Vælger du at slå funktionen Standardleverandør til lejeopkrævninger til under Betalingsserviceopsætningen, vil Boligflow overlade hele processen til Betalingsservice selv. Forløbet vil derfor foregå på følgende måde:

1. Den 6. sidste hverdag i måneden(eller den dato du har valgt under Systemindstillinger) vil Boligflow generere alle opkrævninger og sende dem i en fil til Betalingsservice.

2. Betalingsservice genererer så FI-kort til de lejere der ikke er tilmeldt og sender disse ud som almindeligt brev via Postnord.

OBS: FI-kort kan IKKE sendes på e-mail hvis du bruger Standard leverandør til lejeopkrævninger funktionen. Så skal du overlade det til Boligflow.

3. Lejere der er tilmeldt vil blive trukket automatisk den første i måneden.

For at slå denne funktion til gør du følgende:

1. Gå til Apps i venstremenuen.

2. Klik på appen Betalingsservice og herefter Opsætning.

3. I boksen Indstillinger siger du Ja til Standardleverandør til lejeopkrævninger.

Ved at slå funktionen Standardleverandør til lejeopkrævninger fra, kan opkrævninger både sendes via e-mail eller med brev. Du skal gennem 3 små skridt for at sikre dig at alt er opsat korrekt før Boligflow kan opkræve.

1. Fjern opsætningen af Standardleverandør til lejeopkrævninger

2. Kontroller lejers foretrukne kommunikationsmetode.

3. Bed Betalingsservice om at sende Boligflow en 603 fil.

1. Sådan fjerner du opsætningen af Standardleverandør til lejeopkrævninger:

1.1 Gå til Apps i venstremenuen.

1.2 Klik på appen Betalingsservice og herefter Opsætning.

1.3 I boksen Indstillinger siger du Nej til Standardleverandør til lejeopkrævninger.

2. Sådan kontrollerer du lejers Foretrukne kommunikationsmetode:

2.1 Gå til Lejere i venstremenuen.

2.2 Søg efter lejerens navn eller find lejeren i listen.

2.3 Klik på den pågældende lejer.

2.4 I boksen Kontaktoplysninger, i højre side, klikker du på dropdown menuen ud for Foretrukne kommunikationsmetode.

2.5 Vælg mellem E-mail og Brev for at gemme.

3. Bed Betalingsservice sende Boligflow en 603 fil:

OBS: Det er meget vigtigt at de lejere som er tilmeldt Betalingsservice, rent faktisk står som "Tilmeldt" i lejerinfo. Ellers vil Boligflow sende disse en almindelig opkrævning, i stedet for at trække pengene automatisk. Du skal derfor gøre følgende:

3.1 Ring til Betalingsservice på 80 81 07 07. Hav dit CVR-nummer klar.

3.2 Bed dem sende en 603 fil med Alle aktive til Boligflow(CVR nummer 40843639, Navn Byte the Bits ApS)

3.3 Skriv en mail til support@boligflow.dk og adviser om at 603 filen er på vej, så indlæser vi den automatisk og opdaterer alle lejere i selskabet.

Når du har gennemført ovenstående 3 trin, vil næste runde af opkrævninger blive sendt på e-mail eller brev, og opkrævningen vil indeholde alle betalingsmetoder der er tilkoblet på selskabet i Boligflow. 

Hvis en lejer tilmelder sig Betalingsservice, bliver de automatisk trukket det korrekte beløb hver måned. Derfor vil de heller ikke modtage en mail eller et brev efter de har tilmeldt sig. 

Vi henter leverancer fra Betalingsservice hver time, og behandler dem øjeblikkeligt. Betalingsservice leverer typisk betalingsleverancer (602) kl. 21 med indbetalinger fra hele dagen.

Vi har modtaget en FI-indbetaling i banken, men status i Boligflow er ikke ændret?

Vær opmærksom på at der kan gå op til 24 timer, før en indbetaling på et girokort bliver registeret som "betalt" i Boligflow. Det skyldes, at der er forsinkelse på den dataleverance bankerne genererer til Betalingsservice.

Eksempel:

Lejer indbetaler d. 3 i måneden, og denne indbetaling bliver bogført i banken d. 4.

Banken sender oplysningerne videre til Betalingsservice d. 4 og vi modtager oplysningerne fra Betalingsservice d. 4 kl. 21:00.

Så hvis du kan se en indbetaling via FI-kort fra en lejer på d.d., vil denne først blive bogført i Boligflow samme aften kl. 21:00.

Tilmeldingsintegration skal være slået til på din aftale, før du slår det til i Boligflow. 

Hos Betalingsservice: 

1. Kontakt Betalingsservice på 80 81 07 07. Hav dit CVR-nummer klar.
2. Fortæl at din virksomhed ønsker at gøre brug af BS Tilmeldingsintegration via fil-integration(605 leverancer)

Processen er også beskrevet her:https://www.betalingsservice.dk/erhverv/løsninger/bs-tilmeldingsintegration

Hos Boligflow:

Når du har fået bekræftelse fra Betalingsservice, på at det et opsat, kan du aktivere tilmeldingsintegration i din BS-app i Boligflow.

Det gør du her: 

1. Gå til Apps i venstremenuen.

2. Klik på Betalingsservice.

3. Klik på Ændre opsætning oppe i højre hjørne.

4. I boksen i højre side, under Indstillinger kan du sige Ja til BS Tilmeldingsintegration.

Herefter kan du gøre brug af automatisk tilmelding af lejere på lejligheds niveau, eller ved generering af nye lejekontrakter.

1. Gå til Lejemål i venstremenuen

2. Klik på det pågældende lejemål.

3. Hold musen hen over Opret, og klik derefter på Betalingsservice tilmelding.

Du vil derefter blive vist til en ny side, hvor du skal udfylde de tomme felter med information på lejeren

Du har nu 4 muligheder:

• Manuelt (Lejer har allerede givet accept)
• Tilmelding via Fuldmagt med digital underskrift
• Tilmelding via Fuldmagt med fysisk underskrift
• Send tilmelding via e-mail

Lejer har allerede givet accept

Hvis lejer allerede har givet accept på, at du må tilmelde dem, på deres vegne, kan du:

1. Vælge Ja til Har lejer allerede givet accept?

2. Upload en fil med deres accept(Fx. en mail)

3. Udfyld lejers kontooplysninger(Du skal bruge lejerens CPR nr., samt Bank reg. nr. og Konto nr. til den konto, der vil blive tilmeldt Betalingsserviceaftalen).

4. Færdiggør flowet.

Lejer vil nu blive tilmeldt Betalingsservice.

Tilmelding via Fuldmagt med digital underskrift

Ved at benytte Tilmelding via Fuldmagt, får du lejer til at underskrive en fuldmagt, der giver dig som udlejer, lov til at tilmelde dem til Betalingsservice, på deres vegne.

1. Vælg Tilmelding via Fuldmagt i Tilmeldingstype.

2. Udfyld lejers kontooplysninger(Du skal bruge lejerens CPR nr., samt Bank reg. nr. og Konto nr. til den konto, der vil blive tilmeldt Betalingsserviceaftalen).

3. Vælg Digital underskrift i Underskriftsmetode.

4. Vælg Næste og send fuldmagten afsted til digital underskrift hos lejeren.

Når de har accepteret/underskrevet vil de blive tilmeldt Betalingsservice.

Tilmelding via Fuldmagt med fysisk underskrift

Ved at benytte Tilmelding via Fuldmagt, får du lejer til at underskrive en fuldmagt, der giver dig som udlejer, lov til at tilmelde dem til Betalingsservice, på deres vegne.

1. Vælg Tilmelding via Fuldmagt i Tilmeldingstype.

2. Udfyld lejers kontooplysninger(Du skal bruge lejerens CPR nr., samt Bank reg. nr. og Konto nr. til den konto, der vil blive tilmeldt Betalingsserviceaftalen).

3. Vælg Fysisk underskrift i Underskriftsmetode.

4. Vælg Næste

5. Download og print fuldmagten, som du kan tage med til lejeren.

6. Når lejer har underskrevet, kan du scanne dokumentet ind og uploade det til Boligflow. 

7. Færdiggør flowet.

Lejer vil nu blive tilmeldt Betalingsservice.

Send e-mail med tilmelding

Ved at benytte Send e-mail med tilmelding, bliver der sendt en e-mail afsted til lejer med en QR kode. Ved at scanne denne kode bliver de ført ind på Betalingsservices hjemmeside hvor de nemt kan tilmelde sig selv.

1. Vælg Send e-mail med tilmelding.

2. Færdiggør flowet.

1. Opret en ny lejekontrakt(Læs mere i vores artikel her: Lejekontrakter).

2. I trinnet Betalinger kan du vælge, om du ønsker at udsende fuldmagt til lejer, for at tilmelde dem til betalingsservice.

3. I rubrikken Betalingsmetode vælger du Ja til Skal lejer tilmeldes til Betalingsservice.

Som der står skal du bruge lejeren CPR nummer og konto oplysninger. Disse skal indtastes senere i lejekontrakten.

 4. I trinnet Lejer skal du, under den primære lejer, skrive oplysningerne til Betalingsservice.

5. I punktet Særlige Vilkår, indsætter Boligflow en ekstra paragraf som fungerer som fuldmagt. Det er vigtigt at du ikke sletter denne pragraft. Du er velkommen til at rette i ordlyden.

6. Når du udsender kontrakten til underskrift, vil lejeren blive bedt om også at underskrive Særlige Vilkår, hvor paragrafen er indsat, så du kan tilmelde dem til Betalingsservice på deres vegne.

7. Når lejekontrakten er underskrevet og oprettet, vil de automatisk blive tilmeldt Betalingsservice.

Situation: Jeg har tilmeldt min lejer til betalingsservice ved at udsende en fuldmagt gennem Boligflow. Lejer har underskrevet, men lejeren står stadig som "Ikke tilmeldt" i Boligflow.

Vi får kun besked fra betalingsservice, hvis en lejers tilmelding er gået igennem uden problemer, ikke hvis der er sket en fejl undervejs. Dette kan du selv undersøge ved at gå ind på BS kundeportal.

Her kan du finde de oplysningslister hvor du kan se status på de lejere du har forsøgt at tilmelde. Er der sket en fejl under tilmeldingen, ex.  fejl i de indtastede oplysninger, kan du finde det her.

For at lære, hvordan du finder disse oplysningslister kan du se betalingsservice video guide her.

Hvis alt ser fint ud, men lejeren stadig ikke er tilmeldt i Boligflow, kan det være fordi der ikke er slået 603 leverancer til på din aftale, så Boligflow ikke modtager oplysninger på den.

Det kan du se flere steder, både på lejemålet, på lejeren og ved at eksportere en fil med en liste over alle lejere og om de er tilmeldt.

På lejemålet:

1. Gå til Lejemål i venstremenuen

2. Klik på det pågældende lejemål.

3. På den første fane Generelt, kan du se en rubrik i højre side hvor der står Tilknyttede apps.

4. For at se flere oplysninger kan du klikke på fanen Opkrævninger og se nederst i højre hjørne.

På lejeren:

1. Gå til Lejere i venstremenuen

2. Klik på den pågældende lejer.

3. Se oplysninger nederst i højre hjørne.

Eksporter en liste:

1. Gå til Eksporter i venstremenuen.

2. Vælg Lejere i rubrikken Eksport.

3. Tilvælg felterne som vist herunder og klik til sidst på Eksporter.

Har du indtastet et forkert kundenummer på en lejer, da du oprettede hans eksisterende lejekontrakt i Boligflow, eller glemte at du at tilkoble Betalingsservice under apps, og har ikke haft mulighed for at indtaste de rigtige kundenumre før nu? Så kan du heldigvis ændre det på bagkant.

1. Gå til Lejemål i venstremenuen

2. Klik på det pågældende lejemål.

3. Hold musen henover Opret.

4. Vælg Ændre Betalingsservice kundenummer.

5. Her får du præsenteret det nuværende kundenummer.

6. Indtast det nye/rigtige kundenummer i kolonnen.

6.1 Boligflow kontrollerer, at kundenummeret ikke eksisterer i Boligflow i forvejen, for at sikre, at vi ikke har nogen overlap. 

6.2 Boligflow kontrollerer også om lejer har tilmeldt sig Betalingsservice, på det nuværende kundenummer, for at advare om at denne tilmelding forsvinder, hvis man ændrer kundenummeret.

7. For at gemme, klik på Ændre kundenummer.

Hvis du har brug for at tilgå det indbetalingskort, som er blevet generet til lejer af Betalingsservice, har du mulighed for selv at downloade det på Betalingsservices selvbetjeningsportal. 

1. Log ind på selvbetjeningsportalen her: https://www.betalingsservice.dk/erhverv/selvbetjening

2. Herefter har du mulighed for at søge din lejer frem ved at indtaste oplysninger herpå i søgekriterierne*.

*Søgekriterierne er som følger:

- Lejers kundenummer, hvilket ofte er det samme som lejekontraktsnummer i Boligflow. 

- Fra og til dato, hvilket er betalingsdatoen på kortet og ikke afsendelsesdatoen.

3. Klik på den pågældende opkrævning og vælg fanen BS arkiv.

4. Klik på Indbetalingskort.

5. Herefter åbner indbetalingskortet, som du har mulighed for at gemme på din computer, og evt. vedhæfte og videresende til lejer

5.1 På indbetalingskortet finder lejer også oplysningerne, så de har mulighed for at melde opkrævningerne til Betalingsservice.

Lejekontraktnummeret i Boligflow finder du her:

1. Gå til Lejemål i venstremenuen

2. Klik på det pågældende lejemål.

3. På den første fane Generelt, finder du det i boksen Drift.

Lejekontraktsnummeret er desuden også oplyst i en kolonne på opkrævningsoversigten.

1. Gå til Økonomi i venstremenuen.

2. Vælg fanen Transaktioner.

Her kan du danne overblik over alle indbetalinger, der er registreret i Boligflow.

Nede i listen vil du få øje på en sum penge, som er gået ind den første hverdag i måneden. Her kan du klikke på "Se alle" for at se hvad summen består af.

På samme måde kan du se en sum af FI betalinger hvor du også kan klikke "Se alle" for at få udspecificeret beløbet.

1. Gå til Apps i venstremenuen.

2. Vælg Betalingsservice.

3. Klik på Ændre opsætning.

4. I højre side finder du boksen Indstillinger, her kan du sige Ja til Hurtig udsendelse på Fi-kort.