Q&A fra webinar
1. Hvordan laves straks-afregning med integration?
Når du opretter en flytteopgørelse, kommer du til et trin hvor du skal tage stilling til forbruget. Her kan du vælge mellem at beholde balancen til fremtidig forbrugsregnskab eller lave en straksafregning.
Allerførst tager du kontakt til fordelingsselskabet og beder dem udarbejde en straksafregningen til lejeren. Dette gælder både med og uden en integration tilkoblet.
1. I flytteopgørelse, vælg Lav straksafregning.
2. Kontroller forbrugsperioden.
3. Indtast forbruget(beløb), oplyst af fordelingsselskabet.
4. Vedhæft forbrugsopgørelsen(Denne bliver sendt til lejeren).
5. Kontroller Resultat af forbrugsopgørelse, nederst.
Se eksempel herunder
2. Får man besked når et forbrugsregnskab er færdiggjort?
Ja, du får altid besked gennem Assistenten når et forbrugsregnskab er færdiggjort og indlæst.
3. Hvordan kan det være udbetaling/modregning i husleje sker inden indsigelsesfristen er passeret?
Jf. Lejelovens § 78 stk. 2:
Stk. 2. Har lejeren i henhold til et forbrugsregnskab betalt for meget i acontobidrag, skal det for meget betalte beløb tilbagebetales lejeren eller fradrages i første lejebetaling, efter at forbrugsregnskabet er kommet frem til lejeren.
Ihht. ovenstående sørger Boligflow altid for at udbetale afregningen til lejeren ved næste huslejeopkrævning. Modsat vil en opkrævning af efterbetaling altid først ske 6 uger efter(altså efter at indsigelsesfristen er passeret).
4. Skal EED-omkostninger medtaget i varmeregnskabet oprettes som en særskilt udgift?
I forhold til EED er der nogle særlige regler der gælder og har betydning for hvorvidt det skal medtages i varmeregnskabet.
Hvis EED skal medtages, kan dette indtastes som en ekstra udgift når man opretter forbrugsregnskabet i Boligflow.
Uddrag fra artikel: Brunata får Boligministeriet til at give klart svar
En 10’er om måneden
“Ændringen i lejeloven betyder, at det fremover bliver omkostningsfrit for udlejerne at udsende informationerne. Nu ikke bare kan, men skal de opkræve udgifterne over forbrugsregnskabet. Det vil helt sikkert give mere fart på omstillingen til EED,” fastslår Jesper Holm Kristoffersen.
“Sat på spidsen kan man sige, at politikerne nu kræver, at udlejerne sender regningen videre til lejerne. Det er dog ikke store beløb, vi taler om. Hos Brunata koster det ca. en 10’er pr. lejlighed om måneden at få en samlet EED-compliance pakke. Og de penge får man hurtigt igen, hvis man bruger de løbende oplysninger til at spare på varmen, hvilket jo er hele pointen med kravet om at udsende oplysninger hver måned i fyringssæsonen.”
Ikke en ret, men en pligt
“Lovændringen indebærer helt konkret, at udlejer ikke kun kan, men faktisk skal medtage ”udgifter til tredjemand til månedlige leverancer af forbrugsoplysninger” i forbrugsregnskabet,” uddyber Tony Franke, juridisk direktør hos Brunata.
“Med andre ord: Der er ikke blot tale om en ret, men faktisk en pligt for udlejer til at medtage udgifterne til tredjemand til levering af de månedlige forbrugsoplysninger i forbrugsregnskabet.”
“Lovændringen gælder i øvrigt kun, hvis der er installeret fjernaflæste energi- eller fordelingsmålere i ejendommen. Det skal understreges, at i lovgivningens forstand, er drive-by målere også fjernaflæste,” pointerer den juridiske direktør.
“Det betyder faktisk, at hvis man har et drive-by anlæg, skal udlejer bekoste, at eksempelvis Brunata fysisk kommer forbi ejendommen og downloader data mindst en gang om måneden i fyringssæson for at leve op til reglerne.”
Hvad med erhvervslejemål?
“Vi er forpligtet til at informere vores kunder om, hvordan de kan medtage disse EED-relaterede omkostninger i deres forbrugsregnskaber,” fortæller Tony Franke. Som ofte, når der kommer ny regler, er der imidlertid elementer, som skal afklares før, man kan føre lovgivningen ud i praksis.
“Lovændringen gælder fx ikke erhvervslejemål,” fortæller Tony Franke. “Det er der som sådan ikke noget overraskende i, idet der i forvejen er aftalefrihed omkring dette spørgsmål for erhvervslejemål. Det giver selvfølgelig visse udfordringer for de ejendomme og anlæg, hvor der både er boliglejemål og erhvervslejere. Her bliver det lidt ekstra kompliceret at opgøre fordelingen af udgifterne, men det findes der naturligvis også en løsning på,” fastslår han.
5. Ved integration: Hvis der er en fejl i det regnskab man modtager, og dette skal ændres ved fordelingsselskabet, kan man så ændre dette?
Du kan altid kontakte Boligflow, hvis der er fejl i det forbrugsregnskab der er færdiggjort. Uanset om det er med eller uden integration, kan vi hjælpe med at få forbrugsregnskabet rettet til.
Dette kan enten betyde at vi trækker forbrugsregnskabet tilbage / annullerer det, så det kan laves forfra.
Alternativt kan vi bogføre os ud af det med et finansbilag. I begge tilfælde bedes I tage kontakt til os, så hjælper vi med den bedste løsning hertil.
6. Hvis man har en ejendom, hvor varme- og vandregnskabet kører gennem en Techem eller anden integration, og lejerne også betaler el, som beregnes efter kvadratmeter. Kan man så oprette forbrugsregnskabet på varme og vand, og derefter lave et særskilt på el-regnskabet?
Ja, du kan forbinde Techem til de forbrugsgrupper som de udarbejder, og når du så opretter forbrugsregnskabet, vælger du kun disse forbrugsgrupper. Her har du så et flow, hvor du indberetter til Techem.
Derefter kan du oprette et andet flow, hvor du kun tilvælger den forbrugsgruppe som ikke er forbundet til et fordelingsselskab. Så gennemgår du dette flow manuelt og færdiggør regnskabet.
Du kan sagtens have 2 særskilte flows oprettet på samme tid.
7. Skal man ikke taste f.eks. kubikmeter ved forbrug?
Hvis forbruget er oplyst på regningen fra forsyningsselskabet, skal du taste det, men feltet er ikke påkrævet, i tilfælde af at denne oplysning ikke fremgår.
8. Bliver forbrug angivet som kubikmete eller kw/h?
Du kan selv vælge hvilken enhed forbruget er opgivet i når du indtaster udgifterne i forbrugsregnskabet i Boligflow.
Eksempel fra flowet
9. Er det muligt at opdele efterbetalinger i flere rater? Eller skal man manuelt tilpasse dette under enkeltopkrævninger.
På lejere der stadig bor i lejemålet, vil efterbetalingen oprettes som en enkeltopkrævning. Denne kan du redigere og lave om en til en afdragsordning.
Eks. En lejer skal betale 10.800 ekstra.
Du aftaler med lejer at han i stedet betaler 1.800 hver måned i 6 måneder.
1. Klik på fanen Lejemål, hvis du stadig er inde på ejendommen. Ellers, gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det lejemål hvor du lejeren skal afdrage.
3. Klik på fanen Økonomi og klik derefter på Rediger bidrag i rubrikken Enkeltopkrævninger.
4. Indtast beløbet lejeren skal betale om måneden, og indtast herefter antal gentagelser(Se eksempel herunder).
10. Hvordan varsles stigning i aconto beløb?
• Spørgmål om det samme:
Laver Boligflow regulering af aconto, hvis forbruget har været højere eller lavere end forvente?
Boligflow regulerer ikke selv acontobeløbet på en lejer. Ligeledes oprettes der ingen varslingsskrivelse på stigning i aconto. Dette er noget udlejer selv skal håndtere.
Der kan med fordel benyttes Boligflows funktion til lejerkommunikation, hvor man sender en varslingsskrivelse man selv har udarbejdet, afsted til lejerne.
Herefter skal man selv, efter tiden er gået, rette acontobeløbet til, så lejeren stiger.
11. Jeg vil gerne ændre acontobeløb i fremtiden. Er dette muligt? Jeg gøre det normalt den 01.06.25. Kan jeg dette uden at jeg selv skal huske at gøre det når tiden nærmer sig?
Du kan ikke ændre i opkrævningsbeløbet på en lejer før tid. Hvis du ændrer noget d.d., vil dette slå igennem på næste opkrævning som Boligflow genererer.
Man kan med fordel bruge Boligflows funktion "Opgaver", til at oprette en opgave til sig selv:
1. Gå til Opgaver i venstremenuen
2. Klik på Opret opgaven
3. Giv en sigende titel, fx "Regulering af acontobeløb".
4. Sæt en deadline så du bliver påmindet om at logge ind i Boligflow og lave ændringen.
5. Tildel dig selv som ansvarlig.
6. Klik på Opret opgave.
7. Vælg nu et lejemål som skal tildeles og klik igen på Gem.
12. Den opgave, man kan lave til sig selv, får man besked fra Boligflow, som når man får andre beskeder fra jer?
Ja, du får altid besked 5 dage før deadlinen på ens opgave er nået. Denne notifikation i Boligflow bliver stående og ændrer sig hver dag til "Nu er der 4 dage til deadline", og "Nu er der 3 dage til deadline" osv.