Når der genereres en opkrævning i Boligflow, laves der én postering pr. linje på opkrævningen. Beløbet debiteres på tilgodehavende leje og krediteres på bidragstypen der er valgt.

Eksempel:

Her bliver bogført 3 linjer. Én for Husleje, Aconto varme og Aconto vand. For at se hvordan det bogføres, kan du klikke på "Se kontokort" under Bevægelser på lejemålet.

Alle 3 linjer debiteres på tilgodehavende leje og står derved som skyldigt hos lejer

Der krediteres på kontoen Boligleje. Du kan samtidig se den totale saldo der er bogført på kontoen i indeværende regnskabsår.

Der krediteres på kontoen Aconto varme. Du kan samtidig se den totale saldo der er bogført på kontoen i indeværende regnskabsår.

Der krediteres på kontoen Aconto vand. Du kan samtidig se den totale saldo der er bogført på kontoen i indeværende regnskabsår.

Når der registreres en indbetaling i Boligflow, bliver den krediteret på tilgodehavende leje, og udligner på den måde lejeren skyldige saldo, og bliver samtidig debiteret på banken.

Eksempel:

Du finder betalingerne under finansbilag. Herunder ses en FI-indbetaling på 9.247,00 kr. der er matchet med lejerens restance/skyldige saldo og debiteret på bankonto.

Finansbilaget bogføres og sendes til det regnskabsprogram der er tilkoblet Boligflow.

Når du opretter en kreditnota, eller sletter en faktura, bliver der oprettet et bilag der blot gør det modsatte af det oprindelige bilag.

Eksempel:

Du har en faktura hvor der opkræves Depositum, Boligleje, Aconto varme og Aconto vand. Lejeren skal ikke flytte ind alligevel, så lejeforholdet annulleres og der laves en kreditnota på fakturaen.

Kreditnotaen går ind og kreditere beløbene på Tilgodehavende leje m.m. og debiterer på de forskellige bidragstyper, så saldo går i nul. Se kontokortet under Bevægelser. Her vises både hvordan fakturaen bogføres, og efterfølgende hvordan kreditnotaen gør det modsatte og udligner fakturaen.

I flytteopgørelsen kan man bl.a. tilbageholde forbrug til fremtidig forbrugsregnskab, samt indtaste de udgifter der har været ved fraflytning. Det hele fratrækkes depositum og/eller forudbetalt leje. Hvis lejeren skal have penge tilbage, genereres en kreditnota. Hvis lejeren skal betale, genereres en faktura.

Eksempel:

Det tilbageholdes aconto varme og vand til fremtidig forbrugsregnskab. Der opkræves for maler, rengøring og annocering. Der udbetales depositum.

Der debiteres 1.250,00 kr. på tilgodehavende leje og krediteres på aconto varme.

Der debiteres 1.250,00 kr. på tilgodehavende leje og krediteres på aconto vand.

Der debiteres 9.589,40 kr. på tilgodehavende leje og krediteres på Maler.

Der debiteres 1.340,63 kr. på tilgodehavende leje og krediteres på Rengøring.

Der debiteres 500,00 kr. på tilgodehavende leje og krediteres på Andre udgifter.

Der krediteres 24.600,00 kr. på tilgodehavende leje og debiteres på Depositum.

Forbrugsregnskabet kører over fire konti. Vi kan bruge eksemplet med et vandregnskab
 
Aconto vand - Aconto beløb fra lejer
Afholdt vandudgifter - Afholdte udgifter, som seneres skal medregnes i forbrugsregnskabet.
Afregning vand - Differencen mellem aconto og afholdt vandudgifter
Vandudgifter - Udgifter på ejendommen, f.eks. vand til vaskekælder eller andet fællesareal.
 
Når der modtages en faktura fra forsyningsselskabet, så bliver denne udgift bogført på "Afholdt vandudgifter", da det ikke er en reel udgifter i selskabets regnskab, men kun en midlertidig udgift, da den skal regnes med i forbrugsregnskabet.

Eksempel:
Forsyningsselskabet sender en faktura på 17.754,84 kr., dvs. at der nu står 17.754,84 kr. på "Afholdt vandudgifter". Denne udgift bogføres på ejendommen, da det jo er den samlet regning for ejendommen, dvs. at den kan ikke splittes ud på lejerne endnu.
 
Når forbrugsregnskabet skal laves i Boligflow, skal der indtastes udgiften fra forsyningsselskabet, altså de 17.754,84 kr.
Herefter skal der gøres op hvad hvert enkelt lejer har haft i forbrug ud af de 17.754,84 kr.
 
Lejer A har indbetalt 3.600,00 kr. i aconto i løbet af året. Vi tager derfor de 3.600,00 kr. fra "Aconto vand" og flytter over på "Afregning vand", herefter tager vi så lejers reelle udgifter i kr. fra "Afholdt vandudgifter", f.eks. 3.033,91 kr. over på "Afregning vand".

Det betyder så at "Afholdt vandudgifter" nu kun er på 14.720,93 kr., og lejer A's "Afregning vand" nu er 566,09 kr., da de har betalt for meget i aconto. Herefter flytter vi så de 566,09 kr. fra "Afregning vand" til "Tilgodehavende leje m.m." i form af en kreditnota, således at lejer selvfølgelig får udbetalt de 566,09 kr.

 
Så fortsætter man ellers med dette indtil at alle lejerne er opgjort. I de fleste tilfælde vil det helt bringe "Afholdt vandudgifter" til 0, men der kan være tilfælde, hvor dette ikke sker. Det kan f.eks. være at der er nogle fællesarealer eller lign., hvor det ikke er muligt at pålægge lejer udgiften fra forsyningsselskabet. Udgiften er derfor nødt til at blive bogført særskilt på ejendommen på kontoen "vandudgifter", da det nu er en reel udgift for selskabet og skal fremgå af regnskabet.
 
"Afholdt vandudgifter" og "Vandudgifter" er alt sammen noget, som bogføres direkte på ejendommen, da det ikke kan uddeles på lejeren. Vi er derfor nødt til at påkræve en afdeling/opsætning imod dit regnskabsprogram på disse.
 
I det ovennævnte tilfælde af forbrugsregnskab, vil vi bogføre 17.754,84 kr. på "Afholdt vandudgifter" på jeres tilsvarende konto i jeres regnskabsprogram. Her er det vigtigt at man bogfører denne på samme konto, som man har bogført den midlertidige udgift fra forsyningsselskabet på tidligere.

1. Gå til Økonomi i venstremenuen.

2. Klik på fanebladet Kontoplan.

3. Her ser du en liste over alle konti i Boligflow. Brug filtrene til at finde den konto du leder efter, eller scroll ned i listen.

4. Brug de 3 prikker ud for en specifik konto og vælg Vis posteringer for at se alt der er bogført på denne konto.

Læs mere om hvordan du eksporterer en liste via Boligflows kontoplan her: Eksporter data(Se under "Eksempler på lister du kan eksportere")

Hvis du ønsker at opkræve andet end de bidragstyper som Boligflow har som standard, kan du oprette dine egne kontoer, som du derefter kan vælge hvor skal bogføres hen i dit regnskabsprogram.

1. Gå til Økonomi i venstremenuen.

2. Klik på fanen Kontoplan, der er placeret cirka i midten.

3. Øverst i højre hjørne klikker du på Opret konto.

4. Indtast kontonr (Dette kontonummer er internt i Boligflow og behøver ikke være identisk med kontonummeret i dit regnskabsprogram)

5. Giv kontoen et navn

6. Vælg type

Når du har valgt en type, kommer der en ny kolonne frem der hedder "Bidragsfunktion".

- Normal bidragstype: Denne bruger du til alle ekstra bidragstyper som du ønsker at bruge på en lejekontrakt eller i en enkeltopkrævning

- Husleje bidragstype: Denne vælger du hvis du ønsker at bogføre selve huslejen på en anden konto. Du kan kun vælge én husleje bidragstype pr. lejekontrakt

- Aconto bidragstype: Denne vælger du hvis du ønsker at lave dit eget forbrugsregnskab, i stedet for at bruge de aconto bidragstyper som Boligflow har som standard.

Når du har oprettet din konto / bidragstype, kan du bruge den i de faste bidrag eller på en enkeltopkrævning. Du finder din konto ved at klikke på dropdownmenuen "Bidragstype" og derefter vælger den i listen.

1. Gå til Økonomi i venstremenuen.

2. Klik på fanebladet Kontoplan.

3. Scroll ned i listen indtil du finder den konto du ønsker at slette.

4. Klik på de 3 prikker ud for kontoen og vælg Slet(Hvis denne mulighed ikke dukker op, er det højst sandsynligt fordi der er bogført noget på denne konto. Du kan kun slette konti hvor der ikke er bogført noget endnu).

Hvis du har brug for at bogføre noget igennem Boligflow, som samtidig bliver bogført til dit regnskabsprogram, kan du lave et finansbilag i Boligflow. Det kan fx være hvis du skal flytte nogle saldi fra én konto til en anden.

For at oprette et finansbilag skal du:

1. Gå til Økonomi i venstremenuen.

2. Klik på fanebladet Finansbilag.

3. Klik på Opret finansbilag øverst i højre hjørne.

4. Udfyld oplysningerne og vedhæft eventuelle bilag til finansbilaget.

5. Når du er færdig klikker du på Gem som kladde.

5.1 Når finansbilaget er gemt som kladde er det ikke bogført endnu og du har stadig mulighed for at slette det.

6. Klik på finansbilaget for at lave rettelser i det og klik på Gem for at gemme ændringerne.

7. Når du er klar til at bogføre, klikker du på Bogfør(OBS: Når finansbilaget er bogført kan du ikke rette eller slette det).

8. Når finansbilaget er bogført, vil det blive sendt til dit regnskabsprogram, eller være med i dit udtræk via Bogføringseksport.

1. Klik på Økonomi i venstremenuen.

2. Vælg fanen Kontoplan i topmenuen.

3. Scroll ned på siden indtil du når til 5600 Tilgodehavende leje m.m.

4. Klik på de 3 prikker ud for beløbet og vælg Vis posteringer.

5. Her får du en liste over alle posteringer på kontoen 5600 Tilgodehavende leje m.m.

6. Brug filtrene i toppen til at vælge regnskabsperioden du ønsker at se.

7. For at få listen ud i kronologisk orden, klik på Dato, så vil listen blive sorteret efter dato.

8. Hvis du ønsker at downloade listen til Excel, kan du sige Hent visning som Excel.

1. Klik på Eksporter i venstremenuen.

2. I boksen Eksport vælger du Lejers kontokort.

3. For at gøre dit udtræk let og overskueligt foreslår vi, at du laver en opsætning lignende den du ser på billedet herunder.