Har du én eller flere lejere som fortsat betaler med bankoverførsler? Bruger du slet ikke Betalingsservice? Eller du ønsker du bare at give dine lejere et alternativ til disse på ét eller flere af dine selskaber? Så er Aiia lige en integration for dig.
Aiia er en integration til din netbank, som hjælper med at afstemme bankoverførsler automatisk. Integrationen er delt op i 2 funktioner:
- Aiia Data
- Aiia Pay
Begge funktioner er essentielle i Boligflow for at du får mest muligt ud af integrationen. Derfor giver vi i denne artikel en omfattende forklaring på hvordan du tilkobler Aiia til dit selskab, og hvordan du gør brug af det.
Har du endnu ikke tilkoblet Aiia i Boligflow, kan du læse hvordan du gør det her: Opstart på Aiia
Aiia Pay - Automatisk afstemning af bankoverførsler
Når Aiia Pay er verificeret via den kundekendskabsprocess(KYC) der er foretaget under opsætningen af Aiia i Boligflow, kan denne funktion bruges til at hjælpe lejerne med at lave deres bankoverførsler.
I deres opkrævning vil der være et link de kan klikke på, og hvis de modtager et brev er der en QR kode de kan scanne.
Uanset om Aiia Pay er slået til eller ej, vil der være noteret en reference i opkrævningen, som lejeren kan indtaste i deres bankoverførsel, hvad enten den er fast eller enkelvis. Denne reference er essentiel for at betalingen kan registreres automatisk.
Hvor kontrollerer jeg at Aiia Pay er verificeret og tilkoblet?
1. Gå til Bank i venstremenuen.
2. Klik på fanebladet Opsætning.
3. Kontrollér at både Verificeret for Aiia Pay og Aiia Pay aktiveret står til Ja.
OBS: Hvis Verificeret for Aiia Pay står til Ja, men Aiia Pay aktiveret er sat til Nej, kan det være fordi banken ikke understøtter Aiia Pay.
Hvordan foregår opkrævningsforløbet MED Aiia Pay?
Når lejeren modtager en opkrævning hvor han kan betale med Aiia, vil der i mailen være et link han kan klikke på, og i brevet vil der være en QR kode han kan scanne.
1. Lejeren modtager en opkrævning enten på mail eller brev.
2. Lejeren klikker på knappen Pay with Aiia for at betale.
3. Lejeren bliver nu omdirigeret til en side hvor de skal acceptere betalingen.
4. Lejeren vælger sin bank og bliver omdirigeret til denne.
5. Lejeren logger ind på MitID og godkender en almindelig banktransaktion. Alle relevante oplysninger er allerede udfyldt for dem.
6. Lejeren bliver omdirigeret tilbage til Boligflow og får besked om at betalingen er godkendt.
Hvordan foregår opkrævningsforløbet UDEN Aiia Pay?
Hvis din bank ikke understøtter Aiia Pay, kan du stadig få bankoverførsler afstemt automatisk. I dette tilfælde er det nødvendigt at lejeren selv indtaster den reference der står i deres opkrævning.
1. Lejeren modtager en opkrævning enten på mail eller brev.
2. I bunden af mailen står en reference lejeren skal indtaste i sin bankoverførsel.
3. Hvis lejeren indtaster denne reference, bliver betalingen automatisk registreret i Boligflow.
Tip: Referencen er den samme hver måned, så hvis lejeren har en fast overførsel, skal han bare tilføje referencen hertil, så den altid er noteret derpå.
Aiia Data - Integration til din netbank
Når du tilkobler Aiia, tilkobler du også med det samme Aiia Data, som henter alle indgående og udgående transaktioner fra din bank, ind i Boligflow, hvorefter du kan matche dem til forskellige lejere i systemet.
Registrering af indbetalinger
I listevisningen over alle indgående og udgående transaktioner, kan du selv matche betalinger som ikke er lavet via Aiia Pay og/eller ikke har den korrekte reference, som får Boligflow til automatisk at matche dem til en lejer.
Hvordan matcher jeg en betaling?
1. Gå til Bank i venstremenuen.
2. Under fanebladet Indgående transaktioner finder du en liste over alle indbetalinger på din konto.
3. På den indbetaling du ønsker at registrere, klikker du på Find match.
4. I listen vælger du den lejer betalingen passer på. Du kan bruge søgefeltet.
5. Marker den linje du vil godkende, og klik derefter på Godkend match, for at registrere og bogføre betalingen.
Tip: Hvis du har flere betalinger der skal matches, kan du starte med at klikke Find match på dem alle sammen, og til sidst markere dem alle og kun klikke Godkend match én gang.
Opsætning af regler NY!
I Boligflow kan du opsætte regler for Aiia, som gør det muligt automatisk at matche eller slette transaktioner.
OBS: Hvis du opsætter en regel, og Boligflow finder en transaktion som passer på den, så sker registreringen automatisk uden nogen form for manuel handling fra brugeren. Det betyder også at de kriterier man opsætter for reglen, skal være ret specifikke, så man er sikre på at den ikke matcher med en forkert lejer.
Hvordan opsætter jeg en regel om automatisk match?
1. Gå til Bank i venstremenuen.
2. Klik på fanebladet Opsætning.
3. I boksen Automatisk afstemning klikker du på Opret regel.
4. Vælg Handling = Automatisk match.
5. Vælg hvilken lejekontrakt den skal matche en transaktion på.
6. Du kan evt. opsætte en rækkefølge hvis du har flere regler på selskabet.
7. Lav betingelser:
Eksempel: Afsenders navn indeholder Alberte og afsenders tekst indeholder Østergade 85.
8. Klik på Opret regel.
9. Nu vil alle fremtidige transaktioner med afsenders navn Alberte og afsenders tekst Østergade 85, blive matchet med den lejekontrakt du har valgt i reglen.
Hvordan opsætter jeg en regel om automatisk sletning?
1. Gå til Bank i venstremenuen.
2. Klik på fanebladet Opsætning.
3. I boksen Automatisk afstemning klikker du på Opret regel.
4. Vælg Handling = Automatisk sletning.
5. Du kan evt. opsætte en rækkefølge hvis du har flere regler på selskabet.
6. Lav betingelser:
Eksempel: Du vil gerne automatiske slette alle FI indbetalinger som allerede bliver registreret automatisk i Boligflow. Vælg banktekst indeholder IK71, eller Banktekst indeholder FI71, alt efter hvordan din bank er sat op.
6.1 Kontrollér under Indgående transaktioner, hvordan teksten er på FI indbetalinger i din bank:
Eksempel 1
Eksempel 2
7. Klik på Opret regel.
8. Nu vil alle fremtidige transaktioner med banktekst IK71 blive slettet automatisk i Boligflow, så du bevarer det bedste overblik.
Hjælp til betingelser
I betingelser kan du gøre brug af attributter som Afsenders besked, afsenders navn, banktekst, aiia tekst og andet. For at kende forskel på disse og vide hvilken der er bedst at bruge, kan du se flere informationer ved at holde musen henover diverse transkationer.
Eksempel 1: Her får vi oplysninger om banktekst og Aiia tekst.
Eksempel 2: Her får vi både oplysninger om banktekst, aiia tekst, en detaljeret tekst og afsenders tekst. Derudover står afsenders navn og kontonummer også på transaktionen.
Det er altid en god ide at undersøge hvilke oplysninger I får, i listen med transaktioner, før I begynder at lave regler.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan sletter jeg en transaktion i Aiia?
Det er en god ide at rydde op i de Indgående- og udgående transaktioner, for at du beholder det bedste overblik. Derfor kan du slette de transaktioner som ikke skal bogføres på nogen lejer i Boligflow.
1. Gå til Bank i venstremenuen.
2. Under fanebladet Indgående transaktioner finder du en liste over alle indbetalinger på din konto.
3. Marker alle de transaktioner du ønsker at slette ved at sætte et X i firkanten til højre.
4. Klik på knappen Slet.
5. Gør det samme i fanebladet Udgående transaktioner.
Skal Aiia verificeres hver 3. måned?
Ja, du skal igennem et manuelt bank-login-flow én gang hvert 3 måned, for at opretholde forbindelsen mellem banken og Boligflow. Dette vil assistenten give en notifikation om, så du ikke glemmer det.