Hvorfor lave forbrugsregnskab i Boligflow?
Med forbrugsregnskab i Boligflow får du alt samlet ét sted. Hvad enten du bruger vores integration til Ista, WiseHome eller andre, eller du indtaster forbruget selv, vil denne kernefunktion i Boligflow helt sikkert lette dine arbejdsgange.
Boligflow holder styr på alle acontoindbetalingerne, du indtaster det reelle forbrug, og Boligflow laver en udregning på hvem der skal have penge tilbage og hvem der skal efterbetale. Alt dette gøres i ét samlet flow, hvor du undervejs kan se eksempler på den opgørelse der sendes til lejeren mm.
I denne artikel vil du få viden om hvordan du sørger for at opsætningen på dit selskab i Boligflow er korrekt, så du er godt klædt på til at lave forbrugsregnskab.
Opsætning NY!
Forbrugstyper på selskabet
Boligflow har som standard altid 4 forbrugstyper oprettet i et selskab. Varme, vand, el og køling. Du finder disse forbrugstyper, samt en specificering af hvilke konti der bliver brugt til disse forbrugstyper, under Indstillinger.
Hvor finder jeg Forbrugstyper?
1. Gå til Indstillinger i venstremenuen.
2. Vælg Systemindstillinger og scroll ned til bunden af siden hvor du finder boksen Forbrugstyper.
3. Her har du mulighed for at oprette dine egne forbrugstyper.
Hvordan opretter jeg min egen forbrugstype?
For at kunne lave din egen forbrugstype, skal du først oprette alle konti der er nødvendige for en forbrugstype. Det vil sige en aconto konto, afholdt konto, afregningskonto og en udgiftskonto.
Dette kan du gøre på følgende måde:
1. Gå til Økonomi i venstremenuen.
2. Klik på fanen Kontoplan og vælg Opret konto øverst i højre hjørne.
2.1 Bidragsfunktion skal være Normal bidragstype på alle konti undtagen selve aconto kontoen. Selve aconto kontoen skal have bidragsfunktionen Aconto bidragstype til forbrugstype.
OBS: Kontonummeret er et internt nummer i Boligflow og behøver ikke matche med kontoens nummer i dit regnskabsprogram. Dog kan det være en god ide, for dit overbliks skyld, at ligge numrene op af noget af samme type.
- Udgiftskonti placeres bedst mellem 1200-1299.
- Balance konti kan placeres fra 7500-7998.
Eksempel på brugerdefinerede konti til forbrugstyper
3. Når du har oprettet dine konti, kan du gå tilbage til Indstillinger i venstremenuen.
4. Vælg Systemindstillinger og scroll ned til bunden af siden hvor du finder boksen Forbrugstyper.
5. Klik på Tilføj forbrugstype.
7. Giv din forbrugstype et Navn og skriv evt. en Kommentar.
8. Vælg evt. hvilken System forbrugstype der skal bruges.
I A10 lejekontrakten, skal du krydse af om udlejeren leverer varme og varmt vand, vand, el og/eller køling til lejemålet i §5.
Som standard, indsætter Boligflow de aconto bidragstyper som er valgt ud for de 4 standard forbrugstyper, som vist på billedet herover.
Ønsker du i stedet mulighed for at dine egne bidragstyper indsættes i A10 lejekontrakten, fx for at bogføre forbruget på særskilte konti, skal du vælge en System forbrugstype.
Når du tilknytter din brugerdefinerede forbrugstype til et lejemål og opretter en A10 lejekontrakt på denne, vil din brugerdefinerede forbrugstype blive indsæt i stedet for Boligflows standard forbrugstype.
9. Vælg dine forbrugskonti i dropdown listen ud for hver konto.
10. Afslut ved at klikke på Opret.
Forbrugsgrupper på ejendommen
Boligflow har som standard oprettet én forbrugsgruppe til hver af de forbrugstyper du valgte under oprettelsen af ejendommen.
Tip: Hvis du vil vide mere omkring oprettelse, kan du læse vores artikel her: Oprettelse
Hvis der er mere end én forbrugsgruppe på en eller flere af dine ejendomme, kan du nemt oprette det under ejendommen.
Hvordan opretter jeg en ny forbrugsgruppe på en ejendom?
1. Gå til Ejendomme i venstremenuen.
2. Klik på den ejendom hvor du ønsker at oprette en ny forbrugsgruppe.
3. Klik på fanen Forbrug og klik så på Opret forbrugsgruppe i højre side.
4. Udfyld oplysningerne
4.1 Dropdown listen for Forbrugstype tager udgangspunkt i de forbrugstyper der er oprettet på selskabet. Hvis der mangler nogen, så kig længere oppe i denne artikel og opret de manglende forbrugstyper.
4.2 Giv forbrugsgruppen et Navn og evt. en Beskrivelse.
4.3 Indtast hvornår regnskabsåret begynder.
5. Klik på Opret forbrugsgruppe.
6. Du får nu nogle flere muligheder.
6.1 Vælg Ja eller Nej til om der skal bruges underegnskaber på forbrugsgruppen(Det vil typisk være fordelingsselskabet som fortæller om det skal sættes op).
6.2 Vælg de lejemål der skal have forbrugsgruppen tilknyttet.
7. Afslut ved igen at klikke på Gem forbrugsgruppe.
Hvordan sletter jeg en forbrugsgruppe?
1. Gå til Ejendomme i venstremenuen.
2. Klik på den ejendom hvor du ønsker at slette en forbrugsgruppe.
3. Klik på fanen Forbrug og klik så på den forbrugsgruppe du ønsker at slette, i boksen til højre.
4. Når du har klikket på den ønskede forbrugsgruppe, finder du knappen Slet forbrugsgruppe i højre hjørne.
Når du har oprettet de forbrugsgrupper der er tilknyttet ejendommen, kan du tilvælge disse når du opretter nye lejemål(Læs mere i vores artikel her: Oprettelse)
Du kan altid se hvilke lejemål der er tilknyttet en bestemt forbrugsgruppe, samt ændre på det, under ejendommen.
Hvordan retter jeg hvilke lejemål der er tilknyttet en forbrugsgruppe?
1. Gå til Ejendomme i venstremenuen.
2. Klik på den ejendom hvor du ønsker at redigere en forbrugsgruppe.
3. Klik på fanen Forbrug og klik så på den forbrugsgruppe du ønsker at redigere, i boksen til højre.
4. Scroll ned på siden og find boksen Vælg lejemål og Vælg faciliteter.
4.1 Til- eller fravælg hvilke lejemål der skal være tilknyttet denne forbrugsgruppe.
4.2 Til- eller fravælg hvilke faciliteter der skal være tilknyttet denne forbrugsgruppe.
5. Afslut ved at klikke på Gem forbrugsgruppe.
Nu går du ind på det lejemål du har fjernet en forbrugstype fra. Altså:
6. Gå til Lejemål.
7. Klik på lejemålet du lige har rettet.
8. Klik på fanebladet Opkrævning og derefter Rediger Faste bidrag.
9. Du finder forbrugstypen under Forbrug og øvrigt, hvor du enten kan klikke på skraldespanden ud for den, eller sige Nej til Skal lejer betale for andet end de ovennævnte beløb.
10. Afslut ved at klikke på Gem.
Forbrug på lejekontrakter
Når du opretter nye lejekontrakter i Boligflow, vil du få mulighed for at indtaste det aconto beløb der skal opkræves for de forbrugstyper du har tilknyttet lejemålet.
A10 lejekontrakt
Når du opretter en ny A10 lejekontrakt som skal sendes ud til digital underskrift, vil du i trinnet Forbrug kunne se de forbrugstyper du har valgt.
Se eksempel på opsætning
På den ejendom som lejemålet herunder er tilknyttet, er der tilknyttet forbrugstypen varme, som vil blive krydset af i selve lejekontraktens §5.
Samtidig er der også tilknyttet forbrugstypen vandafledning, som der også vil blive opkrævet aconto for. Denne forbrugstype vil dog ikke have indflydelse på det der noteres i §5.
Under Faste Bidrag, vil du blive bedt om at indtaste det beløb der skal opkræves for aconto.
Udfyld resten af lejekontrakten og send til underskrift.
Eksisterende lejekontrakt
Når du opretter en eksisterende lejekontrakt vil du, vil du i trinnet Forbrug kunne se de forbrugstyper du har valgt.
Indtast hvad lejers nuværende aconto balance er. Her skal der tages højde fra hvornår denne lejer første gang opkræves i Boligflow og hvor meget de har indbetalt til og med den dato.
Se eksempel på opsætning.
Lejer betaler 500 kr. til aconto varme og 450 kr. til aconto vand.
Regnskabsåret starter i Januar.
Denne lejer bliver første gang opkrævet i marts. Lejer har indbetalt aconto for januar og februar. Dette beløb er indtastet i rubrikken.
Udfyld resten af oplysningerne i lejekontraktsflowet og afslut.
Erhvervslejekontrakt & øvrig leje
Når du opretter en eksisterende lejekontrakt vil du, vil du i trinnet Forbrug kunne se de forbrugstyper du har valgt.
Hvis der ikke er tilknyttet nogen forbrugstyper, kan du springe direkte videre til næste trin i oprettelsen.
Udfyld resten af oplysningerne i lejekontraktsflowet og afslut.
Rediger forbrug i lejekontrakt
OBS: Det er altid muligt at redigere forbrugstyperne der er tilknyttet et lejemål, ændre hvad lejeren skal betale i aconto mm.
Ændring i beløbet der opkræves, kan gøres på den enkelte lejekontrakt, hvorimod ændring af hvilke forbrugstyper der skal tilknyttes og opkræves for, ændres på ejendommen.
Hvordan ændrer jeg beløbet der opkræves aconto?
1. Gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det lejemål hvor du ønsker at ændre beløbet der opkræves aconto.
3. Klik på fanen Økonomi og klik derefter på Rediger bidrag i rubrikken Faste bidrag.
4. Klik på feltet Beløb ud for de beløb du ønsker at ændrer. Indtast det nye beløb og afslut ved at klikke Gem.
Hvordan tilføjer jeg endnu en forbrugstype der skal opkræves for på lejemålet?
Eksempel: På et lejemål har du opsat til at opkræve aconto vand og varme. Der skal dog også opkræves aconto drift, men det er glemt at blive tilføjet.
1. Gå til Ejendomme i venstremenuen.
2. Klik på den ejendom hvor lejemålet du skal tilføje en forbrugstype på hører under.
3. Klik på fanen Forbrug og klik så på den forbrugsgruppe der skal tilføjes til lejemålet, i boksen til højre.
4. Scroll ned på siden og find boksen Vælg lejemål og Vælg faciliteter.
5. Find lejemålet i listen og sæt til Ja ud for adressen.
Nu hvor forbrugstypen er tilføjet til lejemålet, kan du gå tilbage på lejemålet for at indtaste hvor meget lejeren skal betale i aconto for denne forbrugstype.
1. Klik på fanen Lejemål, hvis du stadig er inde på ejendommen. Ellers, gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det lejemål hvor du lige har tilknyttet en forbrugstype.
3. Klik på fanen Økonomi og klik derefter på Rediger bidrag i rubrikken Faste bidrag.
4. Klik på feltet Beløb ud for den nye forbrugstype der er blevet tilføjet og indtast beløb
5. Afslut ved at klikke Gem.
Opret forbrugsregnskab
Det er endelig blevet tid til forbrugsregnskab. Du har sørget for at alt er opsat korrekt og er klar til at blive guidet igennem denne tidsbesparende funktion.
Herunder vil du få en uddybning af hvordan du laver et forbrugsregnskab i Boligflow, både manuelt og hvis du bruger en af vores integrationer. Samtidig vil du også få information om håndtering af forbrug i flytteopgørelser.
Hvordan opretter og sender jeg et forbrugsregnskab?
Uanset om du laver forbrugsregnskab manuelt eller bruger en af vores integrationer, skal du ind på ejendommen for at oprette et forbrugsregnskab.
1. Gå til Ejendomme i venstremenuen.
2. Klik på den ejendom hvor du ønsker at lave forbrugsregnskab.
3. Hold musen henover Opret og vælg Opret forbrugsregnskab.
4. Vælg forbrugsgrupper.
4.1 Indtast start på regnskabsåret.
4.2 Tilvælg hvilke forbrugsgrupper du ønsker at lave forbrugsregnskab over,
4.3 Kontrollér regnskabsåret, eller indtast ved at sige Ja til Jeg vil gerne selv vælge periode.
5. Aconto opgørelse.
5.1 Vælg hvad der skal medtages i forbrugsregnskabet ved at sige Ja eller Nej til om du Vil have vist faciliteter og om du Vil have vist tomgangsperioder.
5.2 Kontrollér at aconto oversigten stemmer og download eventuelt oversigten så du kan indsende den til dit fordelingsselskab.
6. Udgifter.
6.1 Indtast den primære udgift, det kan fx være udgifter til forsyningsselskabet.
6.2 Klik på Øvrig information, hvis du ønsker at indtaste flere oplysninger omkring forsyningsselskabet, samt vedhæfte regningen som fil.
6.3 I Ekstra udgifter, har du mulighed for at indtaste eventuelle ekstra udgifter der har været i forbindelse med forbrug.
7. Indtast forbrug.
7.1 Indtast det reelle forbrug ud for hvert lejemål og vedhæft forbrugsopgørelsen(Denne vil blive sendt til lejeren når du færdiggør forbrugsregnskabet i Boligflow).
7.2 Indtast forbrug for eventuelle tomgangsperioder og faciliteter, hvis disse er medtaget.
8. Oversigt.
8.1 Dan overblik over opgørelsen af hvem der skal have penge tilbage og hvem der skal efterbetale.
9. Justering af bilag
9.1 Kontroller at udgifter ifm. forbrugsregnskab stemmer med Forbrug og Øvrige. Hvis ikke, kan du se hvad Differencen er.
9.2 Tilføj ekstra linje for at udligne differencen(Alle udgifter ifm. forbrugsregnskabet skal bogføres, også flyttegebyrer m.m.)
10. Afsendelse af regnskab.
10.1 I Øvrig information til lejere, har du mulighed for at skrive en ekstra besked til lejerne, udover den standard besked Boligflow indsætter i mailen/brevet.
10.2 Bemærk forfaldsdatoen for fraflyttede lejere.
10.3 I overblikket kan du klikke på Se mail, for at se et eksempel på den mail der sendes til lejeren.
10.4 I opkrævningstype kan du se hvilken opkrævningstype der benyttes til hver enkelt lejer.
10.4.1 Enkeltopkrævning: Der dannes en enkeltopkrævning som medtages i en fremtidig opkrævning(Hvis lejeren skal afdrage, kan du opsætte gentagelser og rette i enkeltopkrævningen efterfølgende.
10.4.2 Opkrævning: Lejeren er fraflyttet og der er lavet flytteopgørelse. Der oprettes en manuel opkrævning som sendes på mail til lejeren.
10.4.3 Flytteopgørelse: Lejeren er fraflyttet og der er ikke lavet en flytteopgørelse endnu. Opgørelsen bogføres og gemmes, så den kan blive medtaget når der laves flytteopgørelse i Boligflow.
10.5 Kontrollér forfaldsdatoen.
10.5.1 Tilbagebetaling foretages ved næstkommende huslejeopkrævning
10.5.2 Efterbetaling opkræves først minimum 1 måned efter at lejer har modtaget opgørelsen.
11. Færdiggør og send forbrugsregnskabet.
Hvordan opretter jeg en afdragsordning på forbrugsregnskab?
På lejere der stadig bor i lejemålet, vil efterbetalingen oprettes som en enkeltopkrævning. Denne kan du redigere og lave om en til en afdragsordning.
Eks. En lejer skal betale 10.800 ekstra.
Du aftaler med lejer at han i stedet betaler 1.800 hver måned i 6 måneder.
1. Klik på fanen Lejemål, hvis du stadig er inde på ejendommen. Ellers, gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det lejemål hvor du lejeren skal afdrage.
3. Klik på fanen Økonomi og klik derefter på Rediger bidrag i rubrikken Enkeltopkrævninger.
4. Indtast beløbet lejeren skal betale om måneden, og indtast herefter antal gentagelser(Se eksempel herunder).
5. Afslut ved at trykke Gem.
6. Kontroller under Økonomi på lejemål, i rubrikken Enkeltopkrævninger. Her kan du se om totalbeløbet svarer til det som lejeren skulle efterbetale ifølge forbrugsregnskabet.
Forbrugsregnskab med Ista eller Wisehome
Hvis du ønsker at bruge Boligflows integration/er til ét eller flere fordelingsselskaber, skal du først tilkoble integrationen under Apps.
Hvordan opretter jeg forbindelse til Ista?
For at opsætte forbindelse mellem Boligflow og Ista, skal vi bruge et login fra Ista. Når du har kontaktet Ista, bliver resten af opsætningen foretaget af Boligflow og Ista. Du skal ikke gøre andet end at kontakte dem angående samarbejdet.
OBS: For at få et login fra Ista skal du gøre følgende:
1. Send en forespørgsel til ista@ista.dk oplys hvilke ejendomme det drejer sig om.
2. Ista kontakter Boligflow og sender login oplysninger.
3. Du modtager svar fra Boligflow når Boligflow har oprettet forbindelse.
Til Boligflow support som skal opsætte forbindelsen:
1. Gå til Apps i venstremenuen.
2. Klik på Ista og klik herefter på Tilføj til Boligflow, øverst i højre hjørne.
3. Indtast dit Brugernavn og Kodeord hos Ista og klik derefter på Tilføj.
For at færdiggøre opsætningen, skal du nu ind på de ejendomme der benytter Ista til én eller flere forbrugstyper.
4. Gå til Ejendomme i venstremenuen.
5. Klik på den ejendom du ønsker at lave forbindelse til Ista fra.
6. Hold musen henover Opret og vælg Forbindelse til fordelingsselskab.
7. Vælg forbindelsen (Hvis du kun har tilkoblet Ista, vil denne være den eneste mulighed).
8. Vælg Ja ud for de forbrugsgrupper som skal forbindes til Ista.
9. Afslut ved at klikke Forbind ejendom til fordelingsselskab.
Hvordan opretter jeg forbindelse til Wisehome?
For at opsætte forbindelse mellem Boligflow og Wisehome, skal vi bruge en API-nøgle fra Wisehome. Når du har kontaktet Wisehome, bliver resten af opsætningen foretaget af Boligflow og Wisehome. Du skal ikke gøre andet end at kontakte dem angående samarbejdet.
OBS: For at få en API nøgle fra WiseHome skal du gøre følgende:
1. Send en forespørgsel til info@wisehome.dk og oplys hvilke ejendomme det drejer sig om.
2. WiseHome kontakter Boligflow og sender API-nøglen.
3. Du modtager svar fra Boligflow når Boligflow har oprettet forbindelse.
Til Boligflow support som skal opsætte forbindelsen:
1. Gå til Apps i venstremenuen.
2. Klik på Wisehome og klik herefter på Tilføj til Boligflow, øverst i højre hjørne.
3. Indtast dit API-nøglen til WiseHome og klik derefter på Tilføj.
For at færdiggøre opsætningen, skal du nu ind på de ejendomme der benytter Ista til én eller flere forbrugstyper.
4. Gå til Ejendomme i venstremenuen.
5. Klik på den ejendom du ønsker at lave forbindelse til Wisehome fra.
6. Hold musen henover Opret og vælg Forbindelse til fordelingsselskab.
7. Vælg forbindelsen (Hvis du kun har tilkoblet Wisehome, vil denne være den eneste mulighed).
8. Vælg Ja ud for de forbrugsgrupper som skal forbindes til Wisehome.
9. Afslut ved at klikke Forbind ejendom til fordelingsselskab.
Når du opretter et forbrugsregnskab med Ista eller Wisehome, fungerer det på samme måde som beskrevet længere oppe i denne artikel, under Hvordan opretter og sender jeg et forbrugsregnskab?, men der er nogle andre ting der skal udfyldes i flowet.
Hvad skal udfyldes i forbrugsregnskabet hvis den laves med Ista?
Hvis du opretter forbrugsregnskab med integration til Ista, gennem Boligflow, vil flowet se ud som vist herunder:
1. I trinnet Udgifter, indtaster du det der skal sendes til Ista.
2. Udfyld alle obligatoriske felter, som vist på billedet herunder.
3. Du har mulighed for at tilføje Tilføje ekstra udgift, nederst på siden.
4. Når du har indtastet alle oplysninger, klikker du på Til næste flow.
5. Når oplysninger er sendt til Ista, står du i trinnet Afventer forbrugsregnskab. Her kan du se en status.
6. Så snart der er modtaget svar fra Ista, får du besked om det i Boligflow. Assistenten sender en notifikation med svar: Forbrugsregnskaber nu indhentet fra ista.
7. Når du får besked om at forbrugsregnskab ligger klar fra Ista, kan du gå ind i opgaven og fortsætte til næste trin.
8. Inden du sender forbrugsregnskabet afsted, vil du få et overblik over hvem der skal have penge tilbage og hvem der skal opkræves mere. Kontroller at alt ser korrekt ud.
9. Færdiggør som forklaret længere oppe i denne artikel, under Hvordan opretter og sender jeg et forbrugsregnskab?
Hvad skal udfyldes i forbrugsregnskabet hvis den laves med Wisehome?
Hvis du opretter forbrugsregnskab med integration til Wisehome, gennem Boligflow, vil flowet se ud som vist herunder:
1. I trinnet Udgifter, indtaster du det der skal sendes til Wisehome.
2. Udfyld alle obligatoriske felter, som vist på billedet herunder.
3. Du har mulighed for at tilføje Tilføje ekstra udgift, nederst på siden.
4. Når du har indtastet alle oplysninger, klikker du på Til næste flow.
5. Når oplysninger er sendt til Wisehome, står du i trinnet Afventer forbrugsregnskab. Her kan du se en status.
6. Så snart der er modtaget svar fra Wisehome, får du besked om det i Boligflow. Assistenten sender en notifikation med svar: Forbrugsregnskaber nu indhentet fra Wisehome.
7. Når du får besked om at forbrugsregnskab ligger klar fra Wisehome, kan du gå ind i opgaven og fortsætte til næste trin.
8. Inden du sender forbrugsregnskabet afsted, vil du få et overblik over hvem der skal have penge tilbage og hvem der skal opkræves mere. Kontroller at alt ser korrekt ud.
9. Færdiggør som forklaret længere oppe i denne artikel, under Hvordan opretter og sender jeg et forbrugsregnskab?
Forbrugsregnskab i flytteopgørelse
Når du opretter en flytteopgørelse i Boligflow, får du altid et overblik over den nuværende aconto balance hos lejeren, og herefter får du nogle forskellige valgmuligheder.
Tilbagehold aconto
Du kan vælge at tilbageholde balancen til fremtidig forbrugsregnskab. Derudover kan du også tilbageholde yderligere aconto beløb.
Hvordan tilbageholder jeg yderligere aconto?
1. Vælg Ja til Vil du tilbageholde yderligere aconto.
2. Indtast Hvor meget du ønsker at tilbageholde(Dette beløb vil fremgå af flytteopgørelsen der sendes til lejeren).
3. Nederst ser du Totalbeløb, som tilbageholdes til fremtidigt forbrugsregnskab.
Se eksempel herunder
Straksafregning
Du kan vælge at lave en straksafregning af forbrug, hvis du har en forbrugsopgørelse fra forsynings-/fordelingsselskabet.
Hvordan laver jeg en straksafregning af forbrug i flytteopgørelsen?
1. Vælg Lav straksafregning.
2. Kontroller forbrugsperioden.
3. Indtast forbruget(beløb), oplyst af fordelingsselskabet.
4. Vedhæft forbrugsopgørelsen(Denne bliver sendt til lejeren).
5. Kontroller Resultat af forbrugsopgørelse, nederst.
Se eksempel herunder
Medregn i flytteopgørelse
Hvis du har lavet forbrugsregnskab på en fraflyttet lejer, vil dette automatisk blive medtaget i flytteopgørelsen.
Se eksempel på et forbrugsregnskab der medregnes i flytteopgørelsen
1. Du får en opgørelse over Seneste forbrugsregnskab.
2. Vælg om du ønsker at vedhæfte i flytteopgørelsen.
3. Hvis der er endnu en periode som der ikke er lavet forbrugsregnskab over, vil du have samme muligheder som forklaret i Tilbagehold aconto og Straksafregning. Hvis ikke, går du bare videre til næste trin i flytteopgørelsen.
Ofte stillede spørgsmål
Moms på blandede ejendomme NY!
På blandede ejendomme, med både momspligtige og momsfritagede lejemål, skal du indtaste det totale beløb inkl. moms, samt den afløftede købsmoms under udgifter.
Når der er tale om blandede ejendomme, vil man ofte anslå hvor meget af forbruget er for erhverv og dermed bogføre den del af momsen. Så enten har i:
- Bogført fakturaen, med hele forbruget inkl. moms. Så skal du indtaste beløbet på fakturaen i boksen "Total beløb inkl. moms" og hele momsbeløbet der er bogført i boksen "Afløftet købsmoms".
- Bogført fakturaen, hvor i alene har bogført forbruget og ikke moms, så skal du indtaste beløbet på fakturaen i boksen "Total beløb inkl. moms" og taste 0 i boksen "Afløftet købsmoms".
- Bogført fakturaen hvor der er medtaget hele forbruget og en anslået del af momsen, så skal du indtaste beløbet på fakturaen i boksen "Total beløb inkl. moms" og den del af momsen der allerede er bogført i boksen "Afløftet købsmoms".
Jeg har lavet fejl i det forbrugsregnskab jeg har sendt ud, hvad gør jeg?
Du har lige lavet forbrugsregnskabs gennem Boligflow og udsendt det til alle lejere, men opdager nu at der har været fejl i acontobeløbene. Måske har disse været forkert indtastet fra start, eller der er sket noget andet. I hvert fald indser du nu at det forbrugsregnskab du har udsendt er forkert.
Dette gøres i 3 lette trin.
1. Ret aconto balancerne ved hjælp fra Boligflows support.
2. Opret et finansbilag for at flytte aconto beløbene til afregningskontoen.
3. Ret opkrævningerne.
1. Ret aconto balancerne ved hjælp fra Boligflows support
Send en mail til support@boligflow.dk og oplys hvad de korrekte aconto beløb skal være i forbrugsperioden. Boligflows supportteam vil svare tilbage i løbet af 24 timer om at rettelserne er lavet. Indtil da, kan du sagtens foretage dig trin 2 og 3.
2. Opret et finansbilag for at flytte aconto beløbene til afregningskontoen.
2.1 Opret et finansbilag ud fra vores guide her: Generelt om bogføring(Se under Boligflows kontoplan og herefter Hvordan opretter jeg et finansbilag?).
2.2 I Bilagsdato vælger du den dato du oprettede forbrugsregnskabet
2.3 I Beskrivelse kan du evt. skrive Manglende aconto til xx forbrugsregnskabet (årstal)
2.4 Tilføj en linje for hver lejer og indtast beløbet som skal flyttes fra aconto kontoen til afregningskontoen.
Eksempel:
Alle lejere mangler én måneds aconto i Boligflow. Der mangler derfor hvad der svarer til beløbet for én måned i forbrugsregnskabet.
Herunder ser du et eksempel på hvordan finansbilaget for vand forbrugsregnskabet ville se ud. I beløb er der indtastet hvad der svarer til den manglende måned.
- Opret ét finansbilag for hver forbrugstype (én for vand, én for varme, én for el osv.)
- Opret én linje i hvert finansbilag pr. lejer.
3. Ret opkrævningerne
Hvis lejerne stadig bor på lejemålet, vil der være oprettet en enkeltopkrævning du kan rette. Er lejeren fraflyttet, skal du kreditere deres opkrævning og i stedet lave en ny du sender til dem.
Lejeren bor i lejemålet.
3.1 Gå til Lejemål i venstremenuen.
3.2 Klik på det pågældende lejemål.
3.3 Gå til fanebladet Avanceret for at sikre dig at du står på den korrekte lejer. Klik på lejeren under Alle lejekontrakter.
3.4 Klik på fanebladet Opkrævning.
3.5 I boksen Enkeltopkrævninger klikker du på Rediger bidrag.
3.6 I Beløb indtaster du nu det korrekte beløb(Indtast beløbet i minus hvis det skal tilbagebetales og i + hvis det skal opkræves).
3.7 Hvis Boligflow support har kontaktet dig om at rettelserne til aconto er rettet, kan du se beløbet under lejerens kontokort.
3.7.1 Under Bevægelser, på det lejemål du er på, klikker du på Se kontokort i højre side.
3.7.2 Se beløbet under Afregning varme, Afregning vand, Afregning el osv.
3.8 Når du har rettet beløbene klikker du på Gem.
Lejeren er fraflyttet.
3.1 Gå til Lejemål i venstremenuen.
3.2 Klik på det pågældende lejemål.
3.3 Gå til fanebladet Avanceret for at sikre dig at du står på den korrekte lejer. Klik på lejeren under Alle lejekontrakter.
3.4 Klik på fanebladet Bevægelser.
3.5 Klik på de 3 prikker ud for den opkrævning der er sendt i forbindelse med forbrugsregnskabet og vælg "Gå til Faktura...".
3.6 Lav en kreditnota på hele opkrævningen(Læs mere her: Kreditnota).
3.7 Gå tilbage til lejemålet ved at klikke på adressen øverst på siden.
3.8 Opret en manuel opkrævning på de korrekte beløb der skal opkræves eller tilbagebetales.(Læs mere her:Opkrævninger, se under Hvad kan man bruge en manuel opkrævning til? og herefter Hvordan laver jeg en manuel opkrævning?)
3.8.1 I Opkrævningstype vælger du Anden.
3.8.2 I Opkrævningsdato vælger du den dato hvor det oprindelige forbrugsregnskab blev sendt ud.
3.8.3 I Forfaldsdato vælger du datoen 6 uger frem i tiden fra den dag du sendte forbrugsregnskabet ud(Grundet indsigelsesperioden).
3.8.4 Klik på Tilføj bidrag og lav en linje for hver forbrugstype(Indtast beløbet i minus hvis det skal tilbagebetales og i + hvis det skal opkræves).
3.9 Hvis Boligflow support har kontaktet dig om at rettelserne til aconto er rettet, kan du se beløbet under lejerens kontokort.
3.9.1 Under Bevægelser, på det lejemål du er på, klikker du på Se kontokort i højre side.
3.9.2 Se beløbet under Afregning varme, Afregning vand, Afregning el osv.
3.10 Gå til Næste, skriv en besked og send opkrævningen til lejeren.