Når du kører din administration i Boligflow, får du samtidig bogført alle opkrævninger og indbetalinger helt automatisk. Vi har flere regnskabsprogrammer vi integrerer med, og ellers er der mulighed for at lave et udtræk med alle posteringer, som man efterfølgende kan indlæse i sit regnskabsprogram.
I denne artikel vil du finde en liste over alle regnskabsprogrammer vi integrerer med på nuværende tidspunkt, samt et link til deres respektive artikler. Derudover vil du få hjælp til Boligflows egen kontoplan og muligheder for at bogføre direkte i Boligflow.
Muligheder for automatisk bogføring
E-conomic
Med e-conomic regnskabsprogram får du en komplet løsning til din boligadministration. I samarbejde med Boligflow, har du mulighed for at sammensætte den perfekte pakke med regnskabsprogram og administration til netop din virksomheds behov.
Læs mere om hvordan du opsætter e-conomic i Boligflow, i vores artikel her: E-conomic
Dinero
Dinero er til dig, der hellere vil bruge tid på din virksomheds kerneprodukt end på at lave regnskab. De arbejder for at gøre dit regnskabsliv langt nemmere. Hver dag. Med en integration mellem Boligflow og Dinero slipper du for at skulle bogføre og afstemme.
Læs mere om hvordan du opsætter dinero i Boligflow, i vores artikel her: Dinero
Andre regnskabsprogrammer (Bogføringseksport)
Med vores manuelle eksport til bogføring, får du mulighed for at hente alle posteringer fra Boligflow i enten CSV eller Excel-format. Dette vil typisk være dig som bruger Navision eller lign. som regnskabsprogram, hvor Boligflow ikke understøtter automatisk bogføring.
Læs mere om hvordan du opsætter og gør brug af bogføringseksport i Boligflow, i vores artikel her: Bogføringseksport
Boligflows kontoplan
I menupunktet Økonomi kan du finde Boligflows egen kontoplan og på den måde få en oversigt over alt der er bogført i systemet. Dette kan være en god hjælp hvis du skal afstemme dit regnskabsprogram op mod Boligflow, eller hvis du skal oprette en ny konto til brug på en lejekontrakt eller opkrævning.
Hvor finder jeg Boligflows kontoplan?
1. Gå til Økonomi i venstremenuen.
2. Klik på fanebladet Kontoplan.
3. Her ser du en liste over alle konti i Boligflow. Brug filtrene til at finde den konto du leder efter, eller scroll ned i listen.
4. Brug de 3 prikker ud for en specifik konto og vælg Vis posteringer for at se alt der er bogført på denne konto.
Læs mere om hvordan du eksporterer en liste via Boligflows kontoplan her:
Hvordan opretter jeg en ny brugerdefineret konto?
Hvis du ønsker at opkræve andet end de bidragstyper som Boligflow har som standard, kan du oprette dine egne kontoer, som du derefter kan vælge hvor skal bogføres hen i dit regnskabsprogram.
1. Gå til Økonomi i venstremenuen.
2. Klik på fanen Kontoplan, der er placeret cirka i midten.
3. Øverst i højre hjørne klikker du på Opret konto.
4. Indtast kontonr (Dette kontonummer er internt i Boligflow og behøver ikke være identisk med kontonummeret i dit regnskabsprogram)
5. Giv kontoen et navn
6. Vælg type
Når du har valgt en type, kommer der en ny kolonne frem der hedder "Bidragsfunktion".
- Normal bidragstype: Denne bruger du til alle ekstra bidragstyper som du ønsker at bruge på en lejekontrakt eller i en enkeltopkrævning
- Husleje bidragstype: Denne vælger du hvis du ønsker at bogføre selve huslejen på en anden konto. Du kan kun vælge én husleje bidragstype pr. lejekontrakt
- Aconto bidragstype: Denne vælger du hvis du ønsker at lave dit eget forbrugsregnskab, i stedet for at bruge de aconto bidragstyper som Boligflow har som standard.
Når du har oprettet din konto / bidragstype, kan du bruge den i de faste bidrag eller på en enkeltopkrævning. Du finder din konto ved at klikke på dropdownmenuen "Bidragstype" og derefter vælger den i listen.
Hvordan sletter jeg en brugerdefineret konto?
1. Gå til Økonomi i venstremenuen.
2. Klik på fanebladet Kontoplan.
3. Scroll ned i listen indtil du finder den konto du ønsker at slette.
4. Klik på de 3 prikker ud for kontoen og vælg Slet(Hvis denne mulighed ikke dukker op, er det højst sandsynligt fordi der er bogført noget på denne konto. Du kan kun slette konti hvor der ikke er bogført noget endnu).
Hvordan opretter jeg et finansbilag?
Hvis du har brug for at bogføre noget igennem Boligflow, som samtidig bliver bogført til dit regnskabsprogram, kan du lave et finansbilag i Boligflow. Det kan fx være hvis du skal flytte nogle saldi fra én konto til en anden.
For at oprette et finansbilag skal du:
1. Gå til Økonomi i venstremenuen.
2. Klik på fanebladet Finansbilag.
3. Klik på Opret finansbilag øverst i højre hjørne.
4. Udfyld oplysningerne og vedhæft eventuelle bilag til finansbilaget.
5. Når du er færdig klikker du på Gem som kladde.
5.1 Når finansbilaget er gemt som kladde er det ikke bogført endnu og du har stadig mulighed for at slette det.
6. Klik på finansbilaget for at lave rettelser i det og klik på Gem for at gemme ændringerne.
7. Når du er klar til at bogføre, klikker du på Bogfør(OBS: Når finansbilaget er bogført kan du ikke rette eller slette det).
8. Når finansbilaget er bogført, vil det blive sendt til dit regnskabsprogram, eller være med i dit udtræk via Bogføringseksport.
Primoposter og restancer NY!
Har du nogle primoposteringer eller restancer du gerne vil have ind i Boligflow? Det kan du let gøre ved at oprette de nødvendige konto og derefter få justeret balancerne på disse konti, enten ved at være systemadministrator eller med hjælp fra Boligflows supportteam.
Hvordan opretter jeg en restance på en lejer?
Eksempel: En lejer skylder jer 15.000,00 kr. Der er ikke aftalt en fast afdragsordning, men I ønsker at oprette beløbet som en skyldig balance på lejeren, så I senere kan opkræve beløbet.
OBS: Hvis der allerede er aftalt en afdragsordning, kan du blot oprette denne ved hjælp af funktionen enkeltopkrævninger. Læs mere her: Enkeltopkrævninger
Opret en konto
Først skal du oprette en ny konto i Boligflows kontoplan, som kan bruges til denne og andre eventuelle restancer.
1. Gå til Økonomi i venstremenuen.
2. Klik på fanen Kontoplan, der er placeret cirka i midten.
3. Øverst i højre hjørne klikker du på Opret konto.
4. Indtast kontonr(Dette kontonummer er internt i Boligflow og behøver ikke være identisk med kontonummeret i dit regnskabsprogram)
5. Giv kontoen et navn.
6. Vælg type Balance.
7. I Bidragsfunktion vælger du Normal bidragstype.
Juster balancer
Fordi at justere balancer, skal du være systemadministrator på Boligflow. Hvis du ikke er det, kan du sende en liste til support@boligflow.dk med følgende informationer:
- Lejerens navn
- Adresse
- Beløb
- Bogføringsdato
Hvis du er systemadministrator, kan du selv justere balancen ved at gøre følgende:
1. Gå til Ejendomme.
2. Klik på den ejendom hvor du ønsker at justere balancen på én eller flere lejere.
3. Hold musen henover Opret og vælg Juster balancer.
4. Først vælger du den konto som du har oprettet til formålet.
4.1 Vælg justeringstype Manuel balance indtastning.
4.2 Giv en sigende beskrivelse.
4.3 Vælg en bogføringsdato(Det bliver kun bogført internt i Boligflow. Der sendes ingen posteringer til dit regnskabssystem og der kommer ingen posteringer med i dit bogføringseksport).
5. Vælg hvilke lejere du ønsker at se. Hvis du vil opdatere balancen på fraflyttede lejere skal du sige Ja til Alle lejekontrakter.
6. Indtast beløbet ud for den enkelte lejer.
OBS: Hvis lejeren skylder jer penge, skal beløbet stå i PLUS. Hvis I skylder lejeren penge, skal beløbet stå i MINUS.
7. Færdiggør ved at sige Gennemfør. Nu er balancerne registreret på lejeren.
Opkræv restancen
Hvis du på et tidspunkt skal opkræve restancen, kan du gøre det, enten via en enkeltopkrævning, eller ved at lave en manuel opkrævning.
- Hvis du ønsker at opkræve noget af restancen sammen med næste måneds opkrævning, skal du bruge en enkeltopkrævning. Læs hvordan du laver en her: Enkeltopkrævninger
- Hvis du ønsker at opkræve noget af restancen særskilt fra de månedlige opkrævninger, kan du lave en manuel opkrævning som du sender til lejeren på en mail. Læs hvordan her: Opkrævninger(Se under Manuelle opkrævninger").
OBS: Når du laver din opkrævning, skal du huske at vælge den rigtige bidragstype, svarende til den konto du har lavet.
Tilgodehavende leje m.m.
På dashboardet kan du se hvor meget der er registreret på kontoen "Tilgodehavende leje mm."
For at få en udspecificering af dette tal på 2 måder, enten ved at få en liste over alle posteringer, eller ved at kigge på de forskellige opkrævninger.
Hvordan ser jeg en udspecificering af "Tilgodehavende" under "Alle posteringer"?
1. Klik på Økonomi i venstremenuen.
2. Vælg fanen Kontoplan i topmenuen.
3. Scroll ned på siden indtil du når til 5600 Tilgodehavende leje m.m.
4. Klik på de 3 prikker ud for beløbet og vælg Vis posteringer.
5. Her får du en liste over alle posteringer på kontoen 5600 Tilgodehavende leje m.m.
6. Brug filtrene i toppen til at vælge regnskabsperioden du ønsker at se.
7. For at få listen ud i kronologisk orden, klik på Dato, så vil listen blive sorteret efter dato.
8. Hvis du ønsker at downloade listen til Excel, kan du sige Hent visning som Excel.
Hvordan ser jeg en udspecificering af "Tilgodehavende" under "Opkrævninger"?
1. Klik på Økonomi i venstremenuen.
2. Den første fane du kommer til er Opkrævninger.
3. Under Status på opkrævning, tilvælger du alt på nær Betalt, Kladde, Krediteret og Udbetalt. Så får du alle "åbne" opkrævninger.
4. Ved at ligge restbeløbene sammen på alle de "åbne" opkrævninger, skulle det gerne stemme overens med beløbet på "Tilgodehavende leje mm."
OBS: Vær opmærksom på at Tilgodehavende leje mm.", også tager højde for Kreditnotaer og overførsler af restbeløb som ikke er udlignet på en opkrævning endnu.
