Med Boligflows lejerkommunikation kan du udsende meddelelser til dine lejere, direkte fra systemet. Du kan både sende meddelelser som SMS, e-mail og brev, og du kan vælge mellem at sende til en enkelt lejer, til en hel ejendom eller andet.
I denne artikel lærer du hvordan du gør brug af Boligflows lejerkommunikation, opretter skabeloner samt meget mere.
Hvordan bruger jeg Boligflows lejerkommunikation?
Der er flere forskellige måder du kan sende en meddelelse til dine lejere, enten via menupunktet Lejerkommunikation, eller direkte fra et lejemål eller en ejendom.
Hvordan sender jeg en meddelelse til en lejer?
1. Gå til Lejerkommunikation i venstremenuen.
2. Vælg Send SMS eller Send mail & brev.
3. Start med at vælge modtagergrupper. Her kan du vælge mellem Ejendomme, Lejemål, Lejere eller Alle lejere.
Eksempel: Der lukkes for vandet i én af ejendommene og alle lejere der bor her skal have besked. Vælg modtagergruppen Ejendomme og vælg ejendommen i drop-down menuen.
4. Brug Ja/Nej filtrene til at vælge hvem der skal medtages. Som standard medtager Boligflow kun primære lejere, men du kan vælge også at medtage fraflyttede, kommende og lejere på ophørte lejemål.
5. Hvis du har valgt Send mail & brev skal du vælge om der skal sendes en e-mail, et brev, eller begge.
6. Skriv den meddelelse der skal sendes.
6.1 Hvis du har valgt mail og brev kan du også vedhæfte filer der skal medsendes.
7. Hvis du har valgt Send mail og brev, kan du vælge om lejeren skal adviseres om meddelelsen på SMS.
8. Vælg afsender og svaradresse. Denne afsender vil stå på meddelelsen, og ved fremsendelse af mail, vil eventuelle svar også gå til denne mail.
9. Gå til Næste og få en opsummering af din meddelelse. Her kan du også se et eksempel inden du sender den.
10. Vælg om meddelelsen skal sendes med det samme eller på et bestemt tidspunkt.
11. Afslut ved at klikke på Færdiggør.
Hvordan sender jeg en meddelelse fra et lejemål eller en ejendom?
1. Gå til Lejemål eller Ejendom i venstremenuen.
2. Hold musen henover Opret og vælg Send meddelelse.
3. Vælg mellem SMS eller en mail/brev.
Skabeloner i lejerkommunikation
1. Gå til Lejerkommunikation i venstremenuen og vælg Send mail & brev eller Send SMS*
*En skabelon for mail og brev, kan ikke bruges på sms'er og en skabelon for sms, kan ikke bruges på mail og brev.
2. Opret meddelelsen som du ønsker at gemme som skabelon. Vælg modtager, indtast meddelelsen osv.
3. Når du har udfyldt alt der skal gemmes i skabelonen, klikker du på Gem som skabelon, øverst i højre hjørne.
4. Indtast navnet på skabelonen og vælg Opret skabelon.
5. Næste gang du skal sende samme meddelelse, kan du vælge Brug skabelon øverst i højre hjørne og vælge den skabelon du har lavet.
Overblik over meddelelser sendt gennem Lejerkommunikation
Hvor ser jeg en liste over alle meddelelser sendt gennem Boligflow?
1. Gå til Lejerkommunikation i venstremenuen
2. Den første fane du kommer ind på er Lejerkommunikation, her er en liste over alle meddelelser som du har sendt.
3. Den anden fane, Systemmeddelelser, viser en liste over alle meddelelser sendt fra Boligflow, fx meddelelser om opkrævninger, tilmelding til MobilePay, Betalingsservice eller andre systemmeddelelser.
Hvordan ser jeg en liste over alle meddelelser sendt til en specifik lejer?
Du kan finde en liste over alle meddelelser til en specifik lejer 2 forskellige steder, enten via lejemålet eller via lejeren selv.
Via Lejemålet:
1. Gå til Lejemål i venstremenuen.
2. Klik på det pågældende lejemål i listen.
3. Den første fane du kommer ind på er Generelt. Scroll ned i bunden og find boksen Meddelelser. Klik på en meddelelse for at se flere detaljer og eventuelle vedhæftede bilag.
Via lejeren:
1. Gå til Lejere i venstremenuen.
2. Klik på den pågældende lejer.
3. Nederst i venstre hjørne finder du boksen Meddelelser. Klik på en meddelelse for at se flere detaljer og eventuelle vedhæftede bilag.