I Boligflow har du mange forskellige opkrævningsmuligheder, så du kan sætte opkrævninger på autopilot og i stedet have tid til andre ting.
I denne artikel vil vi gennemgå de forskellige opkrævningsmetoder, samt give en række gode råd og tips til hvordan du bedst løser forskellige situationer der kan opstå i forbindelse med opkrævninger.
Saldovisning
Dan overblik over hver enkelt lejers restance med saldovisningen. På lejemålet finder du en liste over alle bevægelser på den enkelte lejer og har samtidig mulighed for at sende den samlede opgørelse til lejeren.
Betalingsmetoder
Herunder finder du en liste over alle nuværende betalingsmetoder du kan benytte gennem Boligflow. Ud for hver punkt er der et link til vores artikel om denne opkrævningsmetode:
1. Betalingsservice(Læs mere i vores artikel her: Betalingsservice)
2. Manuelle bankoverførsler(Læs mere i vores artikel her: Manuelle bankoverførsler)
3. Automatisk indlæsning af bankoverførsler med Aiia(Læs mere i vores artikel her: Aiia)
4. Opkrævning via E-faktura/EAN(Læs mere i vores artikel her: E-fakturering)
Brug flere betalingsmetoder
Hvis du har tilkoblet flere opkrævningsmetoder i Boligflow, sendes der en opkrævning afsted som indeholder alle mulighederne. Lejeren kan derfor selv vælge hvilken metode han ønsker at benytte.
Se eksempel på en opkrævning sendt på e-mail:
Alt efter hvilke betalingsmetoder man har valgt, vil opkrævningen se forskellig ud.
Som udgangspunkt vil bankoplysninger altid blive vist på opkrævningen, lige meget hvilke andre betalingsmetoder er tilkoblet. Hvis lejeren ikke er dansk statsborger, vil der være oplysninger om IBAN og SWIFT/BIC nr. på opkrævningen.
Hvis Betalingsservice er tilkoblet og der er indtastet et FI-nummer under bankoplysninger vil bankkonto og reg. nr være erstattet af en FI-linje på opkrævningen.
Hvis du ønsker at slå visning af bankoplysninger fra i tilfælde af at andre betalingsmetoder er tilkoblet, kan du gøre det under indstillinger. Hvis du gør det, vil FI-linjen blive flyttet fra bankoplysninger til betalingsservice på opkrævningen, så den stadig fremgår.
Hvordan skjuler jeg bankoplysninger på opkrævningen?
1. Gå til Indstillinger i venstremenuen.
2. Klik på Systemindstillinger.
3. Scroll ned til boksen Betalingsmetoder og sig Ja til Skjule bankoplysninger på opkrævninger, såfremt andre betalingsmetoder er tilgængelige.
Betalingsservice vises kun hvis der er udfyldt FI-kreditornr. på banken, da det er nødvendigt for at danne en FI-linje.
Lejeren skal enten være af typen Selskab eller Privatperson, samt markeret som dansk statsborger. Ved udenlandske lejere vil betalingsservice være skjult.
Såfremt at Aiia er aktiveret, vil Aiia ligeledes kun blive vist i tilfælde hvor banken er synlig. Hvis du har aktiveret indstillingen til at skjule bankoplysninger, vil Aiia derfor også blive skjult.
Automatiske opkrævninger
Afsendelse af opkrævninger
Opkrævninger kan både sendes via e-mail eller med brev, alt efter lejerens Foretrukne kommunikationsmetode.
OBS: Vær opmærksom på at hvis du benytter Betalingsservice er der 2 forskellige muligheder for afsendelse af opkrævninger. Læs mere om det i vores artikel her: Betalingsservice(Se afsnittet Hvordan sendes opkrævninger med Betalingsservice?")
Hvordan ændrer jeg lejerens Foretrukne kommunikationsmetode?
1. Gå til Lejere i venstremenuen.
2. Søg efter lejerens navn eller find lejeren i listen.
3. Klik på den pågældende lejer.
4. I boksen Lejerinformation, klikker du på dropdown menuen ud for Foretrukne kommunikationsmetode.
5. Vælg mellem E-mail og Brev for at gemme.
Hvordan sender jeg en samlet opgørelse til en lejer?
1. Gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det pågældende lejemål i listen.
3. Klik på fanen Bevægelser(Denne hed tidligere Opkrævninger).
4. Klik på knappen Send opgørelse.
5. Vælg mellem afsendelsestypen e-mail eller brev.
6. Du kan både ændre i Overskriften for opgørelsen, samt Beskeden til lejeren.
7. Nederst ser du en liste over alle forfaldne opkrævninger. Vælg Ja ud for de opkrævninger der skal medtages i den opgørelse der fremsendes til lejeren.
8. Når du er klar, klikker du på Send.
Eksempel på opgørelse fremsendt til lejer på e-mail.
Fejl: Der er ikke genereret opkrævninger på alle lejere
Hvis du oplever at der ikke er genereret opkrævninger på alle dine lejemål, kan der være flere grunde til det. Herunder kan du læse om 3 grunde og hvordan du kontrollerer det(Husk at tage ledige lejemål i mente når du kigger på antal opkrævninger kontra antal lejemål).
Tip: Husk at du altid kan se hvad Dato for generering af Næste opkrævning er sat til.
1. Gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det pågældende lejemål.
3. Klik på fanebladet Opkrævning og kontroller boksen Næste opkrævning, i højre side.
1. Kontroller indflytningsdatoen
Alt efter hvornår lejeren er flyttet ind i lejemålet, kan det have indflydelse på om der er sendt opkrævninger til lejeren.
Eksempel:
Hvis lejer indflytter 1. januar, vil der ikke blive udsendt nogen opkrævninger for januar måneds husleje, da dette hører ind under depositum, forudbetalt leje og første månedshusleje i indflytningsopkrævningen som opkræves i forbindelse med underskrift af lejekontrakten.
- Hvis du har oprettet lejekontrakten som en Ny lejekontrakt gennem Boligflow, har du haft mulighed for at opkræve denne indflytningsopkrævning i forbindelse med indflytning.
- Hvis du har oprettet lejekontrakten som en Eksisterende lejekontrakt, opkræver Boligflow ikke indflytningsopkrævningen. Dette skal du gøre udenom Boligflow, når du har lavet lejekontrakten udenom Boligflow.
Hvordan kontrollerer jeg indflytningsdatoen?
1. Gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det lejemål hvor der ikke er dannet opkrævninger.
3. Den første fane du kommer ind på er Generelt, her scroller du lidt ned og kigger i boksen Drift.
4. På billedet herunder kan du se et eksempel på et lejemål hvor Dato for indflytning er 1. januar i indeværende år (2023).
2. Kontrollér Første måned for opkrævnings dato
Når du opretter en lejekontrakt gennem Boligflow, vil du blive bedt om at indtaste hvornår Første måned for opkrævning er. Kontrollér denne dato for at se om det er årsagen til at lejemålet ikke er opkrævet i indeværende måned.
Hvordan kontrollerer jeg første måned for opkrævnings datoen?
1. Gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det lejemål hvor der ikke er dannet opkrævninger.
3. Klik på fanen Avanceret, anden længst til højre.
4. Klik på Rediger lejekontrakt.
5. I felterne til venstre, vælger du Opkrævning.
6. Kontrollér datoen i boksen Generelt, i feltet Første måned for opkrævning.
3. Kontrollér at lejemålet/ejendommen er i drift
Hvis du har kontrolleret punkt 1 og punkt 2, kan den sidste mulighed være at lejemålet eller ejendommen er taget ud af drift.
Du kan se hvor du kontrollerer at en ejendom er i drift i vores artikel her: Opstart på Boligflow. Læs mere under Virksomhed og Hvordan sætter jeg min virksomhed i drift?
Hvis du har kontrolleret alle 3 punkter, og fortsat oplever problemer, bedes du kontakte Boligflow support på support@boligflow.dk eller ringe til 70 60 20 03.
Manuelle opkrævninger
En manuel opkrævning kan være nyttig i mange situationer og giver dig, som bruger, mulighed for at udsende dine egne opkrævninger udenom de automatiske opkrævninger.
Hvordan laver jeg en manuel opkrævning?
1. Gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det pågældende lejemål i listen.
3. Hold musen henover Opret.
4. Vælg Opret opkrævning.
5. I boksen Generelt, vælger du mellem opkrævningstype Husleje, Indflytningsopkrævning og Anden.*
*Forklaring på opkrævningstyper
Husleje
Vælger du denne type, vil Boligflow ikke opkræve for samme periode.
Du har mulighed for at til- og fravælge bidragstyper, samt tilføje ekstra linjer.
Indflytningsopkrævningen
Boligflow indsætter automatisk 1 månedshusleje, denne har du mulighed for at fravælge hvis du ønsker det
Du kan tilføje ekstra linjer, fx "Depositum" og "Forudbetalt leje".
Anden
Her har du frit valg og kan bare tilføje de linjer de ønsker.
6. Når du har valgt en opkrævningstype, udfylder du de resterende felter i flowet, heriblandt Dato, Faste bidrag og Øvrige bidrag. Herefter går du til Næste.
7. Dan Overblik over din opkrævning og vælg Ja eller Nej til om opkrævningen skal sendes til lejer på e-mail.
OBS: Hvis du vælger Nej i Skal Boligflow sende opkrævningen til lejer?, oprettes opkrævningen udelukkende i Boligflow. Dette kan være smart hvis du har en gammel opkrævning du ønsker at bogføre gennem Boligflow.
8. Afslut flowet ved at klikke på Send opkrævning.
Hvad kan man bruge en manuel opkrævning til?
Herunder har vi samlet nogle scenarier hvor det kan være nyttigt at lave en manuel opkrævning.
Der er ikke opkrævet husleje ved en fejl
Tidligere i denne artikel, under punktet Automatiske opkrævninger - Der er ikke genereret opkrævninger på alle lejere, hvorfor? blev der nævnt en række situationer som kunne føre til at der ikke blev genereret opkrævninger på et lejemål.
Nu har du fundet ud af det, men vi er forbi deadline for generering af automatiske opkrævninger. I stedet har du mulighed for at generere en manuel opkrævning, som kan sendes til lejeren.
Den udsendte opkrævning er forkert
Tidligere i denne artikel, under punktet Redigering af udsendte opkrævninger - Kan man redigere i en opkrævning der allerede er udsendt, blev der nævnt en situation hvor det ikke var muligt at kreditere den del af opkrævningen der var nødvendigt. Derfor var det i stedet nødvendigt at kreditere hele opkrævningen og lave en manuel opkrævning.
Når du har krediteret hele opkrævningen, som vist i denne guide: Kreditnota, skal du gå ind på lejemålet og rette i de faste bidrag, så den manuelle opkrævning du laver, kommer til at være korrekt.
Hvordan retter jeg de faste bidrag på lejemålet?
1. Gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det lejemål hvor der ikke er dannet opkrævninger.
3. Klik på fanen Avanceret, anden længst til højre.
4. Klik på Rediger lejekontrakt.
5. I felterne til venstre, vælger du Faste bidrag.
6. Ret beløbene, slå moms til eller fra, eller tilføj/fjern andre beløb lejeren skal betale. Slut af med at klikke på Gem.
Tip 1: Hvis du skal tilføje eller fjerne nogle acontobeløb, skal du først vælge det under Forbrug, i felterne til venstre.
Tip 2: Hvis du skal tilføje eller fjerne at lejeren betaler til beboerrepræsentation, skal du først vælge det under Generelt, i felterne til venstre, og så i boksen Øvrige bestemmelser for lejemålet.
Ofte stillede spørgsmål NY!
Vi har samlet de oftes stillede spørgsmål herunder så du nemt kan blive hjulpet videre. Skulle du alligevel have spørgsmål, kan du altid sende en mail til support@boligflow.dk.
Kan man redigere i en opkrævning der allerede er udsendt?
En opkrævning der allerede er sendt til lejeren, er bogført og kan derfor ikke ændres. Der er dog nogle ting man kan gøre.
Det er muligt at oprette en kreditnota på opkrævningen, for at nedjustere beløbet. Det kan være nyttigt hvis der er blevet opkrævet for meget.
OBS: Det er ikke muligt at kreditere KUN moms, hvis der fx er sagt ja til moms ved en fejl. I dette tilfælde skal man kreditere hele opkrævningen, og i stedet lave en manuel opkrævning.
Læs mere om kreditnotaer og hvordan du opretter en, i vores artikel her: Kreditnota
Hvornår sender Boligflow opkrævninger ud?
På dashboardet finder du, nederst i højre hjørne, en kalender der viser indeværende måned. Der vil være en rød prik ud for hver dato hvor der foretages en handling i Boligflow.
Ved at klikke på datoen med den røde prik, kan du få uddybet hvad der skal ske. På nedenstående billede kan du se at der d. 22. juni 2022 vil blive sendt opkrævninger afsted gennem Betalingsservice.
Hvordan ændrer jeg hvor mange dage før forfald Boligflow opkræver alle lejere på selskabet?
Du kan godt ændre tidspunktet vi generere opkrævninger på, dog skal det ske mellem 6 og 13 hverdage før forfaldsdato.
1. Gå til Indstillinger i venstremenuen.
2. Klik på fanen Systemindstillinger.
3. Scroll ned til boksen Økonomi.
4. Her kan du indtaste et tal mellem 6 og 13 i feltet Antal hverdage for generering af opkrævninger*.
*OBS: Læg mærke til at det er hverdage.
Hvordan ændrer jeg hvor mange dage før forfald Boligflow opkræver en lejer? NY!
Du kan ændre hvor mange hverdage før forfald Boligflow genererer opkrævninger på en eller flere lejere. Du skal:
1. Gå til Lejemål.
2. Klik på det pågældende lejemål.
3. Klik på fanebladet Opkrævning.
4. Nederst i højre hjørne under Interval for opkrævning vælger du Rediger.
5. Sig Ja til Vælg selv antal hverdage før forfald for generering af opkrævninger.
6. Indtast ønskede antal hverdage og klik på Gem.
Kan jeg deaktivere opkrævninger?
Ja, du har mulighed for at deaktivere opkrævninger på ejendomsniveau ved at tage ejendommen ud af drift. Ved at tage en ejendom ud af drift, vil ingen af lejemålene i ejendommen blive opkrævet automatisk af Boligflow.
Hvordan tager jeg en ejendom ud af drift?
1. Gå til Ejendomme i venstremenuen.
2. Klik på den pågældende ejendom
3. I boksen Drift finder du opsætningen Klar til Drift.
4. Under valgmuligheden Ja/Nej kan du klikke på Gå til opsætning.
5. Her kan du vælge Nej til Skal ejendommen driftes*.
Hvordan retter jeg opkrævningsintervallet?
1. Gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det lejemål hvor der ikke er dannet opkrævninger.
3. Klik på fanen Avanceret, anden længst til højre.
4. Klik på Rediger lejekontrakt.
5. Klik på Opkrævning i listen til venstre.
7. I boksen Generelt, under Hvor ofte skal lejer opkræves leje? kan du ændre på intervallet.
8. Afslut ved at klikke på Gem.