Når du skal ombord hos Boligflow, vil du få tilsendt et Excel ark for hvert selskab, der skal i drift på Boligflow.

Dette Excel ark skal udfyldes, og sendes tilbage til din kontaktperson hos Boligflow, som herefter vil indlæse det i Boligflow, og på den måde oprette alle eksisterende lejekontrakter.

Herunder følger vejledning til, hvordan du udfylder arket korrekt. Du kan se et eksempel på et sådan ark i de vedhæftede filer. Der er både vedhæftet et tomt ark og et der er udfyldt.

OBS: Arket er beskyttet. Du kan ikke slette felter. Det er vigtigt du bruger det rigtige format (det bliver uddybet længere nede i teksten) og ikke flytter rundt på nogen af kolonnerne eller skjuler dem.

Ind- og udflytning

Først skal du udfylde kolonnerne for ind- og udflytning som vist herunder.

OBS: Datoer SKAL skrives med / og må fx ikke skrives 01.02.2020, 01-02-2020, det skal skrives som vist på billedet herover: 01/02/2020.

Kolonnerne for "Opsigelsesdato", "Fraflyttelsesdato" og "Ophørsdato" skal kun udfyldes, hvis lejeren har opsagt lejemålet.

Forbrug

Når du klikker på et felt og ser en drop-down pil, skal du klikke på den og vælge en af mulighederne i listen.

Når du vælger "aconto", vil de efterfølgende felter blive røde for at indikere, at disse er obligatoriske og skal udfyldes.

Udfyld felterne for aconto varme, aconto vand og aconto el. Se eksempel på, hvordan det skal se ud herunder:

Opkrævninger

Indtast hvor ofte lejeren skal opkræves leje, og hvornår Boligflow første gang skal opkræve.

Hvis lejeren er tilmeldt betalingsservice, kan du indtaste deres kundenummer i kolonnen "BS-kundenr."*

*OBS: Hvis du allerede har en betalingsserviceaftale, er det vigtigt at du giver oplysningerne på denne til din kontaktperson hos Boligflow. 

Depositum og forudbetalt leje

Udfyld felterne med hvor meget lejeren har betalt i depositum og forudbetalt leje.*

*OBS: Husk at udfylde felterne i kolonne V og X, der beskriver hvor mange måneder depositum og forudbetalt leje dækker over.

Beløb

Udfyld husleje bidragstype*

*Tip: Hold musen henover den røde trekant for at få en forklaring på hvordan du udfylder kolonnen. Her kan du fx se, hvad de forskellige bidragstyper svarer til. Hvis du føler, at der mangler en bidragstype du skal bruge, kan du henvende dig til din kontaktperson hos Boligflow, så den kan blive tilføjet til listen.

Udfyld huslejebeløbet, og hvis de skal betale internet, tv eller beboerrepræsentation beløb.

Lejers oplysninger

Udfyld oplysninger for lejeren som vist herunder.

Husk også at give en beskrivelse af, hvor lejekontrakten er gemt, om det er fysisk eller på et drev et sted.

Udfyld på samme måde, hvis der er mere end én lejer.

Hvis ikke, lader du det bare stå tomt.

Ekstra bidragstyper

Hvis lejeren skal betale for andet end deres husleje og forbrug, kan du indtaste det i "Ekstra bidragstype 1 og 2".*

*Tip: Hold musen henover den røde trekant for at få en forklaring på, hvordan du udfylder kolonnen. Her kan du fx se, hvad de forskelige bidragstyper svarer til. Hvis du føler der mangler en bidragstype du skal bruge, kan du henvende dig til din kontaktperson hos Boligflow, så den kan blive tilføjet til listen.

Regulering

Til sidst udfylder du felterne for regulering.

OBS: Vær særlig opmærksom på startdatoen for lejereguleringerne, i tilfælde af, at lejerne først skal reguleres efterfølgende år. 

Sådan!

Når du har udfyldt alle obligatoriske felter i arket, gemmer du det og sender det til din kontaktperson i Boligflow, som vil importere dine lejekontrakter i systemet.