Når du opretter en lejekontrakt eller en allonge i Boligflow, har du mulighed for at udsende det til digital underskrift, eller vælge at det skal underskrives fysisk.
Vælg underskriftsmetode
Når du har oprettet en Ny lejekontrakt, ved at følge vores guide i artiklen Lejekontrakter, har du mulighed for at vælge mellem digital underskrift eller fysisk underskrift.
Denne mulighed har du når du står i trinnet Oversigt og du har scrollet helt ned i bunden.
Digital underskrift
Når du vælger digital underskrift, bliver der først sendt en mail til lejeren, hvor de har mulighed for at logge ind med deres NemID/MitID og underskrive dokumenterne.
Når lejeren har underskrevet alle dokumenter, modtager personen udvalgt til at underskrive på vegne af virksomheden en mail, så vedkommende kan underskrive på NemID/MitID.
Når alle parter har underskrevet alle dokumenter, modtager de en mail med de underskrevne dokumenter, og kontrakten/allongen oprettes i Boligflow.
Hvordan foregår underskriftsforløbet?
1. I Oversigt vælger du Digital underskrift i boksen Underskriftsmetode.
2. Klik herefter på Til næste flow.
3. Du får nu et overblik over alle dokumenter der sendes til underskrift og godkendelse.
4. Vælg hvor mange dage underskriftsforløbet skal vare(Dette gælder hvor mange dage lejeren og virksomheden har til at underskrive til sammen).
5. Vælg hvem der skal underskrive på virksomhedens vegne, samt hvilken underskriftsmetode der skal benyttes.
6. Rediger indholdet i den e-mail der sendes til modtagerne.
7. Vælg hvordan lejerne skal underskrive, og se et eksempel på den mail de modtager.
8. Klik på Send til underskrift.
9. I Afventer underskrift kan du følge med i hvor langt du er i underskriftsprocessen. Klik på felterne for at se en hændelseslog over hvad der er sket.
Træk lejekontrakt tilbage
Hvis du har udsendt en lejekontrakt til underskrift, men lejer gør indsigelse fordi der er noget der skal rettes, kan du trække lejekontrakten tilbage, rette den og derefter udsende den til underskrift igen.
OBS: Vær opmærksom på at hvis du har oprettet en indflytningsopkrævning, og derefter trækker lejekontrakten tilbage, vil der blive oprettet en kreditnota på denne opkrævning, og derefter blive oprettet en ny indflytningsopkrævning ved udsendelse til underskrift.
Det er også denne fremgangsmåde du skal bruge, hvis du skal annullere lejekontrakten helt og en anden lejer skal have en lejekontrakt i stedet.
Hvordan annullerer/trækker jeg en lejekontrakt tilbage?
1. Gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det pågældende lejemål.
3. Klik på fanebladet Opgaver.
4. Klik på opgaven Opstart af lejekontrakt.
Du vil højst sandsynligt stå i et vindue lignende det på billedet herunder.
5. Klik på Til forrige flow for at trække lejekontrakten og underskriften tilbage. Dette skal du gøre indtil du står i feltet Lejer eller et andet felt under Opret lejekontrakt, som markeret i højre side af billedet.
6.1 Når du står i trinene under Opret lejekontrakt, kan du redigere i de felter du ønsker, og derefter trykke Næste indtil du har sendt lejekontrakt afsted til underskrift igen.
6.2 Hvis du ikke vil sende kontrakten afsted igen, men blot vil slette den, skal du blive i trinene under Opret lejekontrakt og derefter:
6.2.1. Gå tilbage til Lejemål i venstremenuen.
6.2.2. Klik på det pågældende lejemål.
6.2.3. Klik på fanebladet Opgaver.
6.2.4 Klik på de 3 prikker ud for opgaven Opstart af lejekontrakt og vælg Slet opgave.
OBS: OPGAVEN KAN IKKE GENSKABES!
Fysisk underskrift
Hvordan foregår underskriftsforløbet?
1. I Oversigt vælger du Fysisk underskrift i boksen Underskriftsmetode.
2. Klik herefter på Til næste flow.
3. Download og send dokumenterne til lejeren udenom Boligflow
3.1 Når lejeren har underskrevet og sendt dem tilbage, skal du selv underskrive.
3.2 Når alle parter har underskrevet, scanner du dokumenterne ind og uploader i Boligflow, som vist på billedet herunder.
Hvis du har været væk fra Boligflow mens du ventede på at lejeren underskrev dokumenterne, kan du finde opgaven ved at gå til:
3.2.1 Lejemål i venstremenuen.
3.2.2 Klik på fanebladet Opgaver.
3.2.3 Klik på opgaven Opstart af lejekontrakt.
4. Klik til sidst på færdiggør for at oprette lejekontrakten i Boligflow.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan ændrer jeg afsenderen på digitale underskrifter på selskabet?
1. Gå til Indstillinger i venstremenuen.
2. Klik på fanebladet Systemindstillinger.
3. I boksen Digitale underskrifter, har du mulighed for at ændre, hvem der skal være afsender på lejekontrakter.
3.1 Vælg om det skal være dig som medarbejder, samt virksomhed, eller det udelukkende skal være din virksomhed(Ved at vælge Virksomhed, vil alle i virksomheden kunne bruge deres Medarbejdersignatur til at underskrive).
Har lejer modtaget link til underskrift?
Når du har sendt en lejekontrakt til underskrift, har du mulighed for at følge med i en hændelseslog. Her kan du bl.a. se, om lejer har modtaget mailen, åbnet linket, underskrevet osv.
1. Gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det pågældende lejemål.
3. Klik på fanebladet Opgaver.
4. Klik på opgaven Opstart af lejekontrakt.
5. Under Afventer underskrift, har du boksen nederst Status på underskrift. Klik på en af underskriverne for at åbne hændelsesloggen.
6. Du vil kunne se om lejeren har modtaget linket, åbnet det, gået igang med at underskrive eller oplever fejl.
NemID-underskrift bliver ikke accepteret
Det kan være fordi du har valgt en forkert underskriftsmetode. Fx hvis du har valgt at underskrive med NemID medarbejdersignatur, men det i virkeligheden skulle have været NemID/MitID privat.
Du kan enten trække lejekontrakten tilbage, for at rette underskriftsmetoden, eller kontakte supporten på support@boligflow.dk eller 70 60 20 03, så kan vi hjælpe med at rette det.
Hver gang du laver en kontrakt, bliver du stillet overfor valget som noget af det sidste i processen med at oprette kontrakten. Men hvis du ved at du ALTID skal underskrive med NemID/MitID privat, kan du med fordel ændre dette i standard indstillingerne:
1. Gå til Indstillinger i venstremenuen.
2. Klik på fanebladet Systemindstillinger.
3. I boksen Digitale underskrifter, under Underskriftsmetode, kan du rette standardindstillingerne.