1. Gå til Ejendomme i venstremenuen

2. Klik på den pågældende ejendom

3. Klik på fanebladet Forbrug.

4. Klik på den forbrugsgruppe der skal bruges til driftsregnskab. Måske hedder den bare “Drift”. Den kan også hedde “Fællesudgifter” eller noget helt andet, hvis du selv har navngivet den.

   

5. I boksen Opsætning af forbrugsgruppe kan du rette Hvilken type regnskab skal forbrugsgruppen benytte?

6. Klik på drop-down menuen og vælg Driftsregnskab.

   

7. Afslut ved at klikke på Gem forbrugsgruppe.

1. Klik på Tandhjulet øverst i højre hjørne.

2. Klik på Fordeling i venstre side.

3. Klik på + Opret fordelingstype.

4. Udfyld Navn, evt. Kommentar og Enhed. Det kunne være som eksemplet herunder:

5. Afslut ved at klikke på Gem fordelingstype.

6. Nu kan du udfylde information om denne fordelingstype på lejemålet. Gå til Lejemål i venstremenuen

7. Klik på det pågældende lejemål hvor denne fordelingstype skal udfyldes.

8. I boksen Stamdata klikker du på Rediger lejemål.

9. Scroll ned i bunden til Fordeling.

10. Klik på ikonet med grafen ud for den fordelingstype du vil rette.

11. Udfyld informationen og klik på Opret justering.

Du har mulighed for at justere fordelingstyperne på enkelte eller alle lejemål i en ejendom.

1. Gå til Ejendomme i venstremenuen.

2. Klik på den pågældende ejendom.

3. Klik på fanen Opsætning

4. Klik Vis mere ved fordelingstype du ønsker at justere, fx Værelser.

   

5. Du får nu en liste over alle lejemål i ejendommen, samt hvad deres nuværende fordelingstal er.

   

6. Klik på ikonet med grafen ud for den fordelingstype du vil rette.

7. Hvis du IKKE udfylder Justeringsdato, oprettes fordelingstallet bare.

Justeringsdato kan benyttes hvis der skal vises historisk data over hvordan det har ændret sig gennem tiden. Disse justeringer medtages også i driftsregnskabet.

8. Giv evt. en Beskrivelse, hvis ønsket.

9. Udfyld Fordelingstallet.

10. Klik til sidst på Opret justering.

    

11. Følg punkt 6-10 igen for de øvrige lejemål du ønsker at justere.

1. Gå til Ejendomme i venstremenuen.

2. Klik på den pågældende ejendom.

3. Klik på fanebladet Opsætning.

4. Scroll ned i bunden til boksen Udgiftstyper.

5. Klik på Opret udgiftstype.

   

6. Udfyld Navn, vælg en Konto, Fordelingstype og om den er momspligtig ja/nej.

7. Klik på Opret udgiftstype.

8. Nu kommer du ind på en ny side. Her skal du vælge hvilke lejemål der skal afregnes for denne udgift.

9. Under Tilknyttede lejemål kan du folde listen ud, og vælge Ja ud for dem der skal afregnes for denne udgift.

10. Du kan også sige + Tilknyt lejemål ud for en adgangsadresse, for at tilknytte alle lejemål her.

    

11. Afslut ved at scrolle op og klikke på + Gem ændringer.

12. Følg punkt 3-11 for at oprette alle yderligere udgiftstyper.

1. Sørg for, at opsætningen er på plads

   Før du kan fordele udgifterne, skal ejendommen være sat korrekt op.
   
   Det betyder blandt andet, at du skal have oprettet de udgiftstyper, du vil bruge i driftsregnskabet.

   Det kan fx være:

   • Trappevask

   • Renovation

   • Vedligeholdelse

   • Andre driftsudgifter

2. Vælg driftsregnskab på udgiften

   Når du opretter eller redigerer en udgift i Boligflow, kan du vælge, hvilket driftsregnskab udgiften skal høre til.

   Du finder valget under den enkelte udgiftspost, hvor du vælger det relevante driftsregnskab fra en dropdown-menu.

   Hvorfor er det en fordel?

   Når udgifterne løbende bliver knyttet til det rigtige driftsregnskab, slipper du for at skulle gennemgå og flytte udgifter manuelt, når regnskabet skal afsluttes.

   
   Boligflow kan dermed automatisk bruge de rigtige udgifter og fordele dem mellem lejerne efter den valgte fordelingsnøgle, fx efter bruttoareal.

   
   Kort sagt:
   Du fortæller Boligflow, hvilket regnskab hver udgift hører til. Så sørger systemet for, at de rigtige udgifter kommer med i det rigtige regnskab og bliver fordelt korrekt.

1. Gå til Ejendomme i venstremenuen.

2. Klik på den ejendom hvor du ønsker at lave forbrugsregnskab.

3. Klik på Mere og vælg Opret forbrugsregnskab.

   

4. Vælg forbrugsperioder og forbrugstyper.

   1. Tilvælg hvilke forbrugsgrupper du ønsker at lave forbrugsregnskab over,

   2. Kontrollér regnskabsåret(OBS: Hvis det er forkert, skal det rettes på ejendommen under Forbrug).

5. Klik på Opret flow.

6. Du får nu en side med en helt tom version. I højre side af skærmen har du tidslinjen/opgavelinjen som viser hvilke punkter du skal igennem for at færdiggøre din varsling og regulering.

7. Første punkt er at Se og godkende aconto balancerne.

8. Kontrollér at alle aconto balancerne er korrekte.

   1. Hvis en lejer har forbruget inkluderet eller er blevet straksafregnet i forbindelse med flytteopgørelse, så vises de IKKE i listen.

OBS: Hvis aconto balancerne er forkerte, skal de rettes INDEN du går videre. Kontakt support@boligflow.dk for at få disse rettet.

9. Vælg Godkend balancer når du har gennemgået alle balancerne.

10. Klik på Tilbage til forbrugsregnskab øverst i venstre hjørne.

11. Næste skridt er nu Indtast Udgifter.

12. Indtast udgifterne.

OBS: Du kan ikke fjerne eller tilføje udgifter. Dette skal gøres på ejendommen, se også længere oppe i denne guide.

13. Klik til sidst på Gem udgifter.

14. Klik på Tilbage til forbrugsregnskab øverst i venstre hjørne.

15. Næste skridt er Indtast forbrug. Denne er automatisk udfyldt af Boligflow, ud fra lejernes fordelingstal.

    1. Du kan med fordel folde udgifter ud, i venstre side, for at se fordelingen udregnet af Boligflow.

16. Klik på Indtast forbrug for at se og kontrollere alle lejernes forbrug, samt vedhæfte eventuelle bilag.

17. Klik på Gem forbrug når du har gennemgået listen.

18. Klik på Tilbage til forbrugsregnskab øverst i venstre hjørne.

19. Næste trin er valgfrit. Du kan regulere lejernes aconto, hvis nogen fx har haft et meget højere forbrug end summen af deres indbetalte aconto.

20. Klik på Gå til regulering af aconto.

21. Du får nu en liste over alle lejerne, deres årlige forbrug og deres årlige aconto. Der noteres hvor mange terminer de betaler aconto over. Hvis de fx opkræves kvartalsvis, har de kun 4 terminer på et år.

22. Du kan enten selv indtaste et nyt aconto pr. termin, eller du kan klikke på Udregn automatisk.

23. Indtast fx at lejernes afvigelse i årlig aconto ikke må overstige 10% og vælg så Udregn reguleringer.

24. Når du er færdig klikker du på Gem reguleringer.

25. Klik på Tilbage til forbrugsregnskab øverst i venstre hjørne.

26. Gå så videre til Tilpas finansbilaget for at sikre at dit forbrugsregnskab går i nul.

13. Nu kan du se at dette trin er færdigt.

19. Sidste trin er at Gennemføre og sende varslinger. Klik på Gå til oversigt.

20. Start med at vælge om lejerne skal varsles(Denne er påtvunget hvis det er første version af driftsregnskabet du er ved at færdiggøre. Er der tale om en korrektion, kan du vælge at slå det fra på alle lejerne, eller blot så varsling fra på enkelte lejere).

21. Vælg om du vil tilføje en kommentar til varslingerne.

22. Nederst kan du se eksempel på mails til lejerne, samt danne et overblik over afregningsdatoerne.

    1. Enkeltopkrævning: Nuværende lejere, hvor forbrugsregnskabet fratrækkes eller pålægges deres månedlige huslejeopkrævning.

    2. Opkrævning: Fraflyttede lejere, som blot modtager en faktura eller en kreditnota på mail.

23. Klik på Gennemfør og send varsling når du er klar.

OBS: Fra færdiggørelse til afsendelse går der 1 time.