I Boligflow har du mange forskellige opkrævningsmuligheder, så du kan sætte opkrævninger på autopilot og i stedet have tid til andre ting.
I denne artikel vil vi gennemgå de forskellige opkrævningsmetoder, samt give en række gode råd og tips til hvordan du bedst løser forskellige situationer der kan opstå i forbindelse med opkrævninger.
Opkrævningsmetoder
Herunder finder du en liste over alle nuværende opkrævningsmetoder du kan benytte gennem Boligflow. Ud for hver punkt er der et link til vores artikel om denne opkrævningsmetode.
1. Betalingsservice(Læs mere i vores artikel her: Betalingsservice i Boligflow)
2. MobilePay(Læs mere i vores artikel her: MobilePay i Boligflow)
3. Manuelle bankoverførsler(Læs mere i vores artikel her: Manuelle bankoverførsler)
4. Automatisk indlæsning af bankoverførsler med Aiia(Kommer snart)
Automatiske opkrævninger
Bliver opkrævninger sendt på mail?
Om opkrævninger sendes på e-mail, kommer helt an på hvilken type lejer der er tale om, samt hvilken opkrævningsmetode de benytter.
Følgende vil automatisk modtage en e-mail med opkrævningen:
1. Erhvervslejere, da disse har krav på en faktura de kan bogføre.
2. Lejere med opkrævningsmetoden Bankoverførsel.
Hvis en af dine andre lejere efterspørger en opkrævning på e-mail, måske fordi de ikke har modtaget deres FI-kort fra Betalingsservice(Betalingsservice sender altid FI-kort med posten), kan du sende en opkrævning manuelt på e-mail.
Hvordan sender jeg en opkrævning manuelt på e-mail?
1. Gå til Økonomi i venstremenuen.
2. Den første fane du kommer ind på er Opkrævninger.
3. Klik på den pågældende opkrævning i listen.
4. Hold musen henover Opret, og klik på Send opkrævning på e-mail.
5. Vælg om opkrævningen skal sendes på e-mail eller brev.
6. Vælg betalingsmetoden (Betalingsservice, MobilePay eller bank)
7. Skriv eventuelt en ekstra besked til lejeren og tryk så på Send besked.
Der sendes en mail/brev til den primære lejers mail adresse med en beskrivelse af hvilket lejemål og periode opkrævningen gælder for. I mailen er opkrævningen vedhæftet som en pdf, hvor der står beløbet de skal indbetale, og en indbetalingslinje.
Herunder er vedhæftet et eksempel på en sådan opkrævning, hvor det er sendt på e-mail med betalingsservice som betalingsmetode.
Der er ikke genereret opkrævninger på alle lejere, hvorfor?
Hvis du oplever at der ikke er genereret opkrævninger på alle dine lejemål, kan der være flere grunde til det. Herunder kan du læse om 3 grunde og hvordan du kontrollerer det.
Tip: Husk at tage ledige lejemål i mente når du kigger på antal opkrævninger kontra antal lejemål.
1. Kontroller indflytningsdatoen
Alt efter hvornår lejeren er flyttet ind i lejemålet, kan det have indflydelse på om der er sendt opkrævninger til lejeren.
Eksempel:
Hvis lejer indflytter 1. januar, vil der ikke blive udsendt nogen opkrævninger for januar måneds husleje, da dette hører ind under depositum, forudbetalt leje og første månedshusleje i indflytningsopkrævningen som opkræves i forbindelse med underskrift af lejekontrakten.
- Hvis du har oprettet lejekontrakten som en Ny lejekontrakt gennem Boligflow, har du haft mulighed for at opkræve denne indflytningsopkrævning i forbindelse med indflytning.
- Hvis du har oprettet lejekontrakten som en Eksisterende lejekontrakt, opkræver Boligflow ikke indflytningsopkrævningen. Dette skal du gøre udenom Boligflow, når du har lavet lejekontrakten udenom Boligflow.
Hvordan kontrollerer jeg indflytningsdatoen?
1. Gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det lejemål hvor der ikke er dannet opkrævninger.
3. Den første fane du kommer ind på er Generelt, her scroller du lidt ned og kigger i boksen Drift.
4. På billedet herunder kan du se et eksempel på et lejemål hvor Dato for indflytning er 1. januar i indeværende år (2023).
2. Kontrollér Første måned for opkrævnings dato
Når du opretter en lejekontrakt gennem Boligflow, vil du blive bedt om at indtaste hvornår Første måned for opkrævning er. Kontrollér denne dato for at se om det er årsagen til at lejemålet ikke er opkrævet i indeværende måned.
Hvordan kontrollerer jeg første måned for opkrævnings datoen?
1. Gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det lejemål hvor der ikke er dannet opkrævninger.
3. Klik på fanen Avanceret, anden længst til højre.
4. Klik på Rediger lejekontrakt.
5. I felterne til venstre, vælger du Opkrævning.
6. Kontrollér datoen i boksen Generelt, i feltet Første måned for opkrævning.
3. Kontrollér at lejemålet/ejendommen er i drift
Hvis du har kontrolleret punkt 1 og punkt 2, kan den sidste mulighed være at lejemålet eller ejendommen er taget ud af drift.
Du kan se hvor du kontrollerer at en ejendom er i drift i vores artikel her: Opstart på Boligflow. Læs mere under Virksomhed og Hvordan sætter jeg min virksomhed i drift?
Hvis du har kontrolleret alle 3 punkter, og fortsat oplever problemer, bedes du kontakte Boligflow support på support@boligflow.dk eller ringe til 70 60 20 03.
Redigering af udsendte opkrævninger
Kan man redigere i en opkrævning der allerede er udsendt?
En opkrævning der allerede er sendt til lejeren, er bogført og kan derfor ikke ændres. Der er dog nogle ting man kan gøre.
Det er muligt at oprette en kreditnota på opkrævningen, for at nedjustere beløbet. Det kan være nyttigt hvis der er blevet opkrævet for meget.
OBS: Det er ikke muligt at kreditere KUN moms, hvis der fx er sagt ja til moms ved en fejl. I dette tilfælde skal man kreditere hele opkrævningen, og i stedet lave en manuel opkrævning.
Læs mere om kreditnotaer og hvordan du opretter en, i vores artikel her: Kreditnota
Hvad kan man bruge en manuel opkrævning til?
En manuel opkrævning kan være nyttig i mange situationer og giver dig, som bruger, mulighed for at udsende dine egne opkrævninger udenom de automatiske opkrævninger.
Hvordan laver jeg en manuel opkrævning?
1. Gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det pågældende lejemål i listen.
3. Hold musen henover Opret.
4. Vælg Opret opkrævning.
5. I boksen Generelt, vælger du mellem opkrævningstype Husleje, Indflytningsopkrævning og Anden.*
6. Når du har valgt en opkrævningstype, udfylder du de resterende felter i flowet, heriblandt Dato, Faste bidrag og Øvrige bidrag. Herefter går du til Næste.
7. Dan Overblik over din opkrævning og vælg Ja eller Nej til om opkrævningen skal sendes til lejer på e-mail.
OBS: Hvis du vælger "Nej" i "Send på e-mail", oprettes opkrævningen udelukkende i Boligflow. Dette kan være smart hvis du har en gammel opkrævning du ønsker at bogføre gennem Boligflow.
8. Afslut flowet ved at klikke på Opret opkrævning.
*Forklaring på opkrævningstyper
Husleje
Vælger du denne type, vil Boligflow ikke opkræve for samme periode.
Du har mulighed for at til- og fravælge bidragstyper, samt tilføje ekstra linjer.
Indflytningsopkrævningen
Boligflow indsætter automatisk 1 månedshusleje, denne har du mulighed for at fravælge hvis du ønsker det
Du kan tilføje ekstra linjer, fx "Depositum" og "Forudbetalt leje".
Anden
Her har du frit valg og kan bare tilføje de linjer de ønsker.
Herunder har vi samlet en række scenarier hvor det kan være nyttigt at lave en manuel opkrævning.
Der er ikke opkrævet husleje ved en fejl
Tidligere i denne artikel, under punktet Automatiske opkrævninger - Der er ikke genereret opkrævninger på alle lejere, hvorfor? blev der nævnt en række situationer som kunne føre til at der ikke blev genereret opkrævninger på et lejemål.
Nu har du fundet ud af det, men vi er forbi deadline for generering af automatiske opkrævninger. I stedet har du mulighed for at generere en manuel opkrævning, som kan sendes til lejeren.
Den udsendte opkrævning er forkert
Tidligere i denne artikel, under punktet Redigering af udsendte opkrævninger - Kan man redigere i en opkrævning der allerede er udsendt, blev der nævnt en situation hvor det ikke var muligt at kreditere den del af opkrævningen der var nødvendigt. Derfor var det i stedet nødvendigt at kreditere hele opkrævningen og lave en manuel opkrævning.
Når du har krediteret hele opkrævningen, som vist i denne guide: Kreditnota, skal du gå ind på lejemålet og rette i de faste bidrag, så den manuelle opkrævning du laver, kommer til at være korrekt.
Hvordan retter jeg de faste bidrag på lejemålet?
1. Gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det lejemål hvor der ikke er dannet opkrævninger.
3. Klik på fanen Avanceret, anden længst til højre.
4. Klik på Rediger lejekontrakt.
5. I felterne til venstre, vælger du Faste bidrag.
6. Ret beløbene, slå moms til eller fra, eller tilføj/fjern andre beløb lejeren skal betale. Slut af med at klikke på Gem.
Tip 1: Hvis du skal tilføje eller fjerne nogle acontobeløb, skal du først vælge det under Forbrug, i felterne til venstre.
Tip 2: Hvis du skal tilføje eller fjerne at lejeren betaler til beboerrepræsentation, skal du først vælge det under Generelt, i felterne til venstre, og så i boksen Øvrige bestemmelser for lejemålet.
Ofte stillede spørgsmål
Vi har samlet de oftes stillede spørgsmål herunder så du nemt kan blive hjulpet videre. Skulle du alligevel have spørgsmål, kan du altid sende en mail til support@boligflow.dk.
Hvornår sender Boligflow opkrævninger ud?
På dashboardet finder du, nederst i højre hjørne, en kalender der viser indeværende måned. Der vil være en rød prik ud for hver dato hvor der foretages en handling i Boligflow.
Ved at klikke på datoen med den røde prik, kan du få uddybet hvad der skal ske. På nedenstående billede kan du se at der d. 20. maj 2021 vil blive sendt opkrævninger afsted gennem Betalingsservice.
Kan jeg ændre hvornår Boligflow udsender opkrævninger?
Ja, du kan godt ændre tidspunktet vi generere opkrævninger på, dog skal det ske mellem 6 og 13 hverdage før forfaldsdato.
1. Gå til Indstillinger i venstremenuen.
2. Klik på fanen Systemindstillinger.
3. Scroll ned til boksen Økonomi.
4. Her kan du indtaste et tal mellem 6 og 13 i feltet Antal hverdage for generering af opkrævninger*.
*OBS: Læg mærke til at det er hverdage.
Kan jeg deaktivere opkrævninger?
Ja, du har mulighed for at deaktivere opkrævninger på ejendomsniveau ved at tage ejendommen ud af drift. Ved at tage en ejendom ud af drift, vil ingen af lejemålene i ejendommen blive opkrævet automatisk af Boligflow.
Hvordan tager jeg en ejendom ud af drift?
1. Gå til Ejendomme i venstremenuen.
2. Klik på den pågældende ejendom
3. I boksen Drift finder du opsætningen Klar til Drift.
4. Under valgmuligheden Ja/Nej kan du klikke på Gå til opsætning.
5. Her kan du vælge Nej til Skal ejendommen driftes*.
Kan jeg rette opkrævningsintervallet
Ja, du kan altid rette opkrævningsintervallet på bagkant. Dette gøres under Rediger lejekontrakt.
Hvordan retter jeg opkrævningsintervallet?
1. Gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det lejemål hvor der ikke er dannet opkrævninger.
3. Klik på fanen Avanceret, anden længst til højre.
4. Klik på Rediger lejekontrakt.
5. Klik på Opkrævning i listen til venstre.
7. I boksen Generelt, under Hvor ofte skal lejer opkræves leje? kan du ændre på intervallet.
8. Afslut ved at klikke på Gem.