Gå til hovedindhold

Hvordan fungerer Boligflows restanceforløb?

Skulle der ske det uheldige, at en lejer ikke betaler sin husleje, kan du lade Boligflow håndtere dette.

Med vores restanceforløb, har du mulighed for, at automatisere hele processen med påkravs- og ophævelsesskrivelser. Boligflow sørger for at opgøre lejers restance, og informere lejer herom, med både mail og brev.

Vi overholder selvfølgelig alle frister iht. lejeloven, og sørger for at brevene bliver sendt som priority brev. Vores skabeloner er udarbejdet og godkendt af en advokat, så du sikrer dig at alt er lige efter bogen, og undgår ugyldige påkrav og ophævelser.

Boligflow pålægger lejer et påkravsgebyr jf. Lejelovens § 93 stk. 2, som kommer dig, som udlejer tilgode. Gebyret går 100% til dig, og du skal kun betale porto ifbm. processen.

Tip: Boligflow håndterer også restanceforløb på erhvervslejere. Her pålægger Boligflow lejer et Påkravsgebyr jf. Erhvervslejeloven § 69, stk. 1 på 178,00 kr. med tillæg af 2% af det skyldige beløb ud over 1.000 kr., afrundet til nærmeste hele kronebeløb

Automatisk restanceforløb

Ved at tilkoble app'en Automatisk restanceforløb, vil Boligflow selv starte et restanceforløb på en lejer der har en restance. Et restanceforløb starter ved at der sendes et påkrav, hvilket Boligflow automatisk vil gøre den 4. hverdag efter forfaldsdatoen.

Hvis du ikke har denne app slået til, kan du stadig selv starte et restanceforløb manuelt på hver enkelt lejer.

  1. Klik på tandhjulet øverst i højre hjørne.

  1. Klik på Systemindstillinger i venstre side.

  2. Scroll ned til overskiften Automatisk restanceforløb.

  3. Vælg Ja til Skal Boligflow automatisk oprette restanceforløb?

Hvis du har erhvervslejemål, kan du indtaste hvor mange dage der skal forløbe

fra modtagelsen af påkravet, før ophævelsen af erhvervslejeforholdet kan afsendes. Du kan vælge mellem 3 og 14 dage.

  1. Klik på Gem indstillinger.

"Pause" påkrav

Hvis du ønsker at “pause” udsendelsen af påkrav på en enkelt eller flere lejere, kan du bruge funktionen “stop” til at springe denne måneds udsendelse over. Næste måned vil Boligflow igen gøre klar til at sende et påkrav, og du vil skulle sige “stop” igen, hvis du ønsker at springe over endnu engang.

Tip: Hvis der er lejere hvor du ALDRIG ønsker der sendes påkrav til, kan du slå funktionen helt fra på dem, så du ikke behøver at “stoppe” udsendelsen hver måned. Læs hvordan længere nede i denne artikel.

  1. Gå til Restance i venstremenuen eller ved at klikke på cirklen på dashbaoardet.

  2. Klik på lejerens navn ud for den restance der ikke skal køres restanceforløb på.

  1. Klik på fanebladet Restance.

  2. I boksen Automatisk restanceforløb kan du klikke på Stop. Så vil Boligflow ikke starte noget restanceforløb denne måned.

Tip: Du kan altid starte et restanceforløb manuelt på lejeren, selvom du har stoppet en udsendelsen.

Henstand af husleje

Har du indgået aftale med din lejer om at give henstand, så kan du registrere det på lejemålet, så der ikke sendes påkrav til lejeren i henstandsperioden.

  1. Gå til Restance i venstremenuen eller ved at klikke på cirklen på dashbaoardet.

  1. Klik på lejerens navn ud for den restance der ikke skal køres restanceforløb på.

  2. Klik på fanebladet Retance

  3. I boksen Henstand vælger du Ja til Ønsker du at angive en henstandsperiode for lejeren

  4. Vælg datoen og klik derefter på Gem.

Restanceforløb på lejeforholdsniveau

Som udgangspunkt er automatisk restanceforløb slået til på alle dine lejemål, hvis app'en Automatisk restanceforløb er tilkoblet, men du kan gå slå det fra enkeltvis på lejemålsniveau.

  1. Gå til Lejemål i venstremenuen.

  2. Klik på det lejemål, hvor den pågældende lejer bor.

  3. Vælg den aktuelle lejer, som du ønsker at slå automatisk restanceforløb fra på.

  4. Klik på fanebladet Restance.

  5. I boksen Automatisk restanceforløb, siger du Nej til Skal Boligflow automatisk starte restanceforløb på lejer?

Tip: Du kan altid starte et restanceforløb manuelt på lejeren, selvom denne indstilling er slået fra.

  1. Klik til sidst på Deaktiver.

Manuelt restanceforløb

Uanset om du har slået Automatisk restanceforløb til eller ej, kan du altid starte et restanceforløb manuelt.

OBS: Du kan ikke starte et restanceforløb på en opkrævning der allerede er et igangværende restanceforløb på.

  1. Gå til Lejemål i venstremenuen.

  2. Klik på det lejemål hvor den pågældende lejer bor.

  3. Klik på den aktuelle lejer, som du ønsker at opstarte et restanceforløb på.

  4. Klik på fanebladet Restance.

  5. I boksen Opstartet Restanceforløb, klik på knappen Opret restanceforløb.

  6. Du får en liste over alle forfaldne opkrævninger som der endnu ikke er oprettet et restanceforløb på. Tilvælg de opkrævninger der skal sendes påkrav på.

  7. For at oprette restanceforløbet, klik på Opret restanceforløb.

Automatisk genudsendelse i restanceforløb

I Boligflow genudsender vi nu automatisk påkravs- og ophævesskrivelser efter 8 dage, hvis DAO ikke har bekræftet leveringen af brevene. Det er lavet for at imødekomme de udfordringer, som vi oplever med DAO.

OBS: Boligflow foretager kun 2 automatiske genudsendelser.

Hvis DAO fortsat ikke kan bekræfte leveringen efter disse forsøg, skal der oprettes et nyt restanceforløb.

Boligflow går dagligt ind og tjekker om det er tilfældet på kundernes restanceforløb og gensender automatisk brevet igen.

Der kommer en assistent notifikation forud for at det sker og efter udsendelsen.

Dertil er restanceforløbet blevet tilpasset, så næste trin ikke sker før at vi kan bekræfte at det forrige trin er leveret, dvs. vi sender ingen ophævelsesskrivelse medmindre, at DAO har bekræftet at påkravsskrivelsen er leveret. Ligeledes bliver lejeforholdet ikke ophævet før ophævelsesskrivelsen er leveret.

Man kan se genudsendelserne på de enkelte restanceforløb:

Hvis DAO markerer et brev som "Uanbringeligt" eller "Returneret", så sker denne proces automatisk uanset om der er gået 8 dage eller ej.

OBS: Boligflows kunder skal ikke betale for genudsendelserne – du betaler altså kun for den første udsendelse.

Pligtig pengeydelse 

For at sikre at Boligflow ikke ophæver lejer på baggrund af ikke-pligtig pengeydelse, kan du markere konti i kontoplanen som ikke-pligtig pengeydelse.

  1. Gå til Økonomi i venstremenuen.

  2. Klik på fanebladet Kontoplan.

  3. Scroll ned til den konto du ønsker at ændre.

  4. Klik på de 3 prikker ud for kontoen og vælg Rediger.

  5. Sig Nej ud for Er kontoen en pligtig pengeydelse?

  6. Klik til sidst på Opdater konto.

Hvis der sendes påkrav til en lejer hvor der opkræves ikke-pligtig pengeydelse, vil det fremgå af påkravet.

Ofte stillede spørgsmål

At slette påkravet, er ikke det samme som at annullere afsendelsen. Brevet vil stadig være afsendt, lejeren vil modtage det og der vil blive pålagt selskabet at betale for portoen heraf. Ønsker du alligevel at slette påkravsgebyret, skal du gøre følgende.

  1. Gå til Restance i venstremenuen.

  2. Klik på Lejerens navn

  3. Klik på fanebladet Restance.

  4. Klik på det restanceforløb du ønsker at stoppe og slette påkravet på. 

  5. Hold musen henover Handling og klik på Slet påkrav.

  6. Klik på Slet for at bekræfte handlingen.

Dette vil stoppe restanceforløbet og kreditere påkravsgebyret og derved også fjerne det fra listen over bevægelser på lejemålet.

Du vil altid kunne finde historikken herpå under restancelisten på lejemålet eller i venstremenuen.

Hvis din lejer har betalt, men der alligevel er sendt påkrav, kan der være flere grunde til det. 

  1. Lejer har betalt så sent at det ikke er blevet registreret i Boligflow inden påkravet er blevet sendt.

  2. Lejer har betalt med en almindelig bankoverførsel og det er ikke blevet registreret i Boligflow i tide.

I scenarie 1, kan du tage fat i lejeren og fortælle at det er vigtigt de betaler til tiden. Hvis der benyttes Betalingsservice kan der opfordres til at lejeren tilmelder sig, så pengene altid bliver trukket automatisk til d. 1 i måneden.

I scenarie 2, kan man have en huskeregel at man altid skal ind og registrere de manuelle indbetalinger på fx d. 3. eller 4. i måneden. Du kan oprette en opgave som påminder dig om dette.

Læs mere om manuelle indbetalinger i vores artikel her: Manuelle bankoverførsler

Hvis lejer er tilmeldt Betalingsservice, og pengene er trukket automatisk, har lejer indtil d. 7. hverdag i måneden til at afvise betalingen / trække pengene tilbage. I andre tilfælde er det måske banken der afviser betalingen.

Hvis dette sker, vil du modtage besked gennem Assistenten, om at pengene er trukket tilbage, og du kan se det under Bevægelser på lejemålet:

Hvis du har Automatisk restanceforløb tilkoblet, vil der blive startet et restanceforløb på lejeren og sendt et påkrav, selvom lejeren havde betalt i første omgang.

Boligflow holder hele tiden øje med om der er nogle forfaldne opkrævninger som der skal sendes påkrav til.

Hvis lejer fortsat ikke betaler, vil Boligflow sende en ophævelse til lejeren, hvis restanceforløbet ikke er blevet stoppet.

Når lejemålet er ophævet, kan du bruge Boligflows "Ophævelsesflow" til at downloade det paradigme du skal bruge i fogedretten, eller til at indtaste fraflytningsdatoen på lejeren, så du kan indflytte en ny lejer.

Eksempel: Lejer har ikke betalt huslejen og ikke reageret på påkravet. D. 23.11.2022 sendes der en ophævelse. Når Boligflow kan se at ophævelsen er afleveret af postnord, bliver lejeren markeret som ophævet i Boligflow.

Assistenten giver dig besked så snart lejemålet er ophævet. Som du ser på eksemplet herunder, har du, gennem Assistenten, mulighed for at vælge at gå til ophævelsesflowet, eller at markere lejemålet som aktivt igen, hvis det ikke skal ophæves alligevel.

Du kan også finde ophævelsesflowet under det pågældende lejemålet:

  1. Gå til Lejemål i venstremenuen.

  2. Klik på det pågældende lejemål i listen.

  3. Vælg den Aktuelle lejer, som du ønsker at lave et ophævelsesflow på

  4. Hold musen henover Mere.

  5. Vælg Ophævelsesflow.

Du kan læse mere om Boligflows ophævelsesflow i vores artikel her: Ophævelse af lejemål

Boligflow kan sende en ny ophævelse, selvom lejeren allerede er markeret som ophævet, fordi det i visse situationer er en fordel for udlejer at fremsende en supplerende ophævelse.

Det giver udlejer en ekstra mulighed for at sikre, at Fogedretten ikke vurderer kravet som uvæsentligt. Man kan høre Fogedretten om de vil behandle begge sager samtidig.

Den nye ophævelse udsendes med en tydelig præcisering om, at udlejer fastholder den tidligere fremsendte ophævelse, og den supplerende ophævelse ændrer derfor ikke på den oprindelige ophævelse, men styrker udlejers retsstilling.

Brug for mere hjælp? Del en idé