Gå til hovedindhold
Øvrige kernefunktioner

Forbrugsregnskab - Integrationer

I denne artikel kan du læse mere om hvilke integrationer Boligflow har til forskellige fordelingsselskaber, hvordan de opsættes og hvordan et forbrugsregnskab køres med én af disse.

Generelt for alle integrationer

Der er mange fordele ved at benytte én af Boligflows integrationer til at lave forbrugsregnskab.

  1. Nem indberetning af udgifter og acontobalancer i forbindelse med det årlige forbrugsregnskab

  2. Automatisk indlæsning af det udarbejdede regnskab fra fordelingsselskabet

  3. Udsendelse af regnskabet via Boligflow, samt opkrævning/tilbagebetaling og bogføring af regnskabet.

Tip: Boligflow sender også automatisk information om alle ind- og udflytninger afsted til det fordelingsselskab du har forbundet ejendommen til. På den måde slipper du for selv at skulle logge ind på fordelingsselskabets portal hver gang en lejer fraflytter og en ny flytter ind.

Vær opmærksom på, at Boligflow ikke opretter en aftale med fordelingsselskabet for dig.
Du skal selv oprette aftalen ved enten at ringe til fordelingsselskabet eller kontakte dem via deres hjemmeside.

Når aftalen er oprettet, kan du bruge integrationen mellem Boligflow og fordelingsselskabet til at udveksle de relevante oplysninger.

  1. Opret aftalen
    Kontakt det ønskede fordelingsselskab via telefon eller deres hjemmeside.

    • Selskabet skal kende antallet af lejligheder/enheder samt ejendommens opvarmningsform

  2. Få installeret målere
    Fordelingsselskabet monterer fjernaflæste målere på ejendommens radiatorer, vandrør eller el-tavler.

  3. Indsend stamdata
    Giv fordelingsselskabet de nødvendige oplysninger om ejendommen, lejemålene og beboerne.

  4. Tilslut integrationen i Boligflow
    Når aftalen er oprettet, kan du bruge Boligflows integration til at udveksle oplysninger med fordelingsselskabet.

    OBS: Når du har oprettet en aftale med fordelingsselskabet, hjælper Boligflow Support med at sætte integrationen op.

    Det betyder, at vi sørger for at sende de nødvendige stamdata til fordelingsselskabet.

Ista

Selve opsætningen til ista er enkel:

  1. Vi kontakter ista, som aktiverer forbindelsen på deres side.

  2. Derefter forbinder vi hver enkelt af jeres ejendomme til ista og foretager en "mapping", så vi sikrer, at al data stemmer overens mellem de to systemer.

I den proces kontakter vi jer for at høre, hvilke ejendomme I ønsker at forbinde og så klarer vi faktisk resten.

Hvis der opstår spørgsmål undervejs, vender vi det altid med jer, inden vi foretager ændringer.

Du har været inde og kigge på dit igangværende regnskab i Boligflow og kan se at den står med status “Fejlet”. Det kunne se ud som på billedet herunder:

Herunder følger en forklaring på de forskellige fejlbeskeder du kan få:

  1. Boligflow har modtaget forbrug om lejere som ikke er en del af forbrugsregnskabet

    1. Denne fejl betyder simpelthen at Ista har sendt opgørelser tilbage på lejere som ikke er med i regnskabet. Det kan fx være hvis man er kommet til at fjerne fluebenet i boksen “Medtag” i det første trin “Aconto opgørelse”. Det kan også være at en lejer er fjernet helt fra forbrugsgruppen. Hvis der er noteret en ADE-nøgle, som på billedet ovenfor, kan du kopiere denne nøgle og skrive til Ista for at spørge hvilken lejer det drejer sig om. Hvis du efterfølgende har spørgsmål til hvordan du får denne lejer med i regnskabet, kan du kontakte support@boligflow.dk.

  2. Boligflow mangler at modtage forbrug på nogle lejere

    1. Der er lejere med i regnskabet, som Ista ikke har sendt opgørelser på. Scroll ned i listen og find de lejere der står “Fejlet” ud for. Du kan kopiere informationerne og skrive en mail til Ista for at spørge hvorfor disse lejere ikke har fået en opgørelse. Hvis lejerne ikke skulle have været med i regnskabet, kan du kontakte support@boligflow.dk for at få hjælp til at fjerne dem.

Techem

Selve opsætningen til Techem er enkel:

  1. Vi kontakter Techem, som aktiverer forbindelsen på deres side.

  2. Herefter kontakter vi jer, for at bede jer om at tilkoble appen “Techem” i Boligflow. I vil få vejledning om hvordan I gør.

  3. Til sidst forbinder vi hver enkelt af jeres ejendomme til Techem og foretager en "mapping", så vi sikrer, at al data stemmer overens mellem de to systemer.

I den proces kontakter vi jer for at høre, hvilke ejendomme I ønsker at forbinde og så klarer vi faktisk resten.

Hvis der opstår spørgsmål undervejs, vender vi det altid med jer, inden vi foretager ændringer.

Palle Mørch

Selve opsætningen til Palle Mørch er enkel:

  1. Vi kontakter Palle Mørch, som aktiverer forbindelsen på deres side.

  2. Herefter kontakter vi jer, for at bede jer om at tilkoble appen “Palle Mørch” i Boligflow. I vil få vejledning om hvordan I gør.

  3. Til sidst forbinder vi hver enkelt af jeres ejendomme til Palle Mørch og foretager en "mapping", så vi sikrer, at al data stemmer overens mellem de to systemer.

I den proces kontakter vi jer for at høre, hvilke ejendomme I ønsker at forbinde og så klarer vi faktisk resten.

Hvis der opstår spørgsmål undervejs, vender vi det altid med jer, inden vi foretager ændringer.

Du har været inde og kigge på dit igangværende regnskab i Boligflow og kan se at den står med status “Fejlet”. Det kunne se ud som på billedet herunder:

Herunder følger en forklaring på de forskellige fejlbeskeder du kan få:

  1. Der er forbrugere i regnskabet som ikke er færdigbehandlet. Se status på forbrugere.

    1. Der er lejere med i regnskabet, som Palle Mørch ikke har sendt opgørelser på. Scroll ned i listen og find de lejere der står “Fejlet” ud for. Du kan kopiere informationerne og skrive en mail til Palle Mørch for at spørge hvorfor disse lejere ikke har fået en opgørelse. Hvis lejerne ikke skulle have været med i regnskabet, kan du kontakte support@boligflow.dk for at få hjælp til at fjerne dem.

Wisehome

For at få oprettet forbindelse mellem Wisehome og Boligflow, skal I først selv kontakte Wisehome. Herefter vil de starte op for integrationen og tage kontakt til Boligflow support, for at få vores hjælp til den sidste del af opsætningen.

Hvis der opstår spørgsmål undervejs, vender vi det altid med jer, inden vi foretager ændringer.

Du har været inde og kigge på dit igangværende regnskab i Boligflow og kan se at den står med status “Fejlet”. Det kunne se ud som på billedet herunder:

Herunder følger en forklaring på de forskellige fejlbeskeder du kan få:

  1. Forbrugsåret for forbrugsperioden XX-XX kunne ikke findes hos Wisehome.

    1. Forbrugsperioden i Boligflow og Wisehome stemmer ikke overens. Kontrollér hvad der er den korrekte periode. Hvis du har brug for hjælp til at rette perioden i Boligflow, kan du kontakte support@boligflow.dk.

  2. Der er forbrugere i regnskabet som ikke er færdigbehandlet. Se status på forbrugere.

    1. Der er lejere med i regnskabet, som Wisehome ikke har sendt opgørelser på. Scroll ned i listen og find de lejere der står “Fejlet” ud for. Du kan kopiere informationerne og skrive en mail til Wisehome for at spørge hvorfor disse lejere ikke har fået en opgørelse. Hvis lejerne ikke skulle have været med i regnskabet, kan du kontakte support@boligflow.dk for at få hjælp til at fjerne dem.

Brunata

For at oprette forbindelse mellem Brunata og Boligflow, skal du bruge dit administrationsnummer, samt oprette en API-nøgle til integrationen.

Tip: Du finder dit Administrationsnummer, det består udelukkende af tal, på Brunatas webportal. Hvis du er i tvivl om hvad dit administrationsnummer er, bedes du kontakte Brunata.

Oplys dit administrationsnummer og din API-nøgle til Boligflows support, så hjælper de med at oprette forbindelsen mellem dit selskab og Brunata.

Efterfølgende skal vi bruge hver ejendoms anlægsnummer til at oprette forbindelse til dem.

Tip: Du finder dine ejendommes anlægsnumre på Brunatas webportal. Dette nummer kan også være kaldet SystemNo.

  1. Log in på Brunatas portal: https://online.brunata.com/

  2. Klik på menuen og vælg så API-nøler.

  1. Klik på Opret.

  1. Indtast et Nøglenavn, altså giv din API-nøgle et navn(Vi anbefaler at du kalder din nøgle noget med “Boligflow” i navnet, så du kan huske hvilken API-nøgle der bruges til hvilken integration).

  1. Klik på Gem.

  1. Din API-nøgle er nu synlig i boksen. Sørg for at kopiere nøglen og gemme den et sikkert sted.

    Når du først lukker dialogboksen i Brunatas portal, er det ikke muligt at finde nøglen frem igen.

  1. Klik på Kopier, gem din nøgle og klik herefter på Luk når du er klar til at lukke vinduet.

  1. Log in på Brunatas portal: https://online.brunata.com/

  2. Den første side du kommer ind på, indeholder en liste over alle anlæg.

  1. For at kontrollere hvad forbrugsperioden er, kan du klikke på ét af anlæggene.

  2. Klik på Indrapportering i venstremenuen.

  3. Klik på fanebladet Alle regnskaber, for at se Periode ud for hvert anlæg.

Ofte stillede spørgsmål

Du står i Tilpas Finansbilag i dit forbrugsregnskab

Og kan se, at du har en difference i dit regnskab, skal du finde ud af hvorfor differencen opstår:

Der kan være flere grunde til at dit regnskab ikke går i nul, men herunder kan du læse om de 2 hyppigste grunde:

  • Du mangler at taste ekstra udgifter ind

Når fordelingsselskabet laver regnskabet, pålægger de som regel nogle ekstra udgifter. Det kan være varmeregnskabshonorar, EED udgifter, flyttegebyrer eller andet. Disse ekstra udgifter skal tastes under trinnet “Indtast udgifter” eller under “Tilpas Finansbilag“

Du kan finde de ekstra udgifter i den fordelingsoversigt som er vedhæftet fra fordelingsselskabet på regnskabsforsiden.

  • Der er fejl i indlæsningen fra fordelingsselskabet

Sommetider sker der fejl i den indlæsning som kommer fra fordelingsselskabet, fx i forbindelse med lejemål ekskl. og inkl. moms. Derfor er det en god ide at kontrollere at alle lejernes forbrug stemmer overens med fordelingsoversigten. Hold godt øje med om der står “Ekskl. moms” eller “Inkl. moms” i listen:

OBS: Hvis et lejemål er markeret som ekskl. moms i Boligflow, men står som inkl. moms i fordelingsoversigten(eller omvendt) skal du kontakte fordelingsselskabet for at få det rettet i deres ende, eller kontakte support@boligflow.dk for at få det rettet i Boligflow.

Hvis der er fejl i nogle af beløbene, kan du prøve at rette dem, for at se om differencen forsvinder, men det er selvfølgelig vigtigt at skrive til fordelingsselskabet og fortælle at der er en fejl i det de har sendt, så det kan rettes til næste gang der laves regnskab.

Har der været fejl i dit forbrugsregnskab, og har fordelingsselskabet informeret dig om, at der ligger et nyt regnskab klar.

Hvis du har fået besked om, at der ligger et nyt regnskab klar, men du kan se, at det ikke er blevet indhentet i Boligflow, skal systemet lige hjælpes på vej til at hente det nye regnskab ind.

  1. Gå til ejendommen

  2. Vælg fanen Opgaver

  3. Vælg opgaven Forbrugsregnskab

Under Mulige handlinger:

  1. Klik på Send til fordelingsselskab og vælg Gå til integration

  2. Tryk på Åben op for ny indberetning

  3. I Indberetningstype vælger du Hent kun Opgørelser

  4. Tryk Start indlæsning af forbrugsregnskab

Herefter vil systemet begynde at hente det nye regnskab ind i Boligflow.

Brug for mere hjælp? Del en idé