I Boligflow har du flere forskellige muligheder for at eksportere data, som kan hjælpe dig til at danne et overblik, kontrollere opsætningen af forskellige funktioner, eller stemme af i forhold til bogføring.
I denne artikel vil du få hjælp til hvordan du eksporterer data, samt nogle eksempler på konkrete ting du kan lave et udtræk over.
Eksporter data
Du kan enten bruge vores menupunkt Eksporter, som du finder i venstremenuen, eller du kan gøre brug af knappen Hent visning som Excel som findes på næsten alle sider i Boligflow.
Hvordan eksporterer jeg data via menupunktet Eksporter?
1. Gå til Eksporter i venstremenuen.
2. I Eksport vælger du det du gerne vil lave et udtræk på.
3. Til- og fravælg de kolonner du ønsker, så du får det udtræk, der kun indeholder det, der er relevant for dig.
Tip: Brug knappen Fravælg alle, til at fjerne X i alle boksene. Herefter kan du sætte X i kun de nødvendige bokse og du slipper for at fjerne alle X manuelt.
4. Udfyldt de resterende felter og klik til sidst på Eksporter.
Hvordan bruger jeg funktionen Hent visning som Excel?
På stort set alle Boligflows listevisninger, kan du hente den ned som excel. Lad som tage et eksempel med listen Lejere.
1. Gå til Lejere i venstremenuen.
2. Brug filtrene til at vælge hvilke lejere du ønsker at få med i udtrækket.
3. Når listen indeholder de lejere du ønsker, klikker du på Hent visning som Excel.
Skabeloner i menupunktet Eksporter
Er der nogle udtræk du laver særligt ofte? Så kan du med fordel oprette en skabelon i Eksporter, så du slipper for at til- og fravælge dine valgte kolonner hver gang.
Hvordan opretter og bruger en skabelon i menupunktet Eksporter?
1. Gå til Eksporter i venstremenuen.
2. I Eksport vælger du det du gerne vil lave en skabelon på.
3. Til- og fravælg de kolonner du ønsker, så du får en skabelon, der kun indeholder det, der er relevant for dig.
Tip: Brug knappen Fravælg alle, til at fjerne X i alle boksene. Herefter kan du sætte X i kun de nødvendige bokse og du slipper for at fjerne alle X manuelt.
4. Når opsætning er som den skal være, kan du klikke på Gem flow som ny skabelon.
5. Næste gang du skal lave samme udtræk, kan du bare klikke på Brug skabelon og vælge det udtræk du gerne vil lave.
Eksempler på lister du kan eksportere
Hvordan laver jeg et udtræk via Boligflows kontoplan?
1. Gå til Økonomi i venstremenuen.
2. Vælg fanebladet Kontoplan.
3. Scroll ned indtil du finder den bidragstype du gerne vil se posteringerne for, fx Boligleje.
4. Klik på de 3 prikker ud for bidragstypen og vælg Vis posteringer.
5. Brug filtrene i toppen til at vælge regnskabsperioden du ønsker at se.
6. For at få listen ud i kronologisk orden, klik på Dato, så vil listen blive sorteret efter dato.
7. Når du er klar, klikker du på Hent visning som Excel.
Hvordan laver jeg et udtræk på selskabets kontokort?
1. Gå til Økonomi i venstremenuen.
2. Vælg fanebladet Kontoplan.
3. Klik på Hent visning som excel.
Eller:
1. Gå til Eksporter i venstremenuen.
2. Vælg Kontokort.
3. Vælg mellem Regnskabsperiode eller Datoer.
4. Klik til sidst på Eksporter.
Hvordan laver jeg et udtræk på depositum og forudbetalt leje?
1. Gå til Økonomi i venstremenuen.
2. Vælg fanebladet Kontoplan.
3. Scroll ned indtil du finder Depositum.
4. Klik på de 3 prikker ud for bidragstypen og vælg Vis posteringer.
5. Brug filtrene i toppen til at vælge regnskabsperioden du ønsker at se.
6. For at få listen ud i kronologisk orden, klik på Dato, så vil listen blive sorteret efter dato.
7. Når du er klar, klikker du på Hent visning som Excel.
8. Følg samme fremgangsmåde med Forudbetalt leje.
Eller:
1. Gå til Eksporter i venstremenuen.
2. Vælg Lejers kontokort(Med Lejers kontokort kan du få en liste over alle konti og hvad balancen er herpå, bl.a. depositum og forudbetalt leje).
3. For at gøre dit udtræk let og overskueligt foreslår vi, at du laver en opsætning lignende den du ser på billedet herunder.
4. Under Konti skal du tilvælge depositum og/eller forudbetalt leje.
5. Vælg mellem Regnskabsperiode eller Datoer.
6. Klik til sidst på Eksporter.
Hvordan laver jeg et udtræk på en liste over lejernes telefonnumre og mail?
1. Gå til Eksporter i venstremenuen.
2. Vælg Lejere.
3. Under Kolonner kan du nøjes med at tilvælge Navn, Telefon og E-mail. Så vil du få en liste med kun disse oplysninger.
4. Klik til sidste på Eksporter.
Hvordan laver jeg et udtræk på en liste over huslejer?
1. Gå til Eksporter i venstremenuen.
2. Vælg Bidrag(Med Bidrag kan du få en liste over alle bidrag, der er indtastet på de forskellige lejemål, det kan bl.a. være huslejen).
3. For at gøre dit udtræk let og overskueligt foreslår vi, at du laver en opsætning lignende den du ser på billedet herunder.
4. Under Bidrag skal du tilvælge alle de bidragstyper, der er brugt på lejemålene.
5. Til sidst klikker du på Eksporter.