Under din opstart og onboarding på Boligflow, vil du sikkert sidde med flere spørgsmål. Derfor har vi forsøgt at samle disse spørgsmål i en artikel som forhåbentlig hjælper dig hurtigt videre.
Abonnement og aftale
Hvor finder jeg en databehandleraftale?
1. Gå til Indstillinger i venstremenuen.
2. Klik på fanen Systemindstillinger.
3. I højre side finder du rubrikken Databehandleraftale. Klik på Download for at læse aftalen.
Databehandleraftalen mellem din virksomhed og Boligflow fungerer som en instruktion til os i, hvordan vi er forpligtede til at behandle dine, samt andre kunders og partneres, data jf. EU-lovgivningen om persondata (GDPR).
Hvordan ændrer jeg fakturerings oplysninger for mit abonnement?
1. Gå til Indstillinger i venstremenuen.
2. Klik på fanen Abonnement.
3. I højre side finder du rubrikken Faktureringsoplysninger.
4. Indtast hvilken e-mail vi skal sende fakturaen til, for dit abonnement hos Boligflow.
4.1 Du kan også indtaste andre oplysninger der skal fremgå på fakturaen(Hvis du ikke indtaster noget, bruger vi som standard de oplysninger der er indtastet under Virksomhedsindstillinger).
Virksomhed
Hvor indtaster/ændrer jeg mine bankoplysninger? NY!
Når du opretter en ny virksomhed, vil du som det første blive bedt om at indtaste dine bankoplysninger. Hvis du senere får brug for at ændrer dem, kan du gøre det her:
1. Gå til Indstillinger i venstremenuen.
2. Klik på fanen Systemindstillinger.
3. Halvvejs nede på siden finder du rubrikken Bankkonto. Klik på Tilføj bankkonto.
4. Indtast Bankens navn, samt reg. nr. og konto. nr.
5. Indtast IBAN nr. og SWIFT/BIC nr. hvis du ønsker at disse fremgår af opkrævningerne der sendes til lejerne.
6. Hvis du har en Betalingsserviceaftale og/eller et FI-kreditornummer skal du indtaste det nederst.
7. Afslut ved at klikke på Opret.
Hvordan sætter jeg min virksomhed i drift?
For at Boligflow kan opkræve dine lejere, skal både ejendommene og virksomheden sættes i drift.
Sæt Ejendommene i drift:
1. Gå til Ejendomme i venstremenuen.
2. Klik på den ejendom der skal sættes i drift.
3. I boksen Drift, under fanen Generelt, finder du muligheden Klar til Drift. Klik på Gå til opsætning under denne valgmulighed.
4. I boksen Generelt, siger du Ja til Skal ejendommen driftes?
5. Klik til sidst på Gem ændringer.
Sæt virksomheden i drift:
1. Gå til Indstillinger i venstremenuen.
2. Klik på fanen Systemindstillinger.
3. I boksen Generelt siger du Ja til Drift.
Hvordan tilføjer jeg en ekstra virksomhed?
Hvis du har lejemål i flere forskellige virksomheder, kan du sagtens oprette disse i Boligflow så de er tilknyttet din bruger. For at oprette en ny virksomhed gør du således:
1. I toppen af dashboardet, klikker på på dropdown pilen der er til venstre for dit virksomhedsnavn.
2. Klik på Tilføj virksomhed(Det er også her du vil kunne finde alle fremtidige virksomheder du tilknytter din bruger på Boligflow).
3. Følg flowet og tilføj den nye virksomhed.
Hvad kan jeg skrive i et velkomstbrev? (Ny på betalingsservice)
Hvis du er ny hos Boligflow, kan du eventuelt udsende et velkomstbrev til dine lejere, så de ved hvordan de fremadrettet skal betale husleje.
Herunder har vi givet et eksempel på hvad man kan skrive i et sådan velkomstbrev. Læs hvordan du udsender en meddelelse via Boligflow her: Lejerkommunikation
Emne: VIGTIG INFO FRA UDLEJER - HUSLEJEBETALING
Indhold:
Ved. Ejendommene xxx.
Vi skifter pr. x/x-xx til et nyt administrationssystem, hvilket betyder at alle opkrævninger af husleje mm. kommer til at foregå via betalingsservice fra d. x/x-xx.
Hvad skal jeg gøre?
Senest d. x/x-xx (sidste dag i måneden) vil du modtage et indbetalingskort via e-mail hvor du kan betale din husleje gennem betalingsservice. I denne e-mail finder du også oplysninger om hvordan du tilmelder dig betalingsservice, så du for eftertiden bliver opkrævet automatisk.
Dette betyder at du ikke længere skal betale via bankoverførsel. Husk at stoppe jeres faste bankoverførsel hvis I har sådan en sat op.
Hvad hvis vi ikke tilmelder mig betalingsservice?
Såfremt du ikke tilmelder dig betalingsservice, vil du modtage et nyt indbetalingskort hver måned.
Vi anbefaler at alle tilmelder sig betalingsservice.
Hvad hvis jeg ikke modtager et indbetalingskort?
Modtager du, mod forventning, intet indbetalingskort inden d. x/x-xx, så kontakt undertegnede d. x/x-xx. Herefter sender vi opkrævningen på e-mail til dig.
Rigtig god dag
Hvad kan jeg skrive i et velkomstbrev? (Aiia)
Hvis du er ny hos Boligflow, kan du eventuelt udsende et velkomstbrev til dine lejere, så de ved hvordan de fremadrettet skal betale husleje.
Herunder har vi givet et eksempel på hvad man kan skrive i et sådan velkomstbrev. Læs hvordan du udsender en meddelelse via Boligflow her: Lejerkommunikation
Emne: VIGTIG INFO FRA UDLEJER - HUSLEJEBETALING
Indhold:
Ved. Ejendommene xxx.
Vi skifter pr. x/x-xx til et nyt administrationssystem, hvilket betyder at alle opkrævninger af husleje mm. kommer til at foregå via Aiia bankoverførsel fra d. x/x-xx.
Hvad skal jeg gøre?
Senest d. x/x-xx (sidste dag i måneden) vil du modtage en faktura via e-mail hvor du kan betale din husleje gennem Aiia bankoverførsel. I e-mailen vil der stå information om beløbet du skal indbetale, samt være noteret en Reference du bedes indtaste i tekstfeltet i din bankoverførsel. Du kan også blot klikke på knappen "Pay with Aiia" og betale direkte fra din netbank. Så indsættes referencen automatisk.
Hvad hvis jeg ikke modtager en faktura?
Modtager du, mod forventning, intet indbetalingskort inden d. x/x-xx, så kontakt undertegnede d. x/x-xx. Herefter sender vi opkrævningen på e-mail til dig.
Rigtig god dag
Bruger
Hvordan sletter jeg en bruger fra en virksomhed?
Kun brugere med rollen Ejer, eller Systemadministrator kan slette en bruger fra et selskab. Du kan se, hvilken rolle du har, på dashboardet, i højre side under Brugere hos...
Hvis du er Ejer, eller Systemadministrator og gerne vil slette en bruger fra selskabet, skal du:
1. Gå til Indstillinger i venstremenuen.
2. Den første fane du kommer til er Virksomhedsindstillinger.
3. I højre side er boksen Tilknyttede brugere. Her klikker på du de 3 prikker ud for brugeren du ønsker at fjerne.
4. Klik på Fjern bruger.
Hvordan inviterer jeg en ny bruger til min virksomhed?
1. På dashboardet, i højre side af skærmen finder du boksen Brugere hos...
2. Klik på plus ud for Inviter bruger.
3. Indtast e-mail adressen på den bruger du vil tilføje og vælg hvilken rolle de skal have.
4. Klik til sidst på Send invitation.
5. Når brugeren har accepteret invitationen, vil han eller hun dukke op i listen over brugere
5.1 Indtil da kan du se at invitationen er sendt ved at gå til Indstillinger i venstremenuen.
5.2 Den første fane du kommer til er Virksomhedsindstillinger.
5.3 I højre side er boksen Tilknyttede brugere. Her vil der stå at invitationen er sendt.