Hjælp til Boligflows onboardingark

Når du skal ombord hos Boligflow, vil du få tilsendt et Excel ark for hvert selskab, der skal i drift på Boligflow.

Dette Excel ark skal udfyldes, og sendes tilbage til din kontaktperson hos Boligflow, som herefter vil indlæse det i Boligflow, og på den måde oprette alle eksisterende lejekontrakter.

Herunder følger vejledning til, hvordan du udfylder arket korrekt.

OBS: Arket er beskyttet. Du kan ikke slette felter. Det er vigtigt du ikke flytter rundt på nogen af kolonnerne eller skjuler dem.

Ind- og udflytning

Det første du ser er Kolonne A-D, som er oplysninger du har givet til Boligflow, eller som er hentet via DAR.

Er disse oplysninger forkerte, eller ønsker du at ændre på informationen, skal du kontakte din kontaktperson i Boligflow angående dette.

Først skal du udfylde kolonnerne for ind- og udflytning som vist herunder.

Under Kolonne E - Generelt | Løbenummer - indtaster du lejekontraktens løbenummer.

Hvis du kommer fra et system, hvor løbenumrene er forskellige fra det du kan få i Boligflow, kan du indtaste hele løbenummeret i Kolonne F - Ekstern reference. Det gør det nemmere for dig at kontrollere data når alt er indlæst. Den eksterne reference vil vise sig i lejemålsoversigten i Boligflow, samt være med på udtræk, du skal bruge til kontrol.

Hernæst er det Kolonne G - Startdato - som er indflytningsdatoen for lejeren. Kolonnerne for "Opsigelsesdato", "Fraflyttelsesdato" og "Ophørsdato" skal kun udfyldes, hvis lejeren har opsagt lejemålet.

Depositum og forudbetalt leje

I Kolonne K til N indtaster du balancen på depositum og forudbetalt leje, samt antallet af måneder disse dækker over.

Lejerens information

I Kolonne O til AF kan du indtaste information på lejer 1. Er der en lejer 2, kan du indtaste denne oplysninger i kolonnerne AG til AX. Har du flere end 2 lejere, kan disse oprettes efterfølgende i Boligflow. Det er ikke alle kolonner, du behøves at udfylde i disse kolonner. Det er dog vigtigt vi oplysninger som;

  • lejerens navn

  • lejerens mail

  • telefonnummer

  • CVR (hvis lejer er virksomhed)

Tip: Er lejemålet f.eks. en parkeringsplads eller kælderum, skal I skrive lejerens rigtige adresse på lejemålet i kolonne AC - AF. Har lejeren ikke en email, skal I sig Ja til at lejer foretrækker kommunikation via brev (Kolonne R)

Regulering

I Kolonne AV til BF kan du indtaste den reguleringstype lejemålet har, samt de bestemmelser der er aftalt for regulering i lejekontrakten.

OBS: Vær særlig opmærksom på startdatoen for lejereguleringerne, i tilfælde af, at lejerne først skal reguleres efterfølgende år.

Opkrævning

I Kolonne BJ til BM kan du Indtaste lejeforholdets opkrævningsinterval samt hvornår Boligflow skal opkræve første gang.

Har dine lejere allerede en BS-aftale, kan du indtaste lejerens kundenummer i Kolonne BM. Dette gør at lejeren kan fortsætte på samme aftale og ikke skal oprette sig på ny.

OBS: Hvis du allerede har en betalingsserviceaftale, er det vigtigt at du giver oplysningerne på denne til din kontaktperson hos Boligflow.

Lejebidrag og aconto

Udfyld bidragstypen for lejeforholdet i Kolonne BO. Der skulle gerne fremkomme en boks, som du kan udfolde og derfra finde det lejebidrag, der passer til lejemålet.

Udfyld huslejen og aconto beløbet under den enkelte forbrugstype, lejeren betaler ind til.

Tip: Hvis du føler, at der mangler en bidragstype du skal bruge, kan du henvende dig til din kontaktperson hos Boligflow, så den kan blive tilføjet til listen.

Ekstra bidragstyper

Hvis lejeren skal betale for andet end deres husleje og forbrug, kan du indtaste det i "Ekstra bidragstype 1 og 2". Her skulle der gerne igen fremkomme en boks, som du kan udfolde og derfra finde den bidragstype, der passer til lejemålet.

Tip: Hvis du føler, at der mangler en bidragstype du skal bruge, kan du henvende dig til din kontaktperson hos Boligflow, så den kan blive tilføjet til listen.