Onboarding

Hjælp til Boligflows stamdataark

Hjælp til Boligflows onboardingark

I denne artikel kan du lære, hvordan du opretter et nyt selskab, en ny ejendom og et nyt lejemål i Boligflow.

Oprettelse af selskaber, ejendomme og lejemål.

Under din opstart og onboarding på Boligflow, vil du sikkert sidde med flere spørgsmål. Derfor har vi forsøgt at samle disse spørgsmål i en artikel som forhåbentlig hjælper dig hurtigt videre.

Opstart på Boligflow

Er du ved at komme ombord på Boligflow og har spørgsmål i forbindelse med opstart på Betalingsservice i Boligflow? Så er dette den helt rigtige artikel du har fundet.

Opstart på Betalingsservice i Boligflow

Søg efter det problem, du har, eller hvis du gerne vil vide mere om et emne.

Internt hos Boligflow

Kontaktperson: Brian Gordon - bgo@ecodel.com - 22123021

Business Central - ecodel

Kontaktperson: Peter Højrup - peter@vikingdata.dk - 92994901

Uniconta

Lejeforholdet

Når der skal indflyttes en ny lejer i et lejemål, er der flere ting, der skal være på plads, før man kan gå i gang med at oprette det nye lejeforhold.

Indflytning

Når du udsender lejekontrakter gennem Boligflow, har du mulighed for at fremsende en fuldmagt i forbindelse med tilmelding til el.

Tilmeld lejer til el

Når en lejer opsiger sit lejemål, er det vigtigt, at du hurtigst muligt opretter denne opsigelse i Boligflow. Opret blot opsigelsen med de standard 3 måneders opsigelse, for du kan altid ændre ophørsdatoen efterfølgende, hvis det er muligt at finde en ny lejer hurtigere.

Opsigelse & fraflytning

I Boligflow kan du nemt indkalde til både indflytnings- og fraflytningssyn. Du har samtidig mulighed for at bruge integrationerne til MoveOn og DomuSpect, hvis du ønsker en mere digital og effektiv proces.
Flyttesynsflowet i Boligflow er blevet opdateret med et nyt og mere overskueligt setup. Syn bevæger sig automatisk gennem tydelige stadier – fra kladde til gennemført – så du altid har et klart overblik over processen.
Derudover er integrationerne til MoveOn og DomuSpect forbedret, og der er tilføjet automatiske påmindelser til lejere. Du kan også nemt sende invitationer og rapporter via e-mail, SMS eller brev.

I denne artikel har vi samlet det vigtigste, du skal vide om flyttesynsflowet i Boligflow.

Flyttesynsflow

Du kan let og enkelt oprette en flytteopgørelse i Boligflow for at afregne saldi for en fraflyttet lejer. Boligflow tager både højde for ubetalte regninger, forbrug og andre udgifter du uploader.

Flytteopgørelse

Denne artikel er en fortsættelse artiklen "Restanceforløb", som beskriver hvordan Boligflows restanceforløb, deriblandt ophævelse, bliver håndteret.

Ophævelse af lejeforhold

Lejekontrakter

Oprettelse af lejekontrakter er en stor del af den daglige ejendomsadministration. Derfor har vi lavet et nemt og overskueligt lejekontraktsflow som hjælper dig fra start til slut, samt giver dig mulighed for at oprette skabeloner til brug næste gang du skal oprette en lignende kontrakt.

Når du opretter en lejekontrakt eller en allonge i Boligflow, har du mulighed for at udsende det til digital underskrift, eller vælge at det skal underskrives fysisk.

Digitale & Fysiske underskrifter

I Boligflow har du mulighed for at oprette skabeloner i de forskellige flows, så din arbejdsgang bliver lettet og du hurtigere kan løse de samme opgaver i fremtiden.

Nogle af de ting du kan oprette skabeloner til er lejekontrakter, lejerkommunikation og eksporter. I denne artikel vil du lære mere om hvordan du opretter og bruger skabeloner til lejekontrakter, så du kan spare tid.

Lejekontraktsskabeloner

Lær hvordan du kan foretage et baggrundstjek på potentielle lejere, og derved træffe bedre beslutninger når der skal findes nye lejere. 

Kreditvurdering af lejere

Opkrævning

I Boligflow har du mange forskellige opkrævningsmuligheder, så du kan sætte opkrævninger på autopilot og i stedet have tid til andre ting.

Opkrævninger

I denne artikel kan du læse, hvad en kreditnota er, og hvordan du nemt kan oprette, sende og eventuelt slette en kreditnota i Boligflow. Vi guider dig trin for trin gennem processen, så du kan rette fejl i opkrævninger – fx hvis en lejer er blevet opkrævet et forkert beløb. Artiklen gennemgår også ofte stillede spørgsmål, som hvordan du håndterer fejl med moms eller opkrævningsinterval.

Kreditnota

I denne artikel lærer du, hvad en enkeltopkrævning er, og hvordan du opretter den i Boligflow. Enkeltopkrævninger bruges til at tilføje ekstra beløb eller fradrag til de automatiske opkrævninger. Du får både en trin-for-trin guide til at oprette enkeltopkrævninger på et enkelt lejemål og en vejledning i, hvordan du masseindlæser opkrævninger for flere lejere på én gang.

Enkeltopkrævninger

Betalingsservice er fortsat danskernes foretrukne betalingsløsning, og med Boligflows integration til Betalingsservice, kan du trygt læne dig tilbage mens vi gør arbejdet for dig.
I denne artikel kan du finde svar på eventuelle spørgsmål du måtte have til hvordan Boligflow og Betalingsservice taler sammen, samt hvordan du bruger forskellige funktioner i systemet.

Betalingsservice

Har du én eller flere lejere som fortsat betaler med bankoverførsler? Bruger du slet ikke Betalingsservice? Eller du ønsker du bare at give dine lejere et alternativ til disse på ét eller flere af dine selskaber? Så er Aiia lige en integration for dig. I denne artikel får du hjælp til opsætning af Aiia i Boligflow, så du kommer godt i gang med at bruge integrationen.

Aiia 

Med e-fakturering kan du sende fakturaer, kreditnotaer og rykkere direkte til dine lejers økonomisystemer så deres bogføringsprocess bliver nemmere. I denne artikel vil du få hjælp til hvordan du opsætter e-fakturering i Boligflow, samt andre gode tips og tricks.

E-Fakturering

Denne artikel forklarer, hvordan bankoverførsler fungerer i Boligflow – fra opsætning af bankoplysninger til registrering af manuelle ind- og udbetalinger. Du får også tips til at undgå fejl i restanceforløb og mulighed for at bruge Aiia til automatisk bankafstemning.

Bankoverførsler

Bogføring

Når du kører din administration i Boligflow, får du samtidig bogført alle opkrævninger og indbetalinger helt automatisk. Vi har flere regnskabsprogrammer vi integrerer med, og ellers er der mulighed for at lave et udtræk med alle posteringer, som man efterfølgende kan indlæse i sit regnskabsprogram.

Generelt om bogføring

I denne artikel får du hjælp til hvordan du tilkobler din e-conomic aftale i Boligflow, samt får svar på mange ofte stillede spørgsmål om hvordan Boligflow og e-conomic snakker sammen.

E-conomic

Hvis du gør brug af Business Central til bogføring af dine regnskaber, kan du nemt og hurtigt tilkoble denne app i Boligflow. Så snart appen er tilkoblet, vil alle posteringer blive sendt til Business Central. Boligflow sender både alle posteringer med tilbagevirkende kraft og vil fremadrettet sende alle posteringer over så snart de er oprettet i Boligflow.

Business Central

Hvis du gør brug af Dinero til bogføring af dine regnskaber, kan du nemt og hurtigt tilkoble denne app i Boligflow. Så snart appen er tilkoblet, vil alle posteringer blive sendt til Dinero. Boligflow sender både alle posteringer med tilbagevirkende kraft og vil fremadrettet sende alle posteringer over så snart de er oprettet i Boligflow.

Dinero

Hvis du ikke gør brug af e-conomic eller dinero, kan du opsætte bogføringseksport i Boligflow for at eksportere alle posteringer og derefter indlæse det i det regnskabsprogram i bruger.

Bogføringseksport

Ønsker du at Boligflow automatisk bogfører tomgang for dig? Så skal du blot læse nærmere i denne artikel, hvor du får hjælp til at opsætte automatisk bogføring af tomgang, samt hvordan du nemt håndterer dette ved opsigelse/fraflytning af en lejer. 

Tomgang

I Boligflow har du flere forskellige muligheder for at lave rapporter, som kan hjælpe dig til at danne et overblik, kontrollere opsætningen af forskellige funktioner, eller stemme af i forhold til bogføring.

Rapporter/Lister

I denne artikel får du hjælp til hvordan du tilkobler din BoligflowFinans aftale i Boligflow, samt får svar på mange ofte stillede spørgsmål om hvordan BoligflowFinans virker og snakker sammen med Boligflow

BoligflowFinans

Denne artikel henvender sig til dig, der er blevet systemadministrator i Boligflow.
Som systemadministrator har du mulighed for selv at justere lejers konti i systemet.

Bliv Systemadministrator og juster selv lejers konti/balancer

Indstillinger & Navigation

I denne artikel kan du læse om de forskellige indstillinger man kan se og ændre på lejerne i Boligflow.

Lejere

Metafelter i Boligflow giver dig mulighed for at tilføje brugerdefinerede felter på ejendomme, lejemål, lejekontrakter og lejere. På den måde kan du gemme ekstra information, gøre systemet mere fleksibelt og tilpasse det til dine behov. I denne artikel lærer du, hvordan du opretter metafelter og bruger dem i praksis.

Metafelter

Denne artikel forklarer, hvad Assistenten i Boligflow er, og hvordan du bruger den mest effektivt. Du lærer, hvordan den samler alle dine opgaver og påmindelser ét sted, samt hvorfor det er vigtigt at reagere på notifikationer og tjekke Assistenten dagligt for at sikre, at intet bliver overset.

Assistenten

I denne artikel vil du kunne læse om hvordan du retter forskellige oplysninger for virksomheden og brugeren på Boligflow, samt hjælp til forskellige scenarier der kan opstå, fx hvis man har glemt sit kodeord eller ønsker at ændre sin e-mail adresse.

Virksomhed & Bruger

I denne artikel finder du hjælp til den daglige drift af ejendomme og lejemål i Boligflow. Bl.a. kan du se hvordan du redigere i ejendommen eller lejemålets data, samt slette eller markere et lejemål eller en ejendom som deaktiveret.

Ejendomme & Lejemål

Det er muligt at fjerne kolonner og ændre rækkefølgen i vores listevisninger, det giver dig lov til at få vist det du ønsker på listevisningerne og i den rækkefølge du ønsker at se de forskellige kolonner. I denne artikel viser vi dig, hvordan du tilpasser din listevisning i Boligflow.

Vis/skjul kolonner

Øvrige kernefunktioner

Udover Boligflows automatiske restanceforløb, der både kan udsende påkrav og ophævelser, kan Boligflow også udsende en helt almindelig påmindelse til lejeren, som hverken indeholder påkravsgebyr eller efterfølges af en udsættelse.

Udsendelsen af denne påmindelse kan kombineres med det automatiske restanceforløb, men det kan også køre uafhængigt af det.

Påmindelser vedr. manglende betaling

Restanceforløb

I denne artikel vil du få viden om hvordan du sørger for at opsætningen på dit selskab i Boligflow er korrekt, så du er godt klædt på til at lave forbrugsregnskab.

Forbrugsregnskab

I denne artikel kan du læse mere om hvilke integrationer Boligflow har til forskellige fordelingsselskaber, hvordan de opsættes og hvordan et forbrugsregnskab køres med én af disse.

Forbrugsregnskab - Integrationer

Reguleringer

I Boligflow kan du også håndtere nogle af de mere tunge reguleringsmuligheder, deriblandt OMK (Omkostningsbestemt leje), skatter og afgifter, samt regulering af vedligeholdelsessatser.

I denne artikel bliver du taget igennem alt lige fra opsætning af reguleringerne på ejendomsniveau, samt udarbejdelse, varsling og oprettelse af reguleringerne.

Budgetbaserede reguleringer

I denne artikel vil du få større kendskab til nogle af de øvrige kernefunktioner som ligger under kategorien Økonomi.

Økonomi

Nu har du mulighed for at tilføje dit personlige præg på de breve og e-mails, der sendes ud fra Boligflow.

Skabelonerne vil blive anvendt til alle meddelelser, der sendes fra Boligflow, herunder både de beskeder, du sender via Lejerkommunikation, samt systemmeddelelser, såsom påkrav og ophævelser. Dette giver dig mulighed for at styrke dit brand ved at skabe professionelle og ensartede breve og e-mails.

Brev- og mailskabeloner

Med Boligflows kommunikationsmodul kan du udsende meddelelser til dine lejere, direkte fra systemet. Du kan både sende meddelelser som SMS, e-mail og brev, og du kan vælge mellem at sende til en enkelt lejer, til en hel ejendom eller andet.

I denne artikel lærer du hvordan du gør brug af Boligflows kommunikation, opretter skabeloner samt meget mere.

Kommunikation

Ved at opsætte en integration mellem Boligflow og Rotation, sparer du dobbeltarbejde, og får gratis eksponering på førende lejeboligportaler, samt en fuld integration til struktureret boligudlejning.

Rotation - af Propstep

Lær hvordan du bruger Boligflows integration til Outlook, til nemt at gemme lejerkommmunikation ned på ejendommen, lejemålet eller lejeren.

Outlook integration

I denne artikel vil du få viden om hvordan du sørger for at opsætningen på dit selskab i Boligflow er korrekt, så du er godt klædt på til at lave driftsregnskab. Derudover får du hjælp til at oprette og udsende driftsregnskaber i Boligflow nemt og enkelt.