Når du kører din administration i Boligflow, får du samtidig bogført alle opkrævninger og indbetalinger helt automatisk. Vi har flere regnskabsprogrammer vi integrerer med, og ellers er der mulighed for at lave et udtræk med alle posteringer, som man efterfølgende kan indlæse i sit regnskabsprogram.
I denne artikel vil du finde en liste over alle regnskabsprogrammer vi integrerer med på nuværende tidspunkt, samt et link til deres respektive artikler. Derudover vil du få hjælp til Boligflows egen kontoplan og muligheder for at bogføre direkte i Boligflow.
Muligheder for automatisk bogføring
E-conomic
Med e-conomic regnskabsprogram får du en komplet løsning til din boligadministration. I samarbejde med Boligflow, har du mulighed for at sammensætte den perfekte pakke med regnskabsprogram og administration til netop din virksomheds behov.
Læs mere om hvordan du opsætter e-conomic i Boligflow, i vores artikel her: E-conomic
Dinero
Dinero er til dig, der hellere vil bruge tid på din virksomheds kerneprodukt end på at lave regnskab. De arbejder for at gøre dit regnskabsliv langt nemmere. Hver dag. Med en integration mellem Boligflow og Dinero slipper du for at skulle bogføre og afstemme.
Læs mere om hvordan du opsætter dinero i Boligflow, i vores artikel her: Dinero
Andre regnskabsprogrammer (Bogføringseksport)
Med vores manuelle eksport til bogføring, får du mulighed for at hente alle posteringer fra Boligflow i enten CSV eller Excel-format. Dette vil typisk være dig som bruger Navision eller lign. som regnskabsprogram, hvor Boligflow ikke understøtter automatisk bogføring.
Læs mere om hvordan du opsætter og gør brug af bogføringseksport i Boligflow, i vores artikel her: Bogføringseksport
Boligflows kontoplan
I menupunktet Økonomi kan du finde Boligflows egen kontoplan og på den måde få en oversigt over alt der er bogført i systemet. Dette kan være en god hjælp hvis du skal afstemme dit regnskabsprogram op mod Boligflow, eller hvis du skal oprette en ny konto til brug på en lejekontrakt eller opkrævning.
Hvor finder jeg Boligflows kontoplan?
1. Gå til Økonomi i venstremenuen.
2. Klik på fanebladet Kontoplan.
3. Her ser du en liste over alle konti i Boligflow. Brug filtrene til at finde den konto du leder efter, eller scroll ned i listen.
4. Brug de 3 prikker ud for en specifik konto og vælg Vis posteringer for at se alt der er bogført på denne konto.
Læs mere om hvordan du eksporterer en liste via Boligflows kontoplan her:
Hvordan opretter jeg en ny brugerdefineret konto?
Hvis du ønsker at opkræve andet end de bidragstyper som Boligflow har som standard, kan du oprette dine egne kontoer, som du derefter kan vælge hvor skal bogføres hen i dit regnskabsprogram.
1. Gå til Økonomi i venstremenuen.
2. Klik på fanen Kontoplan, der er placeret cirka i midten.
3. Øverst i højre hjørne klikker du på Opret konto.
4. Indtast kontonr (Dette kontonummer er internt i Boligflow og behøver ikke være identisk med kontonummeret i dit regnskabsprogram)
5. Giv kontoen et navn
6. Vælg type
Når du har valgt en type, kommer der en ny kolonne frem der hedder "Bidragsfunktion".
- Normal bidragstype: Denne bruger du til alle ekstra bidragstyper som du ønsker at bruge på en lejekontrakt eller i en enkeltopkrævning
- Husleje bidragstype: Denne vælger du hvis du ønsker at bogføre selve huslejen på en anden konto. Du kan kun vælge én husleje bidragstype pr. lejekontrakt
- Aconto bidragstype: Denne vælger du hvis du ønsker at lave dit eget forbrugsregnskab, i stedet for at bruge de aconto bidragstyper som Boligflow har som standard.
Når du har oprettet din konto / bidragstype, kan du bruge den i de faste bidrag eller på en enkeltopkrævning. Du finder din konto ved at klikke på dropdownmenuen "Bidragstype" og derefter vælger den i listen.
Hvordan sletter jeg en brugerdefineret konto?
1. Gå til Økonomi i venstremenuen.
2. Klik på fanebladet Kontoplan.
3. Scroll ned i listen indtil du finder den konto du ønsker at slette.
4. Klik på de 3 prikker ud for kontoen og vælg Slet(Hvis denne mulighed ikke dukker op, er det højst sandsynligt fordi der er bogført noget på denne konto. Du kan kun slette konti hvor der ikke er bogført noget endnu).
Hvordan opretter jeg et finansbilag?
Hvis du har brug for at bogføre noget igennem Boligflow, som samtidig bliver bogført til dit regnskabsprogram, kan du lave et finansbilag i Boligflow. Det kan fx være hvis du skal flytte nogle saldi fra én konto til en anden.
For at oprette et finansbilag skal du:
1. Gå til Økonomi i venstremenuen.
2. Klik på fanebladet Finansbilag.
3. Klik på Opret finansbilag øverst i højre hjørne.
4. Udfyld oplysningerne og vedhæft eventuelle bilag til finansbilaget.
5. Når du er færdig klikker du på Gem som kladde.
5.1 Når finansbilaget er gemt som kladde er det ikke bogført endnu og du har stadig mulighed for at slette det.
6. Klik på finansbilaget for at lave rettelser i det og klik på Gem for at gemme ændringerne.
7. Når du er klar til at bogføre, klikker du på Bogfør(OBS: Når finansbilaget er bogført kan du ikke rette eller slette det).
8. Når finansbilaget er bogført, vil det blive sendt til dit regnskabsprogram, eller være med i dit udtræk via Bogføringseksport.
Tilgodehavende leje m.m.
På dashboardet kan du se hvor meget der er registreret på kontoen "Tilgodehavende leje mm."
For at få en udspecificering af dette tal på 2 måder, enten ved at få en liste over alle posteringer, eller ved at kigge på de forskellige opkrævninger.
Hvordan ser jeg en udspecificering af "Tilgodehavende" under "Alle posteringer"?
1. Klik på Økonomi i venstremenuen.
2. Vælg fanen Kontoplan i topmenuen.
3. Scroll ned på siden indtil du når til 5600 Tilgodehavende leje m.m.
4. Klik på de 3 prikker ud for beløbet og vælg Vis posteringer.
5. Her får du en liste over alle posteringer på kontoen 5600 Tilgodehavende leje m.m.
6. Brug filtrene i toppen til at vælge regnskabsperioden du ønsker at se.
7. For at få listen ud i kronologisk orden, klik på Dato, så vil listen blive sorteret efter dato.
8. Hvis du ønsker at downloade listen til Excel, kan du sige Hent visning som Excel.
Hvordan ser jeg en udspecificering af "Tilgodehavende" under "Opkrævninger"?
1. Klik på Økonomi i venstremenuen.
2. Den første fane du kommer til er Opkrævninger.
3. Under Status på opkrævning, tilvælger du alt på nær Betalt, Kladde, Krediteret og Udbetalt. Så får du alle "åbne" opkrævninger.
4. Ved at ligge restbeløbene sammen på alle de "åbne" opkrævninger, skulle det gerne stemme overens med beløbet på "Tilgodehavende leje mm."
OBS: Vær opmærksom på at Tilgodehavende leje mm.", også tager højde for Kreditnotaer og overførsler af restbeløb som ikke er udlignet på en opkrævning endnu.