Hvad er Assistenten?
Assistenten er en af kernefunktionerne i Boligflow, hvor du kan finde alle arbejdsopgaver og andet du skal være opmærksom på. Som din personlige assistent i Boligflow, sørger den for at der aldrig er noget der går tabt.
Hvordan får jeg mest muligt ud af Assistenten?
For at få mest muligt ud af Assistenten, er det vigtigt at du reagere på de notifikationer og mails ud modtager herfra. En god huskeregel kan være at kigge i Assistenten mindst én gang om dagen for at sikre at der ikke ligger noget og venter på en reaktion fra dig.
Hvor finder jeg assistenten?
Du finder Assistenten øverst i højre hjørne, ved siden af dit brugerikon. Når der er en rød prik ud for robotten, som på billedet herunder, betyder det at der er åbne poster i Assistenten som kræver din handling.
Hvordan fungerer Assistenten?
I Assistenten får du et overblik over alt, der er sket i Boligflow. Poster og notifikationer er indelt i farvekoder.
- Rød: Kritiske poster ligger altid øverst i listen, så du kan reagere på dem hurtigt.
- Gul: Mindre kritiske poster, som ligger i midten.
- Grøn: Poster, der ofte kræfter en handling men er ikke kritiske
Se eksempel på poster og notifikationer i Assistenten.
OBS: Hver opmærksom på at der kan ligge flere poster i dropdown menuerne. Brug "Vis X mere af denne type" for at folde listen ud og se alle poster.
Poster der kræver handling
Til de poster der kræver din handling, vil der ofte være en knap der fører direkte til den handling du skal udføre. Når handlingen er udført, vil posten forsvinde fra Assistenten.
Se eksempel på en post der kræver handling
Klik på den grønne tekst for at "Gå til opsætning" og færdiggøre opsætningen af bogføringseksport. Herefter vil posten automatisk forsvinde fra Assistenten.
Andre handlinger og valgmuligheder
Ud for alle poster og notifikationer vil du finde en række valgmuligheder, hvis du holder musen henover. Disse valgmuligheder kan være:
Marker som set: For at fjerne posten fra listen i assistenten klikker du på denne
Udsæt: Ved at vælge "udsæt" kan du flytte posten ned i listen, og få en påmindelse igen efter 1, 3 eller 7 dage. Du kan finde alle udsatte poster i bunden af assistenten.
Markér: Brug denne valgmulighed til at markere flere poster, hvorefter du kan udsætte eller markere dem alle som set.
Se eksempel på en post med andre handlinger og valgmuligheder
Hvilke notifikationer og poster indeholder assistenten?
Assistenten er opdelt i funktioner/poster, og notifikationer. Funktioner og poster er noget, der ofte kræver en handling, hvor der også vil være en guide til næste trin. Notifikationer er blot en information angående en handling, der er foretaget i Boligflow.
Se liste over alle funktioner og poster
- Lejekontrakt ophævet
- Når der er sendt en ophævelse til en lejekontrakt skal du vælge ophørsdatoen, så der er klar til ny lejekontrakt. Se også Hvordan virker Boligflows ophævelsesflow?
- Opkrævning overbetalt
- For at mindske restancer får du besked når en lejer har overbetalt, så du enten kan overføre restbeløbet eller registrere en tilbagebetaling.
- Fraflyttet lejer mangler flyttesyn
- Flyttesyn mangler at blive planlagt/fortaget i lejemålet, hvor X lejer er fraflyttet.
- Lejekontrakt opsagt uden ny lejer
- For at undgå tomgang i lejemål, giver Assistenten en notifikation om lejekontrakter, som udløber snart.
- Opdatering på digital underskrift
- Kommer med meddelelse, når underskriften er blevet godkendt, afvist eller udløbet.
- Afsendelse af besked fejlet
- I nogle tilfælde kan Boligflow ikke sende SMS eller E-mail til lejere pga. fejl i telefonnummeret / Email adressen. Her vil Assistenten give dig mulighed for at gensende eller ændre på lejers data.
- Betalingsservice betaling tilbagetrukket
- Nogle gange trækker Banken, Betalingsservice eller lejer pengene tilbage for en opkrævning. Her vil Assistenten give dig mulighed for at sende en påmindelse, eller håndtere opkrævningen på anden vis.
- Invitation til virksomhed udløbet/accepteret
- Information, mulighed for at udsende ny invitation, hvis den er udløbet.
- Lejer har valgt dato til fra- / indflytningssyn
- Ved indkaldelse til fra- / indflytningssyn gennem Boligflow får du besked om, hvilket dato lejeren har accepteret.
- Meddelelser om ændringer i opgaver tildelt din bruger
- Information
- Information i restanceforløb
- Lejer får sendt påmindelse/påkrav/ophævelse i morgen
- Lejer har fået sendt påmindelse/påkrav/ophævelse
- Fejl i e-conomic opsætning
- Hvis der er fejl i e-conomic opsætningen sender vi ingen posteringer. Nu får du hurtig besked og nem adgang til at rette opsætningen.
Se liste over notifikationer
- Boligflow generer opkrævninger i morgen
- Boligflow har genereret X opkrævninger
- Tilmedling af lejer til Betalingsservice er godkendt
- Ejendomme ikke sat i drift
- Ny opgave oprettet
- Deadline på opgave
- Opgave fuldført
- Opkrævninger sendt til Betalingsservice
- Regulering af husleje
- Boligflow har tilmeldt lejer til EWII
- Boligflow har tilmeldt virksomheden til EWII
- Boligflow har automatisk overført 250kr fra opkrævning #21 til opkrævning #23
- Flyttesyn indhentet fra MoveOn
Ofte stillede spørgsmål:
Hvor ofte modtager jeg notifikationer fra Assistenten på mail?
Vi samler dine notifikationer, og sender dem i en mail, hver halve time.
På den måde sikrer du dig at være opdateret, uden vi fylder din indbakke.
Hvordan slår jeg notifikationer fra Assistenten fra?
Du har mulighed for at slå notifikationer fra på brugerniveau. Det vil sige, at du som bruger, kan vælge om du ønsker notifikationer fra Assistenten.
Dette gøres ved at:
1. Gå til Indstillinger i venstremenuen.
2. Klik på fanebladet Brugerindstillinger.
3. Nederst i højre hjørne finder du boksen Assistentnotifikationer. Her kan du se alle virksomheder du er tilknyttet og slå notifikationer til og fra på hver enkelt af dem.
Udbygning af Assistenten
Assistenten vil løbende blive opdateret med flere funktioner, og vi er meget åbne for feedback og ønsker.
Hvis du har ønsker til flere funktioner, ændringer eller ris og ros, så tøv endelig ikke med at sende en mail til os på support@boligflow.dk