Hvad er en enkeltopkrævning og hvordan opretter jeg en?
Enkeltopkrævninger er en ekstra funktion i forbindelse med de automatiske opkrævninger i Boligflow. Disse enkeltopkrævninger kan være en stor hjælp, hvis der skal tilføjes noget til en af de automatiske opkrævninger. For at læse om Boligflows automatiske opkrævninger, kan du se vores artikel her: Opkrævninger
Måske skal lejer betale et ekstra beløb, fx hvis de har smidt deres nøgle væk og skal betale for en ny.
Enkeltopkrævninger kan også bruges i forbindelse med opstart på Boligflow, hvor man måske har nogle restancer på eksisterende lejere, som man ønsker at fortsætte med at opkræve gennem Boligflow.
Hvordan laver jeg en enkeltopkrævning?
Du kan tilføje enkeltopkrævninger under det pågældende lejemål.
1. Gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det pågældende lejemål i listen.
3. Vælg fanen Opkrævning.
4. I boksen Enkelt opkrævninger klikker du på Rediger bidrag.
Du bliver nu taget til en side hvor du kan tilføje en eller flere enkeltopkrævninger.
5. Klik på Tilføj enkeltopkrævning.
6. Vælg bidragstypen i dropdownmenuen(dette har indflydelse på hvor beløbet bogføres).
7. Skriv en sigende tekst(denne tekst vil fremgå af opkrævningen og være synlig for lejeren).
8. Indtast beløbet (Plus beløb, hvis det skal opkræves, minus beløb hvis det skal fratrækkes opkrævningen).
9. Indtast hvor mange gentagelser der skal foretages.
10. Indtast startdatoen for den første enkeltopkrævning.
Når du har indtastet alle oplysninger, får du nedenunder en listevisning over alle de måneder de vil blive tilføjet enkeltopkrævninger.
11. Klik på Gem.
Når den er gemt, kan du se den på lejemålet under fanen Opkrævning.
Masseindlæsning af enkeltopkrævninger NY!
Hvis du skal oprette enkeltopkrævninger på flere eller alle dine lejere, fx hvis du har et vaskerisystem hvor du skal opkræve lejerne for det de skylder, kan du gøre brug af vores funktion til at masseindlæse enkeltopkrævninger.
Hvordan masseindlæser jeg enkeltopkrævninger?
1. Gå til Ejendomme i venstremenuen
2. Klik på den ejendom hvor du ønsker at oprette enkeltopkrævninger til lejerne.
3. Hold musen henover Opret og vælg Opret enkeltopkrævninger.
4. I boksen Bidrag, udfylder du hvilken Bidragstype som skal opkræves, hvad der skal stå i teksten som lejerne kan se, hvor mange gentagelser der skal være, og hvornår der skal opkræves første gang.
5. I Lejekontrakter kan du vælge mellem Alle, Aktive eller Aktive lejekontrakter i en periode.
6. I Oprettelsesmetode vælger du om du ønsker at importere fra Excel eller CSV(fx hvis du har modtaget en fil fra et vaskerisystem), eller vælg Manuel indtastning.
7. Gå til Næste.
IMPORTER FRA EXCEL/CSV:
8. Upload din excel eller csv fil og vælg Ja eller Nej til om filen indeholder overskrifter.
9. I Mapning af kolonner, skal du vælge hvilken kolonne der svarer til Lejekontraktsnummer(løbenummer) og hvilken kolonne der svarer til Beløb. Disse 2 kolonner er obligatoriske og SKAL fremgå i uploadede fil.
9.1 Du kan også vælge Ja til at beløb er anført i øre, hvis det er tilfældet.
10. Se en liste over hvilke lejere der er med i filen og hvad de bliver opkrævet.
11. Gå til Oversigt.
12. Få et samlet overblik over hvilke lejere der bliver opkrævet og afslut ved at klikke på Importer enkeltopkrævninger.
13. Nu er alle enkeltopkrævninger oprettet og du kan se dem på de pågældende lejemål under "Opkrævning".
MANUEL INDTASTNING:
8. I listen indtaster du beløbet som hver lejer skal betale.
8.1 Hvis nogle af lejerne ikke skal med, lader du blot være med at indtaste noget i deres kolonne.
9. Gå til Oversigt.
10. Få et samlet overblik over hvilke lejere der bliver opkrævet og afslut ved at klikke på Importer enkeltopkrævninger.
11. Nu er alle enkeltopkrævninger oprettet og du kan se dem på de pågældende lejemål under "Opkrævning".
Hvordan bruger jeg enkeltopkrævninger til at...
Opkræve et ekstra beløb
Det kan være din lejer skal betale ekstra fordi de er blevet ødelagt noget de skal betale for, eller måske har de smidt deres nøgle væk og skal betale for en ny.
Du kan følge guiden i punktet "Hvordan laver jeg en enkeltopkrævning", og indtaste beløbet de skal betale.
- Beløbet skal skrives i plus, da det er noget de skal betale ekstra.
- Hvis de skal betale hele beløbet på én gang, skal gentagelser vælges til 1.
- Hvis beløbet skal afbetales over flere gange, kan du indtaste antallet af gentagelser.
Fratrække et beløb fra deres kommende opkrævning/er
Det kan være at der er blevet aftalt en rabatordning i en periode for din lejer, fx i forbindelse med en viceværtordning.
Du kan følge guiden i punktet "Hvordan laver jeg en enkeltopkrævning", og indtaste beløbet de skal betale.
- Beløbet skal skrives i minus, da det er noget der skal fratrækkes deres opkrævning.
- Indtast hvor mange gentagelser, altså hvor mange gange beløbet skal fratrækkes deres opkrævning.
Opkræve gamle restancer fra forrige administrationssystem
Før du kom i gang med Boligflow var der nogle af dine lejere som havde en restance. Denne ønsker du selvfølgelig at flytte med ind i Boligflow, så de fortsat kan afbetale på deres restance.
Du kan følge guiden i punktet "Hvordan laver jeg en enkeltopkrævning", og indtaste beløbet de skal betale.
- Beløbet skal skrives i plus, da det er noget de skal betale ekstra.
- Hvis de skal betale hele beløbet på én gang, skal gentagelser vælges til 1.
- Hvis beløbet skal afbetales over flere gange, kan du indtaste antallet af gentagelser.