Når du skal ombord hos Boligflow, vil du få tilsendt et Excel ark for hvert selskab, der skal i drift på Boligflow.

Dette Excel ark skal udfyldes, og sendes tilbage til din kontaktperson hos Boligflow, som herefter vil indlæse det i Boligflow, og på den måde oprette alle eksisterende lejekontrakter.

Herunder følger vejledning til, hvordan du udfylder arket korrekt.

 

OBS: Arket er beskyttet. Du kan ikke slette felter. Det er vigtigt du ikke flytter rundt på nogen af kolonnerne eller skjuler dem.

 

Ind- og udflytning

Det første du ser er kolonne A-G, som er oplysninger du har givet til Boligflow, eller som er hentet via din ejendoms BBR. 

Er disse oplysninger forkerte, eller ønsker du at ændre på informationen, skal du kontakte din kontaktperson i Boligflow angående dette.

 

Først skal du udfylde kolonnerne for ind- og udflytning som vist herunder.

Ønsker du at lejemålet skal have et bestemt løbenummer, kan du indtaste dette i kolonne H (Løbenummer)

Kolonnerne for "Opsigelsesdato", "Fraflyttelsesdato" og "Ophørsdato" skal kun udfyldes, hvis lejeren har opsagt lejemålet.

 

Opkrævninger

Indtast hvornår Boligflow skal opkræve leje for første gang.

OBS: Du skal altid vælge d. 1. i en måned. Så hvis du skal opkræve dine lejere for husleje første gang i februar måned, skal du taste 01/02/2024.

Husk, at give en beskrivelse af, hvor lejekontrakten er gemt - om det er fysisk eller digitalt.

 

Forbrug

Vedr. udfyldning af forbrug, finder du særskilte grupper af kolonner til hver forbrugsgruppe(fx. varme, vand, el, køling m.m.)

Hvis der mangler en forbrugsgruppe, skal du tage fat i din kontaktperson hos Boligflow, få at få rettet informationerne, så du kan udfylde arket korrekt.

Du skal udfylde alle felter markeret med rødt. Hvide felter er selvvalgte.

Aconto balance i forrige periode: Dette felt er selvvalgt om du ønsker at udfylde. Det kan være en fordel hvis du kommer ombord på Boligflow i starten af et nyt regnskabsår, og mangler at lave forbrugsregnskab for forrige år. I den forbindelse skal du indtaste balancen i dette felt for hele forrige forbrugsperiode.

Aconto balance i nuværende periode: Indtast hvor meget lejeren har indbetalt i aconto fra starten af denne forbrugsperiode, til og med den dato du kommer ombord på Boligflow. 

Fx. Dit forbrugsregnskabsår starter i Januar. Du kommer ombord på Boligflow 1. februar, så skal du taste aconto balancen for i alt 1 måned. 

OBS: Husk at tage højde for hvornår lejeren er flyttet ind. 

Aconto opkrævningsbeløb: Indtast beløbet som lejeren skal betale hver måned, kvartal, halvår eller år ekskl. moms.

Udfyld felterne for dine forbrugstyper, som er vist som et eksempel herunder for varme. Har du andre forbrugstyper som f.eks. el og vand, indtaster du blot på samme måde.

Aconto varme balance i forrige periode: 500 * 12 måneder i 2023

Aconto varme balance i nuværende periode: 500 * 1 måned i 2024

Aconto varme opkrævningsbeløb: 500 kr. 

 

Depositum og forudbetalt leje

Udfyld felterne i kolonne AE og AH, der beskriver hvor mange måneder depositum og forudbetalt leje dækker over. Herefter kan du udfylde beløbet som lejeren har indbetalt.

OBS: Hvis lejeren ikke har indbetalt noget depositum eller forudbetalt leje, taster du 0 i antal måneder.

 

Beløb

Udfyld interval for betaling af husleje, samt huslejens bidragstype.*

 

*Tip: Hold musen henover den røde trekant for at få en forklaring på hvordan du udfylder kolonnen. Her kan du fx se, hvad de forskellige bidragstyper svarer til. Hvis du føler, at der mangler en bidragstype du skal bruge, kan du henvende dig til din kontaktperson hos Boligflow, så den kan blive tilføjet til listen.

 

Vælg ja/nej til om lejen er momspligtig.

Udfyld huslejebeløbet for dine lejemål.

 

Husk også at udfylde, hvis dine lejere skal betale internet, tv eller beboerrepræsentation.

 

Betalingsservice

Er lejeren tilmeldt betalingsservice, kan du indtaste deres kundenummer i kolonnen "Betalingsservice" (kolonne AP).

*OBS: Hvis du allerede har en betalingsserviceaftale, er det vigtigt at du giver oplysningerne på denne til din kontaktperson hos Boligflow.

 

Lejers oplysninger

Udfyld oplysninger for lejeren som vist herunder.

 

Udfyld på samme måde, hvis der er mere end én lejer.

Hvis ikke, lader du det bare stå tomt.

 

 

Ekstra bidragstyper

Hvis lejeren skal betale for andet end deres husleje og forbrug, kan du indtaste det i "Ekstra bidragstype 1 og 2".*

*Tip: Hold musen henover den røde trekant for at få en forklaring på, hvordan du udfylder kolonnen. Her kan du fx se, hvad de forskelige bidragstyper svarer til. Hvis du føler der mangler en bidragstype du skal bruge, kan du henvende dig til din kontaktperson hos Boligflow, så den kan blive tilføjet til listen.

 

Regulering

Til sidst udfylder du felterne for regulering.

 

OBS: Vær særlig opmærksom på startdatoen for lejereguleringerne, i tilfælde af, at lejerne først skal reguleres efterfølgende år. 

 

Sådan!

Når du har udfyldt alle obligatoriske felter i arket, gemmer du det og sender det til din kontaktperson i Boligflow, som vil importere dine lejekontrakter i systemet.