

  2. Første punkt er at Se og godkende aconto balancerne.

  1. Kontrollér at alle aconto balancerne er korrekte.

    1. Hvis en lejer har forbruget inkluderet eller er blevet straksafregnet i forbindelse med flytteopgørelse, så vises de IKKE i listen.

OBS: Hvis aconto balancerne er forkerte, skal de rettes INDEN du går videre. Kontakt support@boligflow.dk for at få disse rettet.

  1. Vælg Godkend balancer når du har gennemgået alle balancerne.

  2. Klik på Tilbage til forbrugsregnskab øverst i venstre hjørne.

  3. Hvis du ikke benytter én af Boligflows integrationer, kan du med fordel downloade beboerliste og bruge den til at indberette dem til dit fordelingsselskab.

  1. Næste skridt er nu Indtast Udgifter.

  2. Indtast udgifterne.

OBS: Husk at vælge den rigtige Type. Hvis du fx vælger Energimærke, skal du ikke vælge Brændselstype, mængde eller enhed.

  1. Vedhæft bilagget fra forsyningsselskabet.

  2. Klik til sidst på Gem udgifter.

  3. Klik på Tilbage til forbrugsregnskab øverst i venstre hjørne.

  4. Hvis du gør brug af Integrationer, kan du benytte punktet Send til fordelingsselskab. Ellers gå til sidste trin i denne guide.

  5. Klik på Gå til integration.

  6. Øverst i højre hjørne kan du se hvilket fordelingsselskab der er opsat integration til.

  7. Kontaktperson er som standard sat til samme person som den ansvarlige på opgaven.

Se hvordan du ændrer den ansvarlige på opgaven, giver den en deadline eller højere prioritet, længere nede i denne artikel.

  1. Udfyld evt. Særlige instruktioner til fordelingsselskabet eller Besked til lejere vedrørerne forbrugsregnskab.

  2. Vælg Nej i Vil du overskrive tidligere afsendte data, eftersom at dette er første gang du sender udgifterne til fordelingsselskabet.

  3. Klik til sidst på Send til fordelingsselskab.

  4. Gør det samme for alle forbrugsgrupper som skal sendes til et fordelingsselskab.

  5. Klik på Tilbage til forbrugsregnskab øverst i venstre hjørne.

  1. Nu kan du afvente at modtage regnskabet retur fra fordelingsselskabet, enten via integrationen i Boligflow, eller manuelt, hvis du har indberettet udenom Boligflow.

Flowet gemmer hvor langt du er kommet, og du kan bare gå ud af det. Når du er klar til at gå videre, finder du flowet under Ejendommen og Opgaver.

Det er nu muligt at vedhæfte udgiftsbilag fra forsyningsselskaber direkte i dit forbrugsregnskab.

Det giver et bedre overblik og gør det nemmere at samle al dokumentation ét sted.

  1. Gå til Ejendomme i venstremenuen.

  2. Klik på den ejendom hvor du er ved at lave forbrugsregnskab.

  3. Klik på fanen Forbrug

  4. Under Forbrugsregnskab, vælger du dit igangværende regnskab

  5. I boksen Mulige Handlinger, klik på Indtast Udgifter.

  6. Klik igen på Indtast Udgifter

  7. Udfyld oplysninger i forhold til udgiften og vedhæft bilag

    OBS: Du kan enten trække bilaget direkte ind i Boligflow eller klikke på “0 bilag”. Herefter får du mulighed for at vælge dokumentet fra din computer

  8. Tryk Gem Udgifter

Hvis du har benyttet en af vores integrationer, vil du få besked så snart regnskabet er indlæst fra fordelingsselskabet. Hvis der er sket fejl under indlæsningen, vil du også få besked. Du kan læse mere om hvordan du håndterer forskellige fejl her.

Du finder din åbne opgave ved at:

  1. Gå til Ejendomme i venstremenuen.

  2. Klik på den ejendom hvor du er i gang med et forbrugsregnskab.

  3. Klik på fanebladet Opgaver og herefter på den opgave der hedder Udarbejdelse af forbrugsregnskab…

OBS: Hvis du endnu ikke har startet et forbrugsregnskab op, skal du først læse forrige guide Hvordan indberetter jeg udgifterne til fordelingsselskabet?

  1. Hvis du har benyttet en af vores integrationer, kan du se at regnskabet er indlæst under handlingslisten i højre side under Afvent forbrugsopgørelser fra fordelingsselskabet.

  1. Under Indtast forbrug kan du se alle lejernes forbrug, samt eventuelle bilag.

  1. Hvis du ikke har benyttet en integration, er det her du kan indtaste forbruget manuelt, og vedhæfte filerne.

  1. Klik på Gem forbrug når du har gennemgået listen.

  2. Klik på Tilbage til forbrugsregnskab øverst i venstre hjørne.

  3. Næste trin er valgfrit. Du kan regulere lejernes aconto, hvis nogen fx har haft et meget højere forbrug end summen af deres indbetalte aconto.

  4. Klik på Gå til regulering af aconto.

  5. Du får nu en liste over alle lejerne, deres årlige forbrug og deres årlige aconto. Der noteres hvor mange terminer de betaler aconto over. Hvis de fx opkræves kvartalsvis, har de kun 4 terminer på et år.

  6. Du kan enten selv indtaste et nyt aconto pr. termin, eller du kan klikke på Udregn automatisk.

  7. Indtast fx at lejernes afvigelse i årlig aconto ikke må overstige 10% og vælg så Udregn reguleringer.

  1. På nedenstående eksempel kan du se at 3 lejere har haft et forbrug der oversteg deres årlige aconto med 10%. Derfor har Boligflow regnet ud hvor meget de skal stige til.

  1. Når du er færdig klikker du på Gem reguleringer.

  2. Klik på Tilbage til forbrugsregnskab øverst i venstre hjørne.

  3. Gå så videre til Tilpas finansbilaget for at sikre at dit forbrugsregnskab går i nul.

  4. På nedenstående eksempel kan du se at der er en difference i varmeregnskabet. Kig din fordelingsoversigt igennem for at finde differencen. Som regel er der tale om ekstra udgifter pålagt af fordelingsselskabet, fx varmehonorar, flyttegebyrer, webportal eller andet. Disse ekstra udgifter skal tastes under trin 2 - Indtast udgifter.

  1. Når du har indtastet udgifterne og går ind på Tilpas finansbilaget igen, kan du se at alt nu går i nul. Klik på Gem finanslinjer.

  2. Nu kan du se at dette trin er færdigt.

  1. Sidste trin er at Gennemføre og sende varslinger. Klik på Gå til oversigt.

  1. Start med at vælge om lejerne skal varsles(Denne er påtvunget hvis det er første version af forbrugsregnskabet du er ved at færdiggøre. Er der tale om en korrektion, kan du vælge at slå det fra på alle lejerne, eller blot så varsling fra på enkelte lejere).

  2. Vælg om du vil tilføje en kommentar til varslingerne.

  3. Nederst kan du se eksempel på mails til lejerne, samt danne et overblik over afregningsdatoerne.

    1. Enkeltopkrævning: Nuværende lejere, hvor forbrugsregnskabet fratrækkes eller pålægges deres månedlige huslejeopkrævning.

    2. Opkrævning: Fraflyttede lejere, som blot modtager en faktura eller en kreditnota på mail.

  4. Klik på Gennemfør og send varsling når du er klar.

OBS: Fra færdiggørelse til afsendelse går der 1 time.

Tip: Det er nu muligt at downloade en oversigt direkte fra forbrugsregnskabet.

Oversigten giver dig et samlet overblik over regnskabet. Først vises udgiften for eksempelvis varme, hvorefter du kan se, hvordan udgiften er fordelt på de enkelte lejeforhold.

Det kan hjælpe jer med at få et bedre overblik over forbrugsregnskabet for den enkelte ejendom.

Første side af oversigten - Virksomhedens udgifter

Anden side af oversigt - Fordeling af lejeforholdet

Forbrugsregnskab i flytteopgørelse

Når du opretter en flytteopgørelse i Boligflow, får du altid et overblik over den nuværende aconto balance hos lejeren, og herefter får du nogle forskellige valgmuligheder.

Tip: Du kan vælge at tilbageholde balancen til fremtidig forbrugsregnskab. Derudover kan du også tilbageholde yderligere aconto beløb.

Du kan også vælge at lave en straksafregning af forbrug, hvis du har en forbrugsopgørelse fra forsynings-/fordelingsselskabet.

  1. Opret en flytteopgørelse ud fra vores guide her.

  2. I trinnet Forbrug får du nogle forskellige muligheder.

  3. Vælg Ja til Vil du tilbageholde yderligere aconto.

  4. Indtast Hvor meget du ønsker at tilbageholde(Dette beløb vil fremgå af flytteopgørelsen der sendes til lejeren).

  5. Nederst ser du Totalbeløb, som tilbageholdes til fremtidigt forbrugsregnskab.

Se eksempel herunder

  1. Opret en flytteopgørelse ud fra vores guide her.

  2. I trinnet Forbrug får du nogle forskellige muligheder.

  3. Vælg Lav straksafregning.

  4. Kontroller forbrugsperioden.

  5. Indtast forbruget(beløb), oplyst af fordelingsselskabet.

  6. Vedhæft forbrugsopgørelsen(Denne bliver sendt til lejeren).

  7. Kontroller Resultat af forbrugsopgørelse, nederst.

Se eksempel herunder

OBS: Når du laver en straksafregning, vil lejeren stadig fremgå i næstkommende forbrugsregnskab, men lejeren bliver ikke afregnet, eftersom at dette allerede er gjort.

Ofte stillede spørgsmål

  1. Klik på Opgaver øverst i højre hjørne.

  2. Klik på de 3 prikker ud for opgaven Udarbejdelse af forbrugsregnskab…

  3. Vælg Se opgave.

  1. Her kan du ændre den ansvarlige, sætte en deadline så Boligflow giver dig besked herom, ændre prioritet m.m.

  2. Afslut ved at klikke Gem opgave.

At afløfte moms betyder, at man trækker momsen fra, så man kun regner med selve udgiften uden moms.

Der er især to grunde til, at man gør det:

  • Momsregistrerede virksomheder: Hvis en virksomhed er momsregistreret, kan den som udgangspunkt få momsen tilbage gennem sit momsregnskab. Derfor opgøres selve forbruget uden moms. Momsen kan derefter lægges på den endelige opkrævning, hvis det er relevant.

  • Et mere retvisende regnskab: Når momsen trækkes fra, kan man se den faktiske udgift til forbruget. Det gør det lettere at sammenligne udgifter til fx el, vand og varme uden at momsen påvirker beregningen.

Kort sagt:
At afløfte moms betyder ganske enkelt, at man fjerner momsen fra beløbet, så man arbejder med beløbet eksklusive moms (netto).

På blandede ejendomme, med både momspligtige og momsfritagede lejemål, skal du indtaste det totale beløb inkl. moms, samt den afløftede købsmoms under udgifter.

Når der er tale om blandede ejendomme, vil man ofte anslå hvor meget af forbruget er for erhverv og dermed bogføre den del af momsen. Så enten har i:

  1. Bogført fakturaen, med hele forbruget inkl. moms. Så skal du indtaste beløbet på fakturaen i boksen "Total beløb inkl. moms" og hele momsbeløbet der er bogført i boksen "Afløftet købsmoms".

  2. Bogført fakturaen, hvor i alene har bogført forbruget og ikke moms, så skal du indtaste beløbet på fakturaen i boksen "Total beløb inkl. moms" og taste 0 i boksen "Afløftet købsmoms".

  3. Bogført fakturaen hvor der er medtaget hele forbruget og en anslået del af momsen, så skal du indtaste beløbet på fakturaen i boksen "Total beløb inkl. moms" og den del af momsen der allerede er bogført i boksen "Afløftet købsmoms".

For at lave en korrektion af et forbrugsregnskab, er du nødt til at Tilbagekalde forbrugsregnskabet, hvorefter du så kan oprette en Ny version.

  1. Gå til Ejendomme i venstremenuen

  2. Klik på den pågældende ejendom

  3. Klik på fanebladet Forbrug

  4. Klik på det Gennemførte forbrugsregnskab som ligger under boksen Forbrugsregnskab.

  1. Klik på Tilbagekald forbrugsregnskab for at annullere hele regnskabet.

Hvis du kun skal have korrigeret fx vandregnskabet, skal du stadig annullere både vand og varme hvis det er lavet sammen. Du kan dog nøjes med at indsende nye udgifter på vandet til fordelingsselskabet, og nøjes med at rette i vandregnskabet.

  1. Når du har klikket på Tilbagekald forbrugsregnskab, kan du vælge Dubliker, for at oprette en ny version.

  2. Din gamle version ligger nederst på siden.

  1. Lav nu dine rettelser. Måske skal du ændre udgifterne, eller rette acontoen.

  2. Når du har lavet dine rettelser, og hvis du benytter en integration, kan du under Send til fordelingsselskab klikke på Gå til integration.

OBS: Du må kun fremsende nye udgifter til et fordelingsselskabet, hvis du har aftalt det med det. Tag evt. fat i support@boligflow.dk hvis du er i tvivl om noget.

  1. Ud for den forbrugstype som skal have nyt regnskab, klikker du på Slet afsendelse.

  2. Nu kan du sige Ja til Vil du overskrive tidligere afsendte data?

  3. Klik på Send til fordelingsselskab.

  1. Når du har modtaget regnskabet retur, eller indtastet de korrigerede tal under Indtast forbrug, kan du færdiggøre og fremsende regnskabet på ny.

Du kan med fordel vælge KUN at fremsende varsling/mail til de lejere som har fået en korrektion. Så slipper de andre lejere for at få en ny mail. Dette gælder selvfølgelig ikke hvis du har annulleret alle tidligere afsendelser.

Du har 1 time til at nå at annullerer afsendelsen af varslingerne. Hvis der skal lave en korrektion af regnskabet, kan du nøjes med at Tilbagekalde forbrugsregnskabet, så bliver varslingerne automatisk annulleret. Så forrige guide.

Ellers kan du:

  1. Gå til Kommunikation i venstremenuen

  2. Klik på meddelelsesgruppen Varsling af forbrugsregnskab.

  1. Hold musen henover Handling og vælg Annuller afsendelse.

Du har lige lavet forbrugsregnskabet gennem Boligflow og udsendt det til alle lejere, men opdager nu at der har været fejl i acontobeløbene. Måske har disse været forkert indtastet fra start, eller der er sket noget andet. I hvert fald indser du nu at det forbrugsregnskab du har udsendt er forkert.

Dette gøres i 3 lette trin.

  1. Ret aconto balancerne ved hjælp fra Boligflows support.

  2. Opret et finansbilag for at flytte aconto beløbene til afregningskontoen.

  3. Ret opkrævningerne.

1. Ret aconto balancerne ved hjælp fra Boligflows support

Send en mail til support@boligflow.dk og oplys hvad de korrekte aconto beløb skal være i forbrugsperioden. Boligflows supportteam vil svare tilbage i løbet af 24 timer om at rettelserne er lavet. Indtil da, kan du sagtens foretage dig trin 2 og 3.

2. Opret et finansbilag for at flytte aconto beløbene til afregningskontoen.

  1. Opret et finansbilag ud fra vores guide her: Generelt om bogføring(Se under Boligflows kontoplan og herefter Hvordan opretter jeg et finansbilag?).

  2. I Bilagsdato vælger du den dato du oprettede forbrugsregnskabet

  3. I Beskrivelse kan du evt. skrive Manglende aconto til xx forbrugsregnskabet (årstal)

  4. Tilføj en linje for hver lejer og indtast beløbet som skal flyttes fra aconto kontoen til afregningskontoen.

Eksempel: Alle lejere mangler én måneds aconto i Boligflow. Der mangler derfor hvad der svarer til beløbet for én måned i forbrugsregnskabet.

Herunder ser du et eksempel på hvordan finansbilaget for vand forbrugsregnskabet ville se ud. I beløb er der indtastet hvad der svarer til den manglende måned. 

  • Opret ét finansbilag for hver forbrugstype (én for vand, én for varme, én for el osv.)

  • Opret én linje i hvert finansbilag pr. lejer.

3. Ret opkrævningerne
Hvis lejerne stadig bor på lejemålet, vil der være oprettet en enkeltopkrævning du kan rette. Er lejeren fraflyttet, skal du kreditere deres opkrævning og i stedet lave en ny du sender til dem.

Lejeren bor i lejemålet.

  1. Gå til Lejemål i venstremenuen.

  2. Klik på det pågældende lejemål.

  3. Klik på det Aktuelle lejeforhold, som du ønsker

  4. Klik på fanebladet Opkrævning.

  5. I boksen Enkeltopkrævninger klikker du på Rediger enkeltopkrævninger.

  6. I Beløb indtaster du nu det korrekte beløb(Indtast beløbet i minus hvis det skal tilbagebetales og i + hvis det skal opkræves).

  7. Hvis Boligflow support har kontaktet dig om at rettelserne til aconto er rettet, kan du se beløbet under lejerens kontokort.

    1. Klik på fanen Kontokort

    2. Se beløbet under Afregning varme, Afregning vand, Afregning el osv.

Lejeren er fraflyttet.

  1. Gå til Lejemål i venstremenuen.

  2.  Klik på det pågældende lejemål.

  3. Klik på den aktuelle lejer, som du ønsker at ændre på

  4. Klik på fanebladet Bevægelser.

  5. Klik på de 3 prikker ud for den opkrævning der er sendt i forbindelse med forbrugsregnskabet og vælg "Gå til Faktura...".

  6. Lav en kreditnota på hele opkrævningen(Læs mere her: Kreditnota).

  7. Gå tilbage til lejemålet ved at klikke på adressen øverst på siden.

  8. Opret en manuel opkrævning på de korrekte beløb der skal opkræves eller tilbagebetales.(Læs mere her:Opkrævninger, se under Manuelle opkrævninger)

    1. I Opkrævningstype vælger du Anden.

    2. I Opkrævningsdato vælger du den dato hvor det oprindelige forbrugsregnskab blev sendt ud.

    3. I Forfaldsdato vælger du datoen 6 uger frem i tiden fra den dag du sendte forbrugsregnskabet ud(Grundet indsigelsesperioden).

    4. Klik på Tilføj bidrag og lav en linje for hver forbrugstype(Indtast beløbet i minus hvis det skal tilbagebetales og i + hvis det skal opkræves).

  9. Hvis Boligflow support har kontaktet dig om at rettelserne til aconto er rettet, kan du se beløbet under lejerens kontokort.

    1. Under Bevægelser, på det lejemål du er på, klikker du på Se kontokort i højre side.

    2. Se beløbet under Afregning varme, Afregning vand, Afregning el osv.

  10. Gå til Næste, skriv en besked og send opkrævningen til lejeren.

Der er 2 muligheder:

  1. Regnskabet annulleres og køres retur i Boligflow. Herefter kan du starte forfra og indtaste det korrigerede regnskab i Boligflow og sende det ud til lejerne.

  2. Alternativt kan vi justere lejernes forbrug med et finansbilag.

Hvis du vælger mulighed 1, skal du kontakte Boligflows support på support@boligflow.dk og skrive hvilken ejendom det drejer sig om, samt hvilke forbrugsgrupper (vand, varme eller andet).

Hvis du vælger mulighed 2, kan du læse hvordan du gør herunder:

  1. Find alle differencerne fra forrige regnskab, og det korrigerede regnskab

  2. Gå til Økonomi i venstremenuen.

  3. Klik på fanebladet Finansbilag.

  4. Klik på Opret finansbilag øverst i højre hjørne.

  5. Udfyld oplysningerne og vedhæft eventuelle bilag til finansbilaget.

  6. I Bilagsdato vælger du den dato forbrugsregnskabet er oprettet på(I dette tilfælde d. 13. august 2025)

  7. I Bilagsbeskrivelsen giver du en sigende beskrivelse. Denne vil også blive vist i dit regnskabsprogram.

  8. Indtast differencen på den totale udgift ind.

  9. Vælg kontoen Afholdt …udgifter.

  10. Vælg afdeling Ejendom og herefter den pågældende ejendom.

Eksempel: Herunder ses et eksempel på et regnskab hvor varmeudgiften var for stor. Derfor indtastet differencen for den totale udgift i debet, altså PLUS. På den måde fjerner vi den del af udgiften fra regnskabet.

  1. Lav en linje for hver lejer og/eller tomgang/fælleslejemål som har en korrektion.

  2. Indtast differencen på deres forbrug. I eksemplet ovenfor har alle lejere et lavere forbrug og differencen tastes i kredit, altså MINUS.

  3. Ud for hver linje vælges en afdeling.

    1. For lejere vælges Afdeling = Lejeforhold og så den pågældende lejer

    2. Ud for tomgange vælges Afdeling = Lejemål og så det pågældende lejemål

    3. Ud for fælleslejemål vælges Afdeling = Ejendommen og så den pågældende ejendom.

  4. Kontrollér at kladden går i 0,00 kr. så vi ved at vi har regnet og indtastet rigtigt.

  5. Når du er klar til at bogføre, klikker du på Bogfør.

Tip: Du har altid mulighed for at slette et finansbilag. Når du gør det, bliver bilaget modposteret og både det oprindelige finansbilag, samt sletningen heraf, vil blive bogført til dit regnskabsprogram.


Når finansbilaget er bogført, vil det blive sendt til dit regnskabsprogram, eller være med i dit udtræk via Bogføringseksport.

  1. Kontrollér at saldoen er flyttet korrekt ved at gå til Lejemål

  2. Klik på det pågældende lejemål

  3. Klik på fanebladet Bevægelser og nu på Se kontokort.

  4. Se under Afregningskontoen for den forbrugstype du har lavet finansbilag på.

  5. Ret eventuelle enkeltopkrævninger, eller krediter tidligere afsendte opkrævninger. Herefter kan du lave en ny opkrævning.

Læs hvordan du laver en kreditnota her.

Læs hvordan du laver en manuel opkrævning her.