Hvordan fungerer Boligflows restanceforløb?
Skulle der ske det uheldige, at en lejer ikke betaler sin husleje, kan du lade Boligflow håndtere dette.
Med vores restanceforløb, har du mulighed for, at automatisere hele processen med påkravs- og ophævelsesskrivelser. Boligflow sørger for at opgøre lejers restance, og informere lejer herom, med både mail og brev.
Vi overholder selvfølgelig alle frister iht. lejeloven, og sørger for at brevene bliver sendt som både A-post og rekommanderet. Vores skabeloner er udarbejdet og godkendt af en advokat, så du sikrer dig at alt er lige efter bogen, og undgår ugyldige påkrav og ophævelser.
Boligflow pålægger lejer et påkravsgebyr jf. Lejelovens § 93 stk. 2, som kommer dig, som udlejer tilgode. Gebyret går 100% til dig, og du skal kun betale porto ifbm. processen.
OBS: Førhen sendte Boligflow påmindelser i forbindelse med automatisk restanceforløb. Nu er dette en særskilt process og håndteres også særskilt. Læs mere her: Påmindelser vedr. manglende betaling
Automatisk restanceforløb
Ved at tilkoble app'en Automatisk restanceforløb, vil Boligflow selv starte et restanceforløb på en lejer der har en restance. Et restanceforløb starter ved at der sendes et påkrav, hvilket Boligflow automatisk vil gøre den 5. hverdag efter forfaldsdatoen.
Hvis du ikke har denne app slået til, kan du stadig selv starte et restanceforløb manuelt på hver enkelt lejer.
Hvordan aktiverer jeg automatisk restanceforløb på min virksomhed?
1. Restanceforløb aktiveres under Indstillinger.
2. Klik på Systemindstillinger og scroll ned til boksen Restanceforløb.
3. Vælg Ja til Opret automatisk restanceforløb ved manglende betaling.
4. Klik på Aktiver i dialogboksen.
OBS: Vær opmærksom på at deadline for tilkobling af denne app er inden der udsendes opkrævninger.
Eksempel: Der er sendt opkrævninger d. 21. juli, du tilkobler app'en d. 25. juli. App'en vil derfor først være aktiv på de opkrævninger der sendes d. 23 august, og ikke på de opkrævninger der blev sendt d. 21. juli.
Du kan selvfølgelig altid starte et restanceforløb manuelt på de opkrævninger der blev sendt d. 21. juli(Læs mere længere nede i artiklen).
Restanceforløb på lejemålsniveau
Som udgangspunkt er automatisk restanceforløb slået til på alle dine lejemål, hvis app'en Automatisk restanceforløb er tilkoblet, men du kan gå slå det fra enkeltvis på lejemålsniveau.
Hvordan slår jeg automatisk restanceforløb fra på lejemålsniveau?
1. Gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det lejemål hvor den pågældende lejer bor.
3. Klik på fanebladet Restanceforløb.
4. I boksen Automatisk påmindelser og restanceforløb, siger du Nej til Skal Boligflow automatisk starte restanceforløb på lejer?
Tip: Du kan altid starte et restanceforløb manuelt på lejeren, selvom denne indstilling er slået fra.
5. Klik til sidst på Gem.
"Pause" restanceforløb
Førhen havde vi en knap til at pause et restanceforløb måned for måned, opkrævning for opkrævning. Dette er erstattet med mulighed for at give lejeren en henstandsperiode eller "springe over" restanceforløbet i indeværende måned.
Hvordan springer jeg denne måneds restanceforløb over?
1. Gå til Restance i venstremenuen eller ved at klikke på cirklen på dashbaoardet.
2. Klik på lejerens adresse ud for den restance der ikke skal køres restanceforløb på.
3. Klik på fanebladet Restanceforløb.
4. I boksen Automatisk restanceforløb kan du klikke på Stop. Så vil Boligflow ikke starte noget restanceforløb denne måned.
Tip: Du kan altid starte et restanceforløb manuelt på lejeren, selvom denne indstilling er slået fra.
Henstand af husleje
Har du indgået aftale med din lejer om at give henstand, så kan du registrere det på lejemålet, så der ikke sendes påkrav til lejeren i henstandsperioden.
Hvordan angiver jeg en henstandsperiode for lejeren?
1. Gå til Restance i venstremenuen eller ved at klikke på cirklen på dashbaoardet.
2. Klik på lejerens adresse ud for den restance der ikke skal køres restanceforløb på.
3. Klik på fanebladet Restanceforløb.
4. I boksen Henstand vælger du Ja til Ønsker du at angive en henstandsperiode for lejeren?
5. Vælg datoen og klik derefter på Gem.
Manuelt restanceforløb
Uanset om du har slået Automatisk restanceforløb til eller ej, kan du altid starte et restanceforløb manuelt.
OBS: Du kan ikke starte et restanceforløb på en opkrævning der allerede er et restanceforløb på.
Hvordan opretter jeg et restanceforløb manuelt?
1. Gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det lejemål hvor den pågældende lejer bor.
3. Klik på fanebladet Restanceforløb.
4. Klik på knappen Opret restanceforløb.
5. Du får en liste over alle forfaldne opkrævninger som der endnu ikke er oprettet et restanceforløb på. Tilvælg de opkrævninger der skal sendes påkrav på.
6. For at oprette restanceforløbet, klik på Opret.
Pligtig pengeydelse NY!
For at sikre at Boligflow ikke ophæver lejer på baggrund af ikke-pligtig pengeydelse, kan du markere konti i kontoplanen som ikke-pligtig pengeydelse.
Hvordan markerer jeg en konto som ikke-pligtig pengeydelse?
1. Gå til Økonomi i venstremenuen.
2. Klik på fanebladet Kontoplan.
3. Scroll ned til den konto du ønsker at ændre.
4. Klik på de 3 prikker ud for kontoen og vælg Rediger.
5. Sig Nej ud for Er kontoen en pligtig pengeydelse?
6. Klik til sidst på Opdater konto.
Hvis der sendes påkrav til en lejer hvor der opkræves ikke-pligtig pengeydelse, vil det fremgå af påkravet.
Ofte stillede spørgsmål
Vi har samlet de oftes stillede spørgsmål herunder så du nemt kan blive hjulpet videre. Skulle du alligevel have spørgsmål, kan du altid sende en mail til support@boligflow.dk.
Der er sendt påkrav ved en fejl, kan jeg annullere afsendelsen af påkravet?
Klokken har netop passeret 12:00 og Assistenten har givet dig besked om at påkravet er sendt afsted til din lejer, selvom det egentlig ikke skulle have været sendt.
I dette tilfælde, kan du som regel godt nå at annullere udsendelsen. Dette kan du gøre frem til kl 15:00.
1. Gå til Restance i venstremenuen.
2. Klik på fanebladet Restanceforløb.
3. Klik på det restanceforløb der blev startet ved en fejl.
3. Scroll ned i bunden og find påkravet under Meddelelser.
4. Klik på den øverste meddelelse.
5. Hold musen henover Handling og vælg Annuller afsendelse.
6. Følg punkt 1-5 på de 2 andre meddelelser
(OBS: Det er vigtigt du annullerer afsendelsen på ALLE 3 meddelelser).
Efter kl. 15:00 er afsendelsen låst og du kan ikke længere annullere udsendelsen. I dette tilfælde har du mulighed for slette påkravsgebyret. Læs mere om dette i punkt 2 i Ofte stillede spørgsmål.
Hvordan sletter jeg et påkravsgebyr?
At slette påkravet, er ikke det samme som at annullere afsendelsen. Brevet vil stadig være afsendt, lejeren vil modtage det og der vil blive pålagt selskabet at betale for portoen heraf. Ønsker du alligevel at slette påkravsgebyret, skal du gøre følgende.
1. Gå til Restance i venstremenuen.
2. Klik på fanebladet Restanceforløb.
3. Klik på det restanceforløb du ønsker at stoppe og slette påkravet på.
4. Hold musen henover Handling og klik på Slet påkrav.
5. Klik på Slet for at bekræfte handlingen.
Dette vil stoppe restanceforløbet og kreditere påkravsgebyret og derved også fjerne det fra listen over bevægelser på lejemålet.
Du vil altid kunne finde historikken herpå under restancelisten på lejemålet eller i venstremenuen.
Min lejer har betalt sin husleje, men der er sendt påkrav alligevel
Hvis din lejer har betalt, men der alligevel er sendt påkrav, kan der være flere grunde til det.
1. Lejer har betalt så sent at det ikke er blevet registreret i Boligflow inden påkravet er blevet sendt.
2. Lejer har betalt med en almindelig bankoverførsel og det er ikke blevet registreret i Boligflow i tide.
I scenarie 1, kan du tage fat i lejeren og fortælle at det er vigtigt de betaler til tiden. Hvis der benyttes Betalingsservice kan der opfordres til at lejeren tilmelder sig, så pengene altid bliver trukket automatisk til d. 1 i måneden.
I scenarie 2, kan man have en huskeregel at man altid skal ind og registrere de manuelle indbetalinger på fx d. 3. eller 4. i måneden. Du kan oprette en opgave som påminder dig om dette.
Læs mere om manuelle indbetalinger i vores artikel her: Manuelle bankoverførsler
Lejer har tilbagetrukket pengene, hvad gør jeg?
Hvis lejer er tilmeldt Betalingsservice, og pengene er trukket automatisk, har lejer indtil d. 7. hverdag i måneden til at afvise betalingen / trække pengene tilbage. I andre tilfælde er det måske banken der afviser betalingen.
Hvis dette sker, vil du modtage besked gennem Assistenten, om at pengene er trukket tilbage, og det vil se ud som eksemplet i billedet herunder:
Hvis du har Automatisk restanceforløb tilkoblet, vil der blive startet et restanceforløb på lejeren og sendt et påkrav, selvom lejeren havde betalt i første omgang.
Boligflow holder hele tiden øje med om der er nogle forfaldne opkrævninger som der skal sendes påkrav til.
Lejer skal ophæves, hvordan håndterer Boligflow dette?
Hvis lejer fortsat ikke betaler, vil Boligflow sende en ophævelse til lejeren, hvis restanceforløb er tilkoblet, og ikke blevet pauset.
Når lejemålet er ophævet, kan du bruge Boligflows "Ophævelsesflow" til at downloade det paradigme du skal bruge i fogedretten, eller til at indtaste fraflytningsdatoen på lejeren, så du kan indflytte en ny lejer.
Eksempel: Lejer har ikke betalt huslejen og ikke reageret på påkravet. D. 23.11.2022 sendes der en ophævelse. Da der er en forsinkelse mellem banken og Boligflow, kan lejeren have nået at indbetale inden ophævelsen er sendt uden at det er registreret i Boligflow. Derfor går der 2 hverdage før ophævelsen slår igennem på lejemålet i Boligflow.
Assistenten giver dig besked så snart lejemålet er opsagt. Som du ser på eksemplet herunder, har du, gennem Assistenten, mulighed for at vælge at gå til ophævelsesflowet, eller at markere lejemålet som aktivt igen, hvis det ikke skal ophæves alligevel.
Du kan også finde ophævelsesflowet under det pågældende lejemålet:
1. Gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det pågældende lejemål i listen.
3. Hold musen henover Opret.
4. Vælg Ophævelsesflow.
Du kan læse mere om Boligflows ophævelsesflow i vores artikel her: Ophævelse af lejemål